Entenda a importância da contabilidade para startups

Custos enxutos e estrutura reduzida estão entre as características de uma startup, mas isso não significa que elas não precisam ter constante e exato controle sobre as movimentações tanto de obrigações quanto de faturamento. Para esse tipo de empresa, a escrituração contábil tem tanta importância quanto para qualquer outra.

Indo mais além, a importância da contabilidade para startups ainda pode ser percebida na busca por investidores e na relação com eles, que tem de ser baseada em transparência e números exatos para as mensurações necessárias.

Veja agora 11 motivos pelos quais a contabilidade é tão importante para as startups levando em conta o que citamos acima e outros fatores.

Manutenção de números exatos para os investidores

Depois que um investidor decide aportar dinheiro em uma startup — vendo a apresentação de seu pitch, por exemplo — a parceria pode ainda não seguir adiante por vários motivos. Um deles é a inconsistência dos documentos contábeis.

Caso a escrituração de um negócio não reflita com clareza e segurança os bons resultados colocados pelo responsável na apresentação o investidor em potencial pode rapidamente desistir do aporte por sentir-se inseguro com a situação.

Também pode ocorrer de o empreendedor não conhecer bem seus números e não conseguir transmitir aos investidores interessados um parecer sobre as finanças justamente por não contar com uma contabilidade bem feita.

Neste caso, dois motivos causam a perda do aporte: investidores não gostam de empresários que não conhecem seus números e não investem em empresas sem cifras transparentes e exatas.

Para garantir a consistência dos números e deixar os gestores bem esclarecidos sobre eles existe um processo chamado auditoria de Due Diligence, no qual todos os pontos do negócio são analisados e revisados. No fim, os profissionais que fazem o estudo concluem como está a saúde operacional, gerencial e financeira da startup e identificam oportunidades e possíveis problemas. E para que um investidor não desista de fazer seu aporte após realizar a auditoria, a contabilidade tem de estar clara e impecável.

Caso o ambiente esteja desorganizado e os responsáveis queiram arrumar a casa antes de ela passar pela análise detalhada, precisam organizar a escrituração e os documentos legais e gerenciais provenientes dos lançamentos contábeis.

Controle de custos para escalabilidade

A natureza de estrutura e custos enxutos de uma startup a ajuda no crescimento e na escalabilidade das operações.

Não podendo contar com relatórios contábeis confiáveis e atualizados em tempo real se torna mais fácil que gastos adicionais passem despercebidos ou que eles evoluam sem o devido cuidado.

A consequência disso é a dificuldade de escalar a startup pelo gargalo de dinheiro existente que reduz a margem de lucro e tira disponibilidades de outras áreas, como marketing e melhoria de produtos ou serviços.

Controle de indicadores

A gestão de uma startup é muito baseada em métricas, números que dão respostas sobre erros, acertos e melhorias necessárias para os empreendedores tomarem decisões estratégicas ou corretivas.

A importância da contabilidade para startups na leitura de indicadores está no fato de a escrituração apresentar tudo o que acontece na empresa e os números resultantes disso, incluindo fatores não abrangidos por relatórios financeiros, como o crescimento dos ativos.

Analisando os documentos contábeis em toda a abrangência deles é possível acompanhar, entre tantos, indicadores como:

  • retorno sobre investimento (ROI);
  • retorno sobre ativos;
  • margem bruta;
  • margem líquida;
  • relação despesas x receitas;
  • nível de endividamento;
  • Lifetime-Value (LTV).

Manutenção correta de valores e registros

Empresas pequenas, sendo startups ou não, muitas vezes têm seus valores — despesas, receitas, ativos e passivos — misturados com os de pessoa física do proprietário ou dos sócios.

Essa desorganização pode acabar em gastos de pessoa física feitos com dinheiro da empresa, não percepção correta do faturamento atingido ou outras destinações erradas de recursos.

Portanto, é fundamental manter a contabilidade em dia e exata para que haja um cuidado com os valores de pessoa jurídica e se tenha controle sobre recebimentos e pagamentos de obrigações.

Boa escolha de regime tributário

Nesse sentido a importância da contabilidade para startups está na assessoria contábil, pois o profissional que presta esse serviço é quem da melhor maneira indica a um negócio em qual regime tributário enquadrar-se.

Via de regra, startups aderem ao Simples Nacional antes de chegarem ao faturamento de R$ 4,8 milhões ao ano. Entretanto, paradoxalmente, não é tão simples assim porque o regime simplificado conta com cinco anexos e às vezes a atividade da empresa deixa dúvidas quanto ao correto enquadramento da receita dentro deles.

Em relação a isso, além de ajudar no correto enquadramento de anexo, um escritório contábil pode ainda encontrar formas legais de a startup pagar seus tributos pelas alíquotas menos pesadas quando mais de um anexo parece ter relação com as operações.

Por exemplo, a atividade de consultoria em tecnologia da informação pode ser tributada tanto pelo Anexo III do Simples quanto pelo V. Sendo assim, se a startup estiver com faturamento de até R$ 300 mil nos últimos 12 meses (R$ 25 mil por mês), sua alíquota pode ser de 11,2% ou 18%, dependendo do Anexo no qual se enquadrar.

Antes disso, para entender em qual dos dois anexos a startup ficará, é necessário relacionar a receita com a folha de pagamentos para ter o resultado do Fator R, critério legal que define o enquadramento. Além disso, dependendo do faturamento é necessário ainda realizar um planejamento tributário para simular situações e possibilidades legais específicas no intuito de analisar também os demais regimes para definir um com segurança.

Manutenção de relações com investidores-anjo

Desde 2017 a entrada de investidores-anjo em empresas do Simples está autorizada, contando que algumas regras sejam seguidas, como:

  • não colocação do investidor no quadro societário;
  • participação obrigatoriamente menor do que sete anos;
  • não responsabilidade por dívidas por parte do investidor;
  • obrigatoriedade de no mínimo dois anos de permanência do aporte sem resgate.

Além dessas existem diversas outras regras que os envolvidos em uma relação de investimento precisam seguir se o negócio for optante pelo Simples. Logo, a assessoria contábil tem sua importância estendida a tais casos quando a empresa procura por aportes para crescimento acelerado.

Exercício da contabilidade gerencial

O conceito de contabilidade gerencial é extrair informações da escrituração contábil, segmentadas e personalizadas, para uso na gestão do negócio, sendo os relatórios contábeis instrumentos para tomada de decisões e agentes de auxílio ao crescimento.

Contudo, antes da contabilidade gerencial vem a contabilidade da empresa em si, que é a fonte de recursos para uma administração baseada em dados confiáveis, exatos e atualizados em tempo real.

No conceito, a escrituração continua sendo uma obrigação cumprida com o Fisco e sua realização não deixa e ser feita da maneira tradicional e conforme as normas contábeis. O que muda é como é feita a sua apresentação aos responsáveis pelo negócio e sua leitura, ambos de maneira estratégica para estabelecimento de metas e acompanhamento de indicadores.

Segurança jurídica para ações e decisões

Neste texto já citamos situações como recebimento de investimento e escolha de regime tributário, mas existem várias outras que exigem a tomada de decisões por gestores, como contratação de estagiários e efetivos e terceirização de atividades. E as decisões tomadas precisam de segurança jurídica para que não gerem problemas.

Portanto, os responsáveis pelas decisões e ações precisam ter informação confiável em mãos para tomá-las e assessoria especializada para observação de leis e procedimentos. Isso evita que no futuro ocorram processos contra o negócio, aplicação de multas pelos órgãos públicos e outros tipos de problemas que geram transtornos, trabalho adicional e prejuízos financeiros e até à imagem da marca.

Aproveitamento de benefícios fiscais

Existem diversos benefícios e incentivos fiscais federais, estaduais e municipais que as startups não optantes pelo Simples Nacional podem aproveitar para reduzirem as suas cargas tributárias. E para se aproveitar deles a empresa deve ser assessorada em relação à legislação dos programas e direitos e deveres decorrentes da adesão a eles.

Por exemplo, um negócio que está na fase de crescimento ou escala, e já deixou o Simples, pode isentar do Imposto sobre Serviços (ISS) na exportação dos seus serviços — de qualquer natureza — assim que decidir internacionalizar a startup. Para isso, os resultados dos serviços exportados têm de ser percebidos fora do Brasil, do contrário a isenção não é concedida. Inclusive, esse benefício também pode ser aproveitado se o negócio ainda continua no Simples.

Outro incentivo existente, este apenas para empresas do ramo de tecnologia, é a isenção ou a redução do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) na compra de hardwares parcial ou totalmente produzidos dentro do país. O benefício ainda prevê que as empresas que se aproveitam dele tenham prioridade na escolha por fornecedores para entidades públicas.

Ainda que a startup faça parte do Simples é importante ter atenção a essas possibilidades, pois uma revisão contábil, financeira e legal pode esclarecer que faz sentido sair do regime simplificado pelas contrapartidas que podem ser obtidas com benefícios fiscais.

Cálculo correto do valuation

Citando novamente aportes e investidores, o cálculo do valor da empresa será necessário quando os responsáveis pela startup buscarem uma injeção de capital para o crescimento dela.

Quanto a isso, a importância da contabilidade para startups está no fato de que o valuation tem de ser calculado com base em demonstrações contábeis e/ou financeiras legais. Logo, o uso da escrituração contábil com informações de qualidade e exatas é inerente à apuração do valor do negócio.

Na maioria das vezes o método utilizado para o cálculo é o de fluxo de caixa descontado, que leva em conta a geração de caixa por receitas e despesas e o desconto feito com base em depreciações, custo de capital e custo de oportunidade. Ou seja, é preciso ter em mãos as seguintes demonstrações resultantes da escrituração contábil:

  • Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC): apresenta pagamentos e recebimentos de natureza operacional;
  • Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE): apresenta receitas, despesas, lucro líquido e depreciações;
  • Balanço Patrimonial: apresenta ativos, passivos e patrimônio líquido.

Implementação da automação financeira

automação financeira pode extinguir as tarefas manuais relacionadas às contas a pagar e receber e às análises gerenciais. Para isso, a implementação de softwares e fluxos diferenciados de trabalho integra atividades, exclui etapas dispensáveis das rotinas administrativas e abrange todos os dados do backoffice para fornecer aos profissionais responsáveis relatórios personalizados.

Porém, esse tipo de automação não pode ser feito apenas com contratação de ferramentas e reformulação de etapas e tarefas. Ele exige que contabilidade e gestão financeira funcionem de maneira integrada e com o mesmo grau de exatidão. Então, os primeiros passos são:

  • ter a escrituração contábil elaborada de maneira impecável;
  • definir os relatórios personalizados necessários (financeiros e contábeis);
  • entender como as áreas compartilham informações;
  • mapear os pontos de contato e influência entre finanças e contabilidade.

Depois disso, por exemplo, o negócio pode contar com uma estrutura administrativa que a partir de uma simples emissão de cobrança já seja gerada uma nota fiscal, uma conta a receber no financeiro e um recebível de curto prazo na contabilidade — tudo sem a interação humana.

Posteriormente, a efetivação desse pagamento pode automaticamente gerar o reconhecimento da cobrança no financeiro e na escrituração contábil, assim como a atualização dos relatórios personalizados de ambas as áreas.

Conclusão

Assessoria e processos contábeis cada vez mais têm importância estratégica e operacional dentro das empresas, podendo realmente ajudá-las a crescer e fazendo diferença financeira e qualitativamente da maneira que mostramos neste post.

Como ambos estão em constante evolução, andando junto às inovações, os profissionais e os métodos de trabalho podem se adequar ao dinamismo das startups e ao grau de tecnologia e automação que aplicam diariamente nas rotinas de seus setores.

Agora que você sabe por que a importância da contabilidade para startups não pode ser desprezada, entenda como na prática um escritório contábil pode ajudar o seu negócio a ser mais escalável.

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