Ainda persiste a ideia de que a contabilidade é um mal necessário às empresas. Mas encará-la desse modo, especialmente se o negócio for uma startup, é deixar de aproveitar os benefícios que podem ser extraídos dela.
Em um modelo de negócios dinâmico e com potencial para o rápido crescimento, o apoio de um escritório de contabilidade para startups pode ser decisivo em uma escalada sustentável, pois pode estruturar o negócio melhor internamente. E isso é necessário para que o administrativo dê o suporte adequado ao case de sucesso que se deseja conquistar do lado de fora, na aquisição de fatia de mercado.
Agora, entenda melhor como a contabilidade da empresa influencia e ajuda, ou atrapalha, na sua escalabilidade e saiba como seu negócio pode preparar-se para crescer da melhor forma.
Qual é a relação entre contabilidade e escalabilidade
Quando se fala em contabilidade para startups é necessário pensar como ela pode, e deve, acompanhar o ritmo de crescimento do negócio. Isso porque quando a empresa atingir um ritmo acelerado toda a sua estrutura será testada, desde o setor operacional e de atendimento ao cliente até a contabilidade e as demais questões administrativas.
Logo, os setores contábil e de finanças precisam estar preparados para esse acompanhamento e para serem positivos aos demais processos administrativos, alinhando-se a eles de forma inteligente e na mesma velocidade.
Quando isso não ocorre, enquanto a aquisição de clientes escala e também o atendimento a todos eles, o negócio acaba internamente tendo vários problemas gerados pelo seu crescimento, que deveria gerar apenas consequências positivas.
Por exemplo, esses problemas podem ser erros de reconhecimento de cobranças, não identificação de inadimplentes e elaboração de relatórios contábeis e financeiros inexatos e difíceis de analisar. A consequência disso são erros nas tomadas de decisões e na avaliação gerencial da startup, que permitem que os problemas sigam existindo.
Em decorrência desse ciclo, a empresa acaba perdendo dinheiro e tempo contratando mais pessoas do que o necessário, tendo erros a corrigir a todo momento e lidando com constantes transtornos.
Diante disso, mesmo que o atendimento aos clientes siga ocorrendo e também a estratégia de marketing, aumentando a fatia de mercado, administrativamente o negócio se torna um caos. Em algum momento será necessário frear o andamento ou reestruturar o negócio internamente, de forma tardia e cara, para que o back office consiga acompanhar as operações de maneira sustentável.
Como um escritório contábil para startups ajuda na escalabilidade
Fornecendo informações confiáveis em tempo real
Indicadores financeiros e de desempenho do negócio precisam ser avaliados e controlados de forma próxima e frequente. Não basta analisá-los uma vez ao mês no fechamento do faturamento, quando normalmente os escritórios tradicionais enviam documentos às empresas.
Por isso, contar com um escritório de contabilidade para startups, especializado nesse tipo de empresa, dá ao negócio uma assessoria mais próxima, que atende às necessidades de um modelo de negócios muito dinâmico e focado no crescimento rápido.
Por exemplo, de uma semana para outra a startup pode estar com demanda maior e ter novos indicadores para analisar. Logo, a assessoria direcionada ao seu modelo ajuda a manter o ritmo sem que a gestão se perca e o descontrole apareça nos processos internos.
Trabalhando de forma colaborativa com a startup
A contabilidade online colaborativa para uma startup concentra-se principalmente em duas bases:
- Os responsáveis podem participar ativamente da escrituração enquanto ela ocorre, sem necessariamente terem conhecimentos de ciências contábeis;
- Os responsáveis podem a qualquer momento extrair relatórios, inclusive personalizados, da escrituração e das finanças, sem que haja dependência do escritório, mas com sua assessoria se necessário.
Ou seja, o empreendedor não fica obrigado a ter uma contabilidade engessada, da forma que o sistema do escritório tenha padronizado e à qual tenha de se adequar.
Por exemplo, se ele mantiver uma planilha no Google Sheets ou documentos no Drive, pelo Bkper — contabilidade em nuvem que aplicamos às startups— tais dados podem ser integrados à escrituração pelas anotações e uploads do usuário.
Apesar de essa não ser a melhor das práticas, é muito utilizada em várias startups, principalmente antes de um grande crescimento. Então, esses dados, já disponíveis, podem ser integrados de maneira facilitada aos registros.
Depois, com o crescimento, a integração de dados pode e deve ser automatizada, pois alimentar sistemas com informações não tem de ser preocupação constante dos empreendedores, mas sim a gestão da empresa.
Personalizando o atendimento aos processos do negócio
A startup pode ter um sistema de assinaturas robusto e totalmente automatizado, o que muitas utilizam. Pensando nisso, temos uma API para receber os dados e transformá-los em contabilidade, o que já aplicamos participando do desenvolvimento do sistema de assinaturas de uma startup que atendemos.
Quando isso não é feito pode até correr tudo bem no início, mas certamente em meses a startup encontrará um gargalo na contabilidade não estando preparada para o aumento da demanda de registros na movimentação.
Ajudando no atendimento à legislação em casos específicos
Para aumentar a equipe a startup vai instalar as pessoas em coworking, alugar uma sala comercial ou contratar trabalhadores em regime home office?
A startup pretende buscar um investimento e é optante pelo Simples? Em sendo, pretende continuar no regime simplificado?
Em termos jurídicos, ela vende um serviço ou produto? Como isso deve ser tributado e quais são as opções para o planejamento tributário?
Todas essas questões que surgem com o nascimento de uma startup, junto a outras que aparecem enquanto ela se desenvolve e cresce, têm de ser respondidas com exatidão, além de ser necessário o planejamento correto das ações para o cumprimento das obrigações geradas.
Para isso, o escritório tem de conhecer o universo das startups, as diferenças entre elas e o que fazem as empresas tradicionais e estar por dentro de tendências em soluções alternativas de estruturação. Obviamente, também precisa entender como são encaradas pelo órgãos públicos essas escolhas alternativas e quais obrigações elas geram em tributação, envio de declarações e seguimento de normas.
Por que a startup deve estruturar a contabilidade desde cedo para escalar
A startup que ainda está em fases iniciais pode não sentir necessidade de ter uma contabilidade estruturada, pois o volume de dados e tarefas é pequeno e algumas atividades manuais atendem à demanda.
Entretanto, quando o ritmo de crescimento aumenta não é mais tão simples ter informação confiável e tempestiva nas mãos. E alimentar os sistemas com as informações pode tomar todo o tempo que deveria ser aplicado em gerenciamento de pessoas, empresa, soluções e outros assuntos.
O empreendedor, desde cedo, tem de focar em interpretar a contabilidade com auxílio de assessoria especializada e ter uma visão completa de toda a movimentação financeira da empresa. Enquanto isso, a estrutura aplicada é que deve manter tudo em dia, organizadamente, de maneira automática.
Como a terceirização do financeiro ajuda na escalabilidade
Em suma, terceirizar o financeiro, aliando isso à terceirização da contabilidade com especialistas em startups, torna o negócio mais enxuto, um dos conceitos mais importantes das startups com potencial de escalar.
A ideia é relativamente simples:
- A empresa reduz a necessidade de contratações e de estruturação de mais um setor;
- A startup não precisa contratar ferramentas, mas conta com elas, como o Bkper;
- Procedimentos diversos são retirados de dentro do negócio, realizados fora dele com acompanhamento especializado;
- Pelas ferramentas disponibilizadas à empresa e pelos profissionais que a assessoram, contabilidade e finanças são integrados, gerando melhores respostas sobre ela para os responsáveis;
- Com auxílio direcionado, os empreendedores abordam diretamente os indicadores necessários à gestão e os avaliam da melhor maneira.
Resumidamente, economiza-se dinheiro, procedimentos e preocupações, mas a startup não deixa de contar com as funções que um departamento de finanças tem de exercer, sejam operacionais ou gerenciais.
Ao mesmo tempo, o trabalho diário e a estrutura montada focam especialmente nas soluções, nos clientes, em novos negócios e em demais questões prioritárias relativas à presença no mercado de atuação.
Muitas vezes a startup pode não se dar conta do gargalo que tem com a contabilidade, e por isso não dá importância ou ainda não vê nenhuma utilidade na informação contábil — talvez porque a informação não esteja acompanhando a realidade.
Mesmo assim, não se pode subestimar a importância dos dados contábeis e da estruturação de processos administrativos para um negócio sustentável e de sucesso. Daí a importância de contar com um escritório contábil para startups, que pode ajudar nesse processo, na manutenção de um negócio enxuto e a evitar dores de cabeça.
Então, pense já em como você quer que a sua startup cresça e avalie seu back office para saber se ele é sustentável no longo prazo. Peça uma avaliação gratuita da contabilidade do seu neócio para ajudarmos você a chegar às melhores conclusões.