Contabilidade colaborativa ou tradicional: qual escolher e como

Já falamos aqui no blog que a contabilidade por muito tempo foi vista como mal necessário, um centro de custos mantido somente para que a burocracia de uma empresa seguisse andando como o Fisco exige. Mas há anos que isso mudou, e os serviços contábeis podem realmente ajudar uma startup a crescer com saúde financeira, o que ocorre com a aplicação da contabilidade colaborativa.

Em suma, esse conceito põe cliente e escritório contábil próximos e trocando dados em suas linguagens diárias, de maneira que todos os envolvidos entendam a movimentação dos números e participem ativamente para a qualificação da gestão empresarial. Já a forma tradicional de contabilidade é a mais conhecida, que pode passar longe de apoiar a gestão.

Neste texto nos aprofundaremos nos conceitos e nos fatores que os diferenciam e ajudaremos você a decidir o que é melhor para o seu negócio. Acompanhe-nos.

O que são contabilidade colaborativa e tradicional

No modelo tradicional de contabilidade o escritório que atende à empresa atua mais na sua necessidade de seguir à legislação e atender a prazos e obrigações. Então, suas principais tarefas são:

  • Escriturar a contabilidade;
  • Fazer a escrituração das notas fiscais emitidas e recebidas;
  • Entregar declarações;
  • Processar a folha de pagamentos e seus relatórios;
  • Emitir guias de impostos e contribuições.

Ou seja, a prestação de serviços foca nas rotinas fiscais e contábeis, fazendo parte do backoffice da startup, e tem contato e alguma influência nas rotinas administrativas também. No seu funcionamento, o cliente apenas fornece informações para o escritório, que igualmente de maneira unilateral as utiliza em suas atividades e entrega periodicamente documentos, livros contábeis e guias de pagamento.

Já na contabilidade colaborativa o escritório auxilia na gestão do negócio e de suas finanças, além de arcar com as atividades burocráticas comuns aos contadores, que citamos acima. Inclusive, esse é o principal intuito da colaboração entre cliente e prestador dos serviços contábeis: aplicar a contabilidade gerencial na startup.

Para isso, a relação entre as partes é diferente do como ocorre na contabilidade tradicional e o uso da tecnologia também é distinto, fugindo do uso comum apenas por parte do escritório em suas atividades de escrituração, envio de declarações e processamento de dados.

Como a contabilidade colaborativa e a tradicional se diferenciam

No compartilhamento de dados

Na contabilidade tradicional normalmente o cliente passa uma vez ao menos, com totalizações, as informações do negócio para o escritório. Em contrapartida, recebe documentos da escrituração contábil, como Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e Balancete, com os dados já organizados contabilmente e da maneira que a lei exige.

No processo colaborativo as informações podem ser passadas a qualquer momento, desde que não atrasem cumprimento de prazos com o Fisco — que nunca podem ser ignorados. Por exemplo, se o escritório utiliza o Bkper ele permite que o cliente faça registros em planilhas do Google e compartilhe com a contabilidade em tempo real, mandando os dados registrados para sua escrituração.

Quanto ao compartilhamento na direção contabilidade para cliente, também ocorre em tempo real. Enquanto os livros contábeis são atualizados o cliente recebe as modificações ocorridas, mas em linguagem financeira. Quer dizer que os registros e consolidações são mais facilmente entendidos pelo cliente, pois a linguagem financeira é a utilizada no dia a dia da gestão.

No acesso às ferramentas

Tradicionalmente, o sistema de escrituração utilizado por um escritório dá acesso apenas aos profissionais que trabalham nele. Assim, o cliente apenas tem contato com a contabilidade da startup ao receber os documentos gerados pelos lançamentos quando os fechamentos são consolidados.

No sistema de colaboratividade o cliente sempre tem acesso à ferramenta que faz e guarda sua escrituração, bem como gera os relatórios das informações processadas. Portanto, ele pode acompanhar o trabalho que é feito e também utilizar a abrangência dos dados em suas atividades gerenciais.

Na emissão de relatórios

Apesar de serem bons documentos para análises e de contarem com informações importantes e organizadas, Balancetes, Balanços, DREs e outras demonstrações podem dificultar o entendimento dos fatos para o cliente, já que a natureza deles não é gerencial e recorrente, mas sim contábil, legal e periódica.

Em vista disso, a contabilidade colaborativa dá acesso a qualquer momento para o cliente visualizar o que ocorre com os números da sua empresa, e em linguagem financeira. Inclusive, com ajuda do contador o empreendedor pode desenvolver relatórios personalizados que utilizam toda a variedade de informações da contabilidade. Logo, se tem controle em tempo real.

Na gestão empresarial e financeira

Naturalmente, a contabilidade tradicional não atua efetivamente em favor do crescimento da empresa no sentido de auxiliar no seu gerenciamento e de suas finanças.

No conceito colaborativo os relatórios personalizados estão entre os fatores que primeiramente auxiliam os tomadores de decisão, pois fornecem a eles dados segmentados conforme necessidades gerenciais. Além disso, como se tem as atualizações dos números em tempo real e assessoria proativa por parte do escritório para gestão das finanças, o contador colabora de maneira relevante para o gerenciamento do negócio diariamente.

O que considerar na escolha entre contabilidade colaborativa e tradicional

Sua startup tem um setor interno de contabilidade?

Caso seu negócio tenha condições de manter um departamento inteiro internamente não precisa preocupar-se com qual tipo de contabilidade um escritório externo lida. Porém, neste caso, deve escolher o que deseja de seus profissionais.

Então, caso os contadores apenas atuem de maneira tradicional, a empresa pode planejar mudanças para aplicar a contabilidade gerencial — fazendo os setores colaborarem entre si e aplicando os procedimentos contábeis em melhorias gerenciais.

O sistema de colaboratividade contábil e o apoio da área ao gerenciamento não existe somente na relação entre cliente e escritórios que prestam serviços contábeis. Inclusive, para organizações que possuem o setor alocado internamente pode ser até mais fácil aplicar o conceito, pois os profissionais estão em constante comunicação e compartilhando percepções internas diariamente.

Você espera retorno sobre investimento em honorários contábeis?

Por muito tempo o retorno sobre investimento esteve como algo distante da contabilidade, resultado esperado em marketing, publicidade, compras de mercadorias e equipamentos e outras aplicações. Atualmente, é um desperdício pensar na contabilidade apenas como centro de custos, pois ela pode sim gerar retorno depois de ajudar a empresa a cumprir com suas obrigações burocráticas.

Você já leu acima como o processo colaborativo, também de âmbito gerencial, diferencia-se do modelo de atendimento tradicional. Logo, seu funcionamento está mais apto a gerar retorno em estratégias da empresa do que ser apenas uma despesa.

Tem preferência por acompanhar o andamento dos dados da empresa?

Um software colaborativo permite que o empreendedor acompanhe a escrituração contábil, e até mesmo interaja com ela para personalizá-la à sua maneira e fazer com que o contador siga escriturando da forma que o responsável pela empresa deseja, desde que isso não desrespeite normas contábeis.

Por outro lado, no Brasil, a maioria das empresas, atendidas no modelo tradicional, não tem acesso a nenhum dos layouts utilizados pelos escritórios que as atendem, exceto a documentos contábeis periódicos.

Prefere que seu contador esteja preocupado também com o sucesso do seu negócio?

Obviamente, todo contador quer que seus clientes tenham sucesso, até porque assim o escritório mantém sua carteira e seus recebimentos em dia. Mas apenas a torcida a favor não é o bastante.

Agora, imagine que seu fluxo de caixa projetado, um pouco mais difícil de fazer do que o padrão, está com erros que você não conseguiu perceber. Isso pode ser perigoso para o futuro, quando as supostas sobras no caixa não existirão de fato no momento esperado.

Pela assessoria proativa o contador que colabora com a sua empresa irá identificar os equívocos analisando as finanças e relatórios customizados e o ajudará a corrigir as projeções para que o negócio possa contar com informação mais exata e confiável.

Entendendo melhor o que é a contabilidade colaborativa, e como ela diferencia-se da tradicional, fica mais fácil para você escolher o que adotar no seu negócio. E ainda podemos ajudá-lo um pouco mais, esclarecendo-o de uma vez por todas antes de tomar uma decisão. Então, peça uma avaliação gratuita da sua empresa para ajudarmos a constatar o que é mais saudável para ela.

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