Como organizar e otimizar o backoffice da startup com sucesso

O que fica por trás das operações e da aquisição de clientes de uma startup é englobado pelo seu backoffice, o conjunto de processos que dá suporte ao funcionamento e, principalmente, a sua escalabilidade. Isso traduz a importância dessa retaguarda para um negócio.

Por exemplo, ao contratar um funcionário é preciso realizar sua admissão conforme os procedimentos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ao vender uma solução, é preciso emitir nota fiscal e cobrança. Ao realizar uma compra, é preciso receber e validar o documento fiscal e fazer o pagamento.

Ou seja, sem um bom conjunto de processos a empresa simplesmente não consegue funcionar como deve e nem manter um mínimo grau de organização. Além disso, o backoffice também é importante para que a startup siga a legislação em seus procedimentos.

Então, saiba agora como organizar os procedimentos da sua startup e como otimizá-los para ter maior produtividade e reduzir custos.

Como organizar um bom backoffice

Mesmo que o negócio seja de porte pequeno, um conjunto organizado de tarefas é benéfico e o ajuda a manter-se organizado e fluente nos aspectos que não têm ligação direta com os clientes.

Conforme a startup cresce, a estrutura organizacional primária pode manter-se apenas sendo ajustada em pontos necessários para atender a novas exigências e volume de tarefas, adaptando-se mais facilmente à escalabilidade.

Veja três ações para organizar a retaguarda da empresa.

Definir processos e automatizá-los

O primeiro passo para uma boa definição de processos é o mapeamento deles.

  • Como é o recebimento de uma nota fiscal e seu pagamento?
  • Quando os contracheques de funcionários são emitidos e qual é a forma de pagamento?
  • Como os dados das contas bancárias de pessoa jurídica são integrados à contabilidade?
  • Como são emitidas notas fiscais e suas cobranças?

Analisando todas as tarefas uma a uma, e o modo como influenciam em outras, é que se encontram oportunidades de melhorias, pontos de exclusão de atividades, gargalos e outras respostas sobre o backoffice atual.

Esses e outros procedimentos da rotina administrativa devem ser feitos sempre da mesma forma, com prazos, e de acordo com um script eficiente e, de preferência, automatizado.

Por exemplo, se a cada recebimento de nota fiscal uma pessoa fazer a recepção e guardar o documento em uma pasta de arquivos, a tendência é que com o tempo ninguém mais consiga localizar essas notas. Por consequência, a contabilidadefica defasada e até mesmo pagamentos podem ser esquecidos.

Já para as cobranças de clientes, se cada vez o procedimento for feito de um jeito diferente (envio de boleto com nota, após a nota e por canais diversos),  fica difícil fazer o controle de contas a pagar. E tal falta de definição facilita que esquecimentos ocorram no faturamento também.

Portanto, cada tarefa do backoffice deve ter seu padrão. E sempre que possível, elas têm de ser automatizadas, como as seguintes:

  • Busca de notas emitidas para o CNPJ em bancos de dados dos órgãos públicos e autenticação de veracidade;
  • Uso do Débito Direto Autorizado (DDA) para recebimento direto no internet banking de todos os boletos emitidos para a empresa;
  • Envio e agendamento de boletos em plataforma única;
  • Personalização de relatórios financeiros e contábeis para análises, em softwares como o Bkper;
  • Agendamento de pagamento de funcionários via conta bancária.

Integrar finanças e contabilidade

A gestão contábil é muito íntima da financeira, e inclusive elas compartilham dados e se complementam em informações nos seus relatórios. Logo, integrá-las é uma forma de unir ambos os gerenciamentos mantendo a excelência deles, aumentando a qualidade dos dados gerados e agilizando tarefas.

Aqui, novamente vamos nos referir à tecnologia como aliada da organização do backoffice. É preciso contar com uma ferramenta que centralize informações de ambas as áreas, os relatórios para avaliações, os lançamentos e as demonstrações contábeis.

Prever demandas

O planejamento do backoffice é essencial para que ele não se desorganize com o tempo, mesmo que já conte com processos definidos, integrações e automação.

Por exemplo, um procedimento que hoje é eficiente e atende às demandas da rotina administrativa pode não ser mais útil e ágil quando o número de clientes e ocorrências financeiras, fiscais e contábeis for maior. Logo, é imprescindível que antecipadamente a startup saiba como deverá implementar mudanças e melhorias para manter a retaguarda consistente.

O mesmo ocorre no que diz respeito à equipe responsável por processos administrativos. Se o negócio ainda é pequeno e apenas uma pessoa consegue arcar com todas as tarefas, outra será necessária quando o número de clientes dobrar. Então, além do período de contratação, é necessário planejar como fazer a integração do novo contratado ao modus operandi da área, suas especificidades e suas tecnologias.

Como otimizar o backoffice para ter mais produtividade e rentabilidade

Eliminar a papelada

Atualmente, quase 100% da papelada de uma empresa pode ser eliminada. E fazer isso reduz custos, poupa tempo, economiza espaço físico e agiliza atividades.

Por exemplo, para assinar contratos com novos clientes a startup pode investir em uma solução remota de assinatura de contratos com os documentos guradados na nuvem. Junto ao papel, elimina-se a necessidade deslocamento para realização de assinaturas e envio de contratos para locais distantes via correios ou presencialmente.

Para o recebimento de notas fiscais, a empresa pode decidir não aceitar ou armazenar mais as vias físicas, apenas ficando com cópias digitalizadas e seus arquivos XML.

Na contratação de funcionários, todos os documentos podem ser emitidos e assinados de maneira informatiza, inclsuive com envio das vias do funcionário para seu e-mail.

Terceirizar o financeiro

Delegar todas as tarefas do departamento para um escritório especializado em finanças de startups tira de dentro do negócio uma série de preocupações e procedimentos. Assim, o backoffice se torna mais enxuto e mantê-lo acaba custando menos.

Além disso, com a realização do outsourcing a empresa pode contar com conhecimentos e assessoria da terceirizada para manter o financeiro corretamente integrado à contabilidade, analisar indicadores das finanças e implementar melhorias em processos da área.

Apesar de todos os benefícios que logo se percebem, ainda existem dúvidas quanto à positivdade para a empresa de terceirizar o setor. Portanto, entenda o que diferencia a terceirização do financeiro de sua montagem interna e como tomar essa decisão para o backoffice do negócio.

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