Além das operações, cada mês de uma empresa gera muitas informações e ocorrências de responsabilidade das rotinas administrativas, contábeis, fiscais e trabalhistas. Por isso, junto às tarefas relacionadas exigidas de maneira recorrente, o correto fechamento mensal é fundamental para que tudo isso proceda conforme o necessário para a startup e para o atendimento às obrigações legais.
No entanto, apesar de parecer muito complexo, o processo de encerramento não é tão difícil e pode ficar ainda mais fácil com a ajuda de um escritório contábil que assessore proativamente o negócio em sua gestão financeira.
Para não esquecer nenhuma das obrigações de fim de mês, veja agora quais são os encerramentos básicos de toda empresa e como fazê-los corretamente.
Faturamento
Obviamente, o controle do faturamento é um dos primeiros cuidados do fechamento mensal de toda empresa, se não o primeiro. Mas fazer isso não trata-se apenas de calcular a receita do mês, pois é preciso encerrá-la nos regimes de caixa e de competência.
Pelo de caixa, calcula-se todas as entradas de dinheiro efetivas do mês, independentemente de suas notas fiscais terem sido emitidas em meses anteriores. Isso é necessário para controles internos, como atualização do fluxo de caixa.
No regime de competência são somados apenas os valores das notas fiscais emitidas dentro do mês em questão, não importando se os seus valores já entraram em caixa e contas bancárias ou não. Por exemplo, se uma nota é emitida no último dia do mês para que o cliente pague na semana seguinte, o valor dela entra no fechamento igual. O cálculo pelo regime de competência precisa ser feito porque é dessa forma que os impostos são apurados.
Folha de pagamentos
Todos os eventos trabalhistas, e as incidências indiretas, precisam ser encerrados e consolidados assim que o mês finaliza. Nesse momento, fatores como os seguintes devem ser listados e calculados:
- Salário bruto: valor mensalista ou, para horistas, resultante da multiplicação das horas trabalhadas pelo salário pago por hora;
- Descanso remunerado: para mensalistas o valor está incluso na remuneração mensal, já para horistas é preciso multiplicar o valor horário pelas horas de descanso em domingos, sendo 7,33 por dia descansado;
- Horas extras;
- INSS: 8%, 9% ou 11% sobre a remuneração bruta;
- FGTS: 8% da remuneração bruta, sem desconto em folha;
- Imposto de renda retido, se houver;
- Descontos de possíveis benefícios, como vale-transporte.
As totalizações e envios de dados e relatórios aos órgãos públicos, como o Ministério do Trabalho, devem ser feitos o quanto antes após um mês ser encerrado, pois o prazo para as transmissões e para o pagamento da guia de FGTS é o dia 7 de cada mês. E caso a data não seja um dia útil, o prazo é adiantado.
Consolidação do fluxo de caixa
Depois de calcular o faturamento pelo regime de caixa, as despesas com folha de pagamentos e todos os demais custos, é preciso atualizar o fluxo de caixa e consolidar seu saldo para manter o controle financeiro da startup.
É importante ressaltar que a periodicidade de atualização do relatório não deve ser mensal, mas sim diária ou sempre que uma entrada ou saída de dinheiro ocorrer. Do contrário, lançamentos podem ser esquecidos no momento da atualização, o que resulta em saldos errados.
Quanto à atualização do saldo do fluxo, pode ser feita mensalmente ou em períodos menores, dependendo da quantidade de movimentações do negócio.
Apuração de impostos
Os impostos, para empresas de qualquer regime tributário, são apurados pelo regime de competência. Logo, quando um mês se encerra todo o faturamento proveniente de suas notas fiscais é utilizado para a formação da base de cálculo tributária.
Para optantes pelo Simples Nacional, os valores são consolidados e lançados no Portal do Simples, separados por atividades se mais de uma for desenvolvida. Então, o sistema gera a guia única de pagamento, que engloba todos os impostos devidos.
Quanto aos negócios enquadrados em lucro Real ou Presumido, mensalmente precisam apurar Pis e Cofins, que incidem sobre o faturamento bruto. Para as apurações de Imposto de Renda (IRPJ) e Contribuição Social (CSLL), de periodicidades trimestral ou anual — a depender do regime — as apurações são feitas no encerramento do mês que finaliza a periodicidade.
Controle de estoque
Caso o negócio precise manter estoque, no fim do mês é momento de consolidar as movimentações e saldos para controle interno e registro de informações para obrigações exigidas pelo Fisco.
Um bom controle de estoque também exige atualização frequente de movimentações, a cada entrada ou saída. Mas os encerramentos costumam ser mensais ou semanais. Mesmo que a empresa opte por cálculos de saldos em períodos menores que mensais, no fim de cada mês um fechamento ainda é exigido por conta da escrituração contábil e de outras possíveis obrigações legais.
Escrituração contábil
Assim, como o fluxo de caixa, a contabilidade é feita ao longo do mês, conforme as ocorrências que vão ocorrendo. Porém, é mais abrangente, inclui todo e qualquer tipo de movimentação, inclusive as que não alteram saldos financeiros. Por exemplo, assim que uma nota é emitida isso é lançado na escrituração, seja qual for a data de recebimento do seu valor.
No fechamento mensal, apenas alguns lançamentos são feitos, como dos dados do processamento da folha de pagamentos e de conciliação bancária, para que a contabilidade também possa ser encerrada no período. Depois, o livro diário do mês é concluído e os relatórios contábeis dele, como razão, Balanço Patrimonial e Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), podem ser emitidos.
Para o encerramento mensal da contabilidade, todos os outros fechamentos devem ter sido feitos, pois ela é o espelho global de tudo o que ocorre em uma startup nos âmbitos financeiro, econômico, fiscal, contábil e patrimonial.
O processo de fechamento mensal é muito dependente da eficiência das rotinas administrativas e contábeis, o backoffice, e de como elas são organizadas. Caso durante todo o mês essas tarefas procedam com falhas e informações sejam perdidas, o fechamento pode conter erros, ser dificultado ou demorar muito. Então, leia o nosso guia completo para qualificar e otimizar o backoffice do seu negócio.