É prática comum e antiga das pequenas e médias empresa terceirizar a contabilidade para não arcar com os gastos de um departamento interno e ainda contar com profissionais especializados na área. Mas nem sempre se faz o mesmo com as finanças, e inúmeras vantagens competitivas não são aproveitadas.
Atualmente, cada vez mais negócios estão investindo na terceirização do setor financeiro, que inclusive pode ser integrado à contabilidade pela mesma prestadora dos serviços.
Isso qualifica os processos contábeis e administrativo-financeiros ao máximo, além de integrá-los, tornando a gestão do negócio mais simples e exata ao empresário, não exigindo todo tempo de sua dedicação para isso. Consequentemente, orienta-se também os processos administrativos a resultados.
Conheça melhor essa forma de terceirização e veja como ela pode levar os processos internos e analíticos à excelência.
O que é a terceirização do setor financeiro
Fazer a terceirização do financeiro é delegar todas as tarefas dessa área da empresa a uma prestadora que as assumirá, deixando o empresário e seus sócios livres para focarem no negócio.
Funciona de forma parecida à terceirização contábil, quando a empresa confia toda a área a um escritório contábil. Então, a cargo dos responsáveis por ela ficam apenas a análise dos dados finais junto ao contador e o repasse de informações para que as tarefas sejam feitas.
Na prática, a terceirização passa pelas seguintes etapas:
Análise de processos
A empresa que terceiriza tem seus procedimentos e fluxo de trabalho financeiro e administrativo analisados pela prestadora, que precisa estar a par do funcionamento do negócio. Com isso, além de avaliar e dar início às atividades, ela pode sugerir mudanças e melhorias e aplicar correções.
Start
Com a etapa anterior concluída e todos os alinhamentos feitos, a terceirização pode começar de fato da forma correta e ter continuidade.
É neste momento que o responsável pela empresa passa a se dedicar 100% ao operacional e estratégico do negócio, referentes a suas atividades fim.
Entrega de relatórios e ferramentas de gestão
Periodicamente, geralmente a cada mês, enquanto o passo acima segue, a prestadora do serviço entrega relatórios do que ocorre com as finanças e ferramentas que auxiliam a tomada de decisões. Essas informações são necessárias para que o responsável visualize o andamento da gestão financeira, acompanhe o trabalho da terceirizada e analise resultados.
O fluxo de caixa, por exemplo, além de deixar claras todas as movimentações de valores, ajuda os empreendedores em questões como:
- Prever a necessidade de capital de giro;
- Acompanhar indicadores financeiros;
- Avaliar as despesas do negócio individualmente e perante receitas e lucratividade.
Assessoria em gestão
Ainda que tudo esteja alinhado e sendo executado após as etapas de planejamento e start, uma boa terceirização segue auxiliando o negócio na manutenção da boa gestão.
Por meio de assessoria proativa, a prestadora ajuda o cliente a observar os relatórios, extrair respostas deles e ainda orienta o negócio em estratégias para melhorar resus resultados.
Quais rotinas administrativas são compreendidas pela terceirização
Um dos principais pontos positivos da terceirização do departamento financeiro é que ela pode ser aliada à contabilidade da empresa, o que se chama de gestão financeira integrada. Nesse processo ambas as áreas trocam informações mais facilmente e todas as tarefas são gerenciadas e terceirizadas em conjunto.
Dentro disso, entre dezenas de rotinas, as seguintes são abrangidas:
- Controle de contas a pagar e receber;
- Gestão de contratos;
- Envio de cobranças;
- Conciliação bancária;
- Elaboração de relatórios financeiros;
- Elaboração de relatórios e demonstrações contábeis.
Quais são os benefícios de terceirizar o financeiro
O empresário mantém o foco na empresa
Esse é o primeiro benefício lembrado quando se fala em terceirizar as tarefas porque é o mais importante, motivo pelo qual estamos citando-o em primeiro lugar.
Quando o responsável está, por exemplo, analisando as contas a pagar, está também deixando de fazer outra coisa. E isso poderia ser desenvolver novas estratégias de vendas, avaliar a produtividade dos funcionários ou pensar em melhorias de produto ou serviço.
Ou seja, preocupar-se com a manutenção diária de tarefas administrativas, ou com o gerenciamento de um assistente para a área, tira do empresário tempo valioso que poderia ser dedicado às atividades fim e clientes, que são a razão de existir do negócio.
A empresa reduz custos
Terceirizar a contabilidade e as finanças de forma integrada custa menos do que contratar um funcionário ou até mais, cobrir todos os custos mensais trabalhistas e ainda as verbas rescisórias em caso de demissão desses empregados.
Mesmo assim, o empreendimento pode contar com um gerente de contas dedicado a suas dúvidas e com os processos internos sendo executados conforme o necessário.
A qualidade das informações aumenta
Como dissemos, uma das funções de uma prestadora desse serviço é assessorar a gestão financeira do cliente, além da execução de tarefas e da entrega de documentos. Isso significa que o negócio pode contar com a expertise contábil e de gestão empregada nos relatórios recebidos, na leitura deles e na assessoria.
A estrutura organizacional e estratégica melhora
Um dos objetivos das empresas que terceirizam o financeiro é justamente tê-lo mais organizado. Consequentemente, isso qualifica as projeções de caixa, a avaliação das despesas e as análises para decisões de investimentos, entre outras ações analíticas.
Quanto à visão estratégica das finanças, não se limita a ver entradas e saídas e o quanto sobra. Ela é mais ampla, compreendendo lançamentos futuros, desempenho da empresa, lucratividade histórica e períódica e demais fatores.
Eles precisam ser vistos de forma estratégica antes que o empresário decida, por exemplo, por fazer uma retirada, adiantar um pagamento ou investir parte de valor obtido em caixa.
A empresa conta com melhores ferramentas tecnológicas
Além de aplicar conhecimentos de finanças e gerenciamento, a terceirizada aplica também sua estrutura tecnológica na empresa que terceiriza suas rotinas administrativo-financeiras.
Portanto, o negócio não precisa arcar com as despesas necessárias para contar com tais ferramentas, mas as tem executando suas rotinas e fornecendo informações gerenciais.
O negócio identifica mais facilmente oportunidades
Acima citamos investimento de valores do caixa como um exemplo, o que é uma excelente oportunidade de lucrar quando o caixa frequentemente é positivo e existem lucros acumulados. Porém, para identificá-la é preciso que se veja as finanças estrategicamente e de forma ampla.
Dependendo de quanto é o acúmulo pode ser melhor investir em uma aplicação para fazê-lo render ao invés de esse dinheiro ficar parado desvalorizando pela inflação ou ir direto para a conta dos sócios como retirada.
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