Como fazer sua startup ser um negócio escalável

Toda startup busca crescer constantemente mantendo a eficiência e a saúde financeira, às vezes atraindo investimentos para alavancar os resultados mais rapidamente. Mas qual é o segredo para alcançar esses objetivos? A resposta está em tornar a startup um negócio escalável.

Para ajudar você na missão de encontrar e manter a escalabilidade, vamos mostrar o que significa escalar uma startup, quais são as práticas que devem ser adotadas para chegar lá e as vantagens de obter sucesso nesse modelo de gestão. Acompanhe-nos!

O que é um negócio escalável?

A escalabilidade é a capacidade de a empresa crescer e atender a mais demandas internas e externas sem perder os elementos que agregam valor à sua solução e sem elevar os custos envolvidos na mesma proporção.

Para conseguir isso é fundamental que a empresa apresente pelo menos estas três características:

  • tenha uma estrutura organizacional que facilite o ensino das ações;
  • tenha processos replicáveis e passíveis de repetição;
  • gere valor.

Elas não dizem respeito apenas às atividades fim, pois outros aspectos não operacionais podem acabar afetando o negócio se também não forem escaláveis. Portanto, quesitos como gestão financeira e contábil, estratégia de marketing e crescimento de equipes também precisam ser pensados para o aumento do volume de demandas.

Por exemplo, se a empresa adquire clientes com frequência mas não consegue manter o processo de cobrança e reconhecimento de recebíveis escalável, tem um problema não operacional com potencial de prejudicar as finanças. Consequentemente, pode acabar faltando capital de giro em algum momento, o que afeta a continuidade das operações.

Quanto a gerar valor, nos referimos à especialização do negócio considerando o ramo geral no qual está inserido. Bons exemplos disso são as startups do mercado de transportes que focaram em soluções individuais a preços mais justos, com eficiência, pontualidade e liberdade aos usuários. Isso diferencia a empresa da concorrência e agrega valor ao que ela oferece, bem como a ajuda na escalabilidade de suas práticas mantendo o foco no que é mais importante.

Como ter um negócio escalável?

A aplicação desse conceito em uma startup requer que o empreendedor tenha uma postura inovadora, criativa e dinâmica. Porém, só as características pessoais não bastam, pois existem etapas de estruturação organizacional para criação do ambiente propício ao crescimento acelerado.

Veja agora o que fazer em cada uma delas.

Analisar o negócio

Essa deve ser a primeira fase porque é a partir dela que se consegue definir os próximos passos. A ideia aqui é avaliar profundamente o fluxo de processos e conhecer os indicadores principais.

Por exemplo, dois deles, fundamentais neste momento, são o custo de aquisição de clientes (CAC) e o custo operacional.

Imagine que, em determinado período, sua empresa aplicou R$ 5 mil nos setores de marketing e vendas e como resultado foram conquistados 10 clientes. Então, o CAC foi de R$ 500.

Já o custo operacional considera os valores relacionados à mão de obra, às ferramentas necessárias e a demais fatores que permitem entregar o produto ou serviço.

Na hipótese, o objetivo é que o CAC e o custo de entrega da solução sejam mantidos em baixos patamares. Caso eles cresçam proporcionalmente ao aumento de clientes, o negócio ainda está longe de ser escalável.

Continuando, o mesmo tem de ser feito com todos os demais pontos da empresa. Por fim, nenhum gargalo que gere retrabalho, ineficiência ou despesas desnecessárias pode passar despercebido, o que você entenderá melhor como fazer a seguir, no mapeamento de procedimentos.

Fazer o mapeamento e a padronização dos processos

Essas duas atividades são fundamentais para a escalabilidade porque garantem mais agilidade e eficiência no atendimento às demandas. Por isso, verifique todos os processos executados em diferentes setores, liste-os e perceba como se relacionam.

Em seguida, identifique aqueles que podem ser simplificados, desburocratizados ou até eliminados. E mude alguns pontos do fluxo de trabalho se for necessário, mesmo que isso leve algumas semanas ou meses para ser finalizado.

Realizar sessões de brainstorming com toda a equipe na etapa de mapeamento é sempre interessante. Assim, é possível avaliar soluções e alternativas com o objetivo de agilizar o trabalho e enxugar a estrutura.

Criar um modelo de negócios replicável

Um processo replicável é aquele que pode ser aplicado a clientes distintos, com as diferenças para cada caso sendo observadas dentro dos projetos, mas sendo mantida uma base funcional, testada e aprovada. São pontos essenciais para garantir a escalabilidade. Mas como fazer isso?

Uma forma é utilizar o método Canvas, que facilita a gestão estratégica e a avaliação de hipóteses. O Business Model Canvas consiste em um mapa visual predeterminado que conta com nove blocos:

  • proposta de valor: produtos ou serviços que a empresa oferece ao mercado e que efetivamente agregam valor aos clientes;
  • segmento de clientes: os setores que compõem o público-alvo;
  • canais: a maneira pela qual os clientes compram e recebem a solução;
  • relacionamento com os clientes: modos de interação com os compradores;
  • atividade-chave: as funções principais para a entrega da proposta de valor;
  • recursos principais: os itens necessários para executar as atividades-chave;
  • parcerias principais: as atividades terceirizadas e outros recursos principais oriundos de fora da empresa;
  • fontes de receita: os modos de obtenção do faturamento por meio da proposta de valor;
  • estrutura de custos: os gastos obrigatórios para que a estrutura do negócio funcione.

Além de organizar as estratégias durante o preenchimento, o Canvas ajuda os responsáveis a terem insights sobre o negócio enquanto pensam nas respostas e as discutem. A partir disso podem surgir novas ideias e ações definidas anteriormente possivelmente são melhoradas.

É importante observar também que o método não serve apenas para o que diz respeito às soluções vendidas. De maneira adaptada, se for preciso, um Model pode ser feito para cada setor deixando claro como todos eles devem funcionar para acompanharem o ritmo, a eficiência e a baixa estrutura de despesas do âmbito operacional.

É importante lembrar que o Canvas tem de ser mantido o mais simples possível, pois excesso de segmentação e burocracia apenas atrapalham o planejamento e as execuções de ideias. Logo, mais de um modelo apenas deve ser feito se for realmente necessário.

Automatizar tarefas

A tecnologia é imprescindível em diversas questões do negócio. E os dispositivos e sistemas existentes permitem reduzir os custos, elevar a produtividade e repetir as tarefas de maneiras simples.

Atualmente, para qualquer necessidade da empresa existe uma solução, seja qual for o porte da startup. Então, é preciso avaliar quais necessitam de automação para gargalos não serem criados e para os resultados serem potencializados.

Muitas vezes, para o operacional a startup já conta com automação, que é a solução oferecida aos clientes ou é a principal ferramenta para entrega do que é vendido. Portanto, pensar na automação em um caso assim demanda tirar o foco um pouco das atividades fim e analisar como funcionam os pontos críticos da gestão empresarial e outros consequentes dela.

Por exemplo, algumas tarefas que quando automatizadas economizam bastante tempo e gastos são:

  • emissão de cobranças e reconhecimento de pagamentos;
  • lançamentos contábeis e financeiros, inclusive integrados;
  • qualificação e classificação dos melhores clientes em potencial;
  • pagamentos de funcionários;
  • recebimentos de notas fiscais.

Elaborar um plano de ação para a integração de novos colaboradores

Manter funcionários engajados e buscando o crescimento da empresa é uma das chaves para se chegar ao sucesso. Por isso, é recomendado criar um plano para o aumento da equipe ser sustentável e fluido.

É necessário investir em treinamento apropriado para manter o padrão de qualidade de produtos e serviços, independentemente de rotatividade ou frequência de contratações.

A escolha pode recair em planos diferentes, pois para cada empresa uma ou outra estratégia é mais adequada. Por exemplo, os colaboradores mais experientes podem ministrar o aprendizado dos novos ou se pode oferecer materiais de apoio que permitam a cada novo funcionário uma integração individual e intuitiva, apenas sendo supervisionada.

Buscar um diferencial de mercado

O ideal é ter um produto ou serviço valioso para o cliente, ao mesmo tempo identificando o que mais atende a suas necessidades específicas para saber qual é o seu diferencial.

Esse procedimento pode demorar alguns meses e exige a elaboração de testes, que consideram o protótipo do produto, seu lançamento no mercado e o estudo da resposta dos compradores. Com isso, é possível fazer os ajustes necessários até chegar ao modelo ideal.

Depois, mesmo com o diferencial identificado e uma base de solução definida, alguma flexibilidade pode existir. Uma startup flexível e que consegue responder a mudanças de mercado e comportamentais dos clientes tem mais chances de sucesso, pois fica menos vulnerável a cenários diferentes do atual.

Terceirizar o que for possível

Sua startup precisa que um profissional, ou mesmo um departamento inteiro, dedique-se apenas a cuidar da contabilidade e da gestão financeira? Isso gera ao negócio custos consideráveis em contratações de pessoas e ferramentas e alocação dos recursos humanos e financeiros.

Por isso, as atividades dessas áreas podem ser terceirizadas, quando a empresa paga mensalidades pela conclusão das tarefas, o que normalmente custa menos do que salários, encargos trabalhistas e outras despesas somadas.

O mesmo pode ser feito com recrutamento e seleção de funcionários, limpeza e demais serviços. Quando o resultado for redução de custos e de tempo em gestão de pessoas e pagamentos, a decisão é correta e deixa a empresa mais enxuta.

Por outro lado, para startups de grande porte pode ser melhor contar com departamentos internos pela alta necessidade de personalização das atividades e pelo volume de trabalho exigido. Sendo assim, quando o empreendimento chega a esse ponto, não podendo mais terceirizar, precisa saber como manter a escalabilidade e a estrutura enxuta para os novos setores e seus processos.

Acompanhar métricas de desempenho

A análise de métricas ajuda a startup a alcançar a escalabilidade e a aumentar a sua performance periodicamente.

Um dos responsáveis pela escalada de uma empresa é o marketing, a estratégia de aquisição de clientes adotada. Para ela, as métricas devem revelar, por exemplo, se mais demanda e novas oportunidades de vendas são geradas e se esses números crescem com o tempo.

Quanto ao fechamento de negócios, o acompanhamento dos números serve para avaliar se as oportunidades criadas são convertidas em receita e se algo precisa ser modificado ou melhorado nesse processo.

O mesmo é válido para atividades pertencentes a outras áreas. No tópico sobre análise do negócio citamos a medição do CAC e a definição de outros indicadores. Depois que isso é feito em termos gerais na fase de planejamento da escalabilidade, todas as métricas estabelecidas, financeiras ou não, precisam ser continuamente medidas e comparadas a números anteriores.

Caso se perceba que algum indicador não atende mais às necessidades gerenciais, ou que outro está faltando, a lista de métricas deve ser atualizada para o bem da gestão.

Quais são as vantagens da escalabilidade?

Maior segurança para atuação

Um dos critérios que caracterizam uma startup é o fato de ela ser uma empresa que atua em ambiente e momento de incerteza, o que atribui mais risco a sua atuação.

Replicar os processos com facilidade sem gerar elevação proporcional de custos consolida o negócio mais rapidamente e permite que o empreendedor lide melhor com dificuldades que possam surgir pelo caminho, como uma crise econômica ou o surgimento de novos concorrentes.

Quanto à estrutura enxuta, ajuda a elevar a segurança do empreendimento porque possíveis alterações realizadas geram menos impacto nas questões financeiras e na organização empresarial.

Mais facilidade para retenção de clientes

Em relação às atividades, executá-las sempre com a mesma qualidade é o requisito principal para atender a um número crescente de clientes, fidelizá-los e fazer boa manutenção de procedimentos operacionais e não operacionais.

Adicionalmente, isso ainda reduz alguns riscos, como a indisponibilidade, o que aumenta ou mantém a relevância da empresa dentro do seu mercado de atuação. Por exemplo, no caso de precisar atender a uma demanda específica em situação que se mostre vantajosa ao negócio, a adaptação é simplificada.

Prevenção contra estagnação

Mesmo uma empresa com bom produto ou serviço e atendimento impecável pode perder espaço por não se adaptar a mudanças do mercado e não atender a novas necessidades apontadas pelos clientes.

Um negócio escalável e flexível em todos os seus fatores consegue mais rápida e facilmente modificar sua estrutura operacional ou de backoffice para adaptações cruciais ou simples mudanças que reduzam custos ou aumentem a eficiência. Tudo isso o ajuda a não ficar para trás diante de qualquer cenário, mantendo competitividade, retaguarda eficiente e longevidade.

Preferência dos investidores e maior valor de mercado

Startups comprovadamente escaláveis que buscam aporte ganham a preferência dos investidores neste momento. Isso porque eles procuram ter retorno sobre o capital — o maior e mais rápido possível.

Obviamente, negócios que conseguem escalar proporcionam a eles retornos maiores e possibilidade de obterem lucro em menos tempo, recebendo mais atenção de investidores e até conseguindo negociar valores maiores que outras empresas na mesma fase de maturidade para o mercado.

Um dos motivos pelos quais isso ocorre é pelo maior valuation atribuído ao empreendimento que escala. Por exemplo, se duas startups com soluções validadas e bem aceitas no mercado, já maduras, apresentam-se a investidores, a capacidade de geração de caixa delas e o tamanho da estrutura de custos podem ser os fatores decisivos.

Nisso, se uma delas gerar o dobro de faturamento em comparação com a outra tendo custos igualmente controlados, ela tem mais valor de mercado e sai na frente na disputa.

Facilidade para expansão

Para expandir, e até internacionalizar a empresa, é preciso receber investimento ou ter condições de financiar o crescimento com recursos próprios.

Quanto mais rapidamente e de maneira saudável a startup consegue escalar, maiores são as chances de ela ter possibilidades de investir. Caso o objetivo seja buscar aporte para isso, a escalabilidade facilita a conquista dos recursos pelo que apontamos acima.

Ademais, uma expansão também depende de aumentar a estrutura operacional e de backoffice e fazer contratações. E se o negócio já tem processos bem definidos, testados, rentáveis e replicáveis, é menos trabalhoso e demorado, com mais chances de sucesso, aplicá-los em novas unidades e em maior volume.

Como você pôde perceber, tornar um negócio escalável depende de diferentes fatores, que devem ser cuidados continuamente levando em conta a startup como um todo, sempre avaliando o sucesso geral e segmentado com indicadores confiáveis e úteis.

E você, já adota algumas dessas práticas? Conte para a gente deixando seu comentário no post!

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