É melhor organizar o financeiro internamente ou terceirizá-lo?

De alguma forma, organizar o setor financeiro da empresa sempre é necessário porque ele é vital para o negócio, seja ele uma startup ou não.

Há alguns anos já que existe a terceirização, uma alternativa a montar um departamento interno — que era a única solução existente até alguns anos atrás. Portanto, cabe aos empreendedores avaliarem se o modelo de gestão e procedimentos internos, mais tradicional, é o melhor ou se terceirizar não acaba sendo mais vantajoso.

Quer saber como chegar à resposta? Então, acompanhe-nos e veja o que é necessário para montar um departamento e como é feito o outsourcing, para comparar os modelos. E entenda quais critérios considerar para tomar uma decisão positiva.

Como montar um setor financeiro internamente?

Para organizar o setor financeiro internamente e fazer tudo relacionado a ele dentro da empresa é necessário montar o departamento atentando aos mais diversos pontos de uma boa estrutura própria.

Desenhar uma estrutura financeira escalável

Uma estrutura financeira escalável para lidar com as demandas é aquela que atende às necessidades da startup, consegue acompanhar as exigências de seu crescimento e não torna-se custosa na mesma proporção do aumento de tarefas e de faturamento.

Para isso, é preciso passar por algumas etapas que irão garantir o sucesso da estrutura e sua escalabilidade de fato. Primeiramente, é necessário mapear processos e a forma de escalabilidade da estrutura, o que permite entender as tarefas recorrentes e planejar com elas o funcionamento do setor.

Assim que o planejamento estiver pronto, algumas perguntas ajudam a validá-lo, como:

  • São necessárias muitas ferramentas e diferentes fontes de dados para o trabalho?
  • Uma equipe enxuta é suficiente para operar o setor?
  • Tarefas manuais seguem sendo necessárias?
  • A quantidade de procedimentos ainda pode ser reduzida, sem que se perca efetividade?

Depois, já colocando em prática o modus operandi do departamento, é essencial desenvolver um modelo de integração de novos funcionários para que o crescimento da equipe não seja um transtorno e ocorra de maneira fluida.

Formar uma equipe

O tamanho da equipe depende diretamente do tamanho do negócio e da quantidade de atividades que as operações e outras ocorrências impõem ao financeiro.

De qualquer forma, pelo menos um funcionário é necessário para as tarefas como fazer pagamentos e cobranças, monitorar ocorrências e emitir os relatórios necessários. Mas isso apenas enquanto a startup estiver nos estágios iniciais do ciclo de vida, quando a movimentação não é robusta e o empreendedor consegue, junto a outras atribuições, gerenciar o empregado e fazer as análises gerenciais com frequência.

Porém, conforme o crescimento ocorre, se torna necessário aumentar a equipe e contar com um gestor exclusivo para ela, que irá gerir os trabalhos, analisar indicadores e tomar decisões estratégicas.

Adquirir ferramentas

É fundamental automatizar ao máximo o departamento de finanças para elevar sua produtividade com uma equipe enxuta, ter mais exatidão nos números e extrair melhores resultados de relatórios e tomadas de decisões.

Logo, é preciso pesquisar e encontrar as melhores ferramentas de controle financeiro, integrações para outras tecnologias — como CRM e conciliação bancária —, fazer a implementação e treinar a equipe para uso.

Capacitar continuamente a equipe

Obviamente, os contratados para o setor são admitidos com, no mínimo, alguma experiência na área e em processos administrativos. Mesmo assim, essa parte da empresa não pode parar no tempo e sempre funcionar com as mesmas técnicas e conhecimentos, o que demanda qualificação da equipe.

Seja por materiais, palestras internas e externas ou por cursos e programas de instrução continuada, é essencial que os funcionários sigam sendo aperfeiçoados para estarem sempre preparados para as demandas do setor e do crescimento.

Estabelecer indicadores financeiros, suas metas e as análises

Os indicadores financeiros são essenciais para medir os resultados da empresa e também o seu desempenho. Portanto, é obrigatório que a área de finanças os tenha estabelecidos coerentemente, os acompanhe e os avalie.

Na escolha dos indicadores é importante elencar um grupo enxuto, apenas com as métricas mais importantes e que realmente geram respostas relevantes e úteis em suas avaliações.

Após isso, metas realistas e alcançáveis devem ser estabelecidas para eles, que também revelem sucesso ou insucesso do negócio, como 20% de aumento no ticket médio para os próximos seis meses, com pequenos aumentos mensais, por exemplo.

De outro modo, como terceirizar o setor?

terceirização do financeiro, em suma, é o trabalho de atribuir todas as atividades a uma prestadora que as realizará com a sua estrutura e sua expertise.

Além disso, no outsourcing da área a startup passa a contar com assessoria especializada da prestadora para as tarefas gerenciais, como escolha e análise de indicadores.

Para a terceirização, normalmente o negócio passa por quatro etapas, que explicaremos quais são e como funcionam agora.

Planejamento

Na primeira fase é feito o diagnóstico da startup em relação a demandas de processos administrativos e financeiros, funcionamento do negócio e volume de dados e tarefas.

A partir desse estudo a terceirizada consegue entender o que o negócio precisa e como deve ser feito, assim como sugerir mudanças em procedimentos para uma continuidade mais efetiva e correção de práticas não recomendadas.

Inicialização e execução

Na segunda etapa a startup torna-se ainda mais enxuta ao passar todas as tarefas do financeiro para a prestadora, realizadas então por ferramentas que o negócio não precisa adquirir e manter e pela equipe que faz a terceirização.

Todos os processos são mantidos conforme o sistema que mais adéqua-se à empresa, diagnosticado no planejamento. Assim, os responsáveis por ela podem dedicar-se inteiramente a produtos e serviços, gestão de equipe operacional, vendas e novos negócios e demais quesitos de operações e aquisição de clientes.

Análises e assessoria em leitura de números

Depois que a operação terceirizada do departamento é iniciada, e enquanto segue ocorrendo, a startup conta com relatórios emitidos pela prestadora para visualizar resultados de indicadores e fazer outras análises que julgue necessárias.

Então, em alinhamento com a responsável pelo outsourcing, o negócio pode contar com os documentos que precisa para avaliar o desempenho financeiro e o sucesso de outras atividades, como a retenção de clientes e a gestão da estrutura de custos.

Para todas essas leituras de números, extração de respostas e tomadas de boas e embasadas decisões, na etapa mais gerencial da terceirização a prestadora aporta sua expertise para ajudar a startup a extrair o melhor de seus relatórios.

Então, qual solução é a melhor? Entenda como avaliar

Um dos critérios que ajudam a chegar à resposta é o tamanho do negócio.

Por exemplo, se a startup já está na fase de crescimento e escala, com muitos clientes, grande equipe e alta geração de caixa, pode ser melhor manter um departamento interno. Isso porque se torna mais difícil encontrar uma prestadora preparada para atender a uma demanda tão grande e a complexidades particulares e importantes da empresa, que são mais facilmente mantidas dentro dela.

Por fim, neste caso, terceirizar se torna algo caro pela enorme exigência feita à prestadora escolhida para o outsourcing e pelo grau extraordinário de personalização de serviço necessário a tal atendimento.

Já se a startup estiver nas primeiras fases de seu ciclo de vida, mesmo depois de ter validado a ideia e estar ganhando mercado, a terceirização se mostra uma boa opção e, na maioria das vezes, mais viável.

Em comparação com adquirir ferramentas específicas, contratar profissionais, mantê-los, qualificá-los e ainda preocupar-se com a gestão do departamento, é mais barato pagar a mensalidade de uma terceirização.

Além do critério financeiro, para negócios menores o outsourcing se mostra benéfico pelo fato de a prestadora conseguir alinhar-se 100% aos processos e necessidades do negócio. Então, somando isso à assessoria para questões gerenciais, a startup acaba contando com expertise, personalização de procedimentos e tecnologia aplicada com menos esforços — e investimento menor, o que ajuda a manter a estrutura de custos enxuta.

Em relação à escalabilidade, tanto um departamento interno quanto terceirizado é capaz de atender ao crescimento de demandas e de complexidade vindos do ganho de fatia de mercado. Basta que o modelo escolhido seja preparado para isso na etapa de planejamento dos processos, dos relatórios e das análises.

Conclusão

Montar um departamento financeiro requer investir em estrutura física e de pessoal, além de planejá-lo para acompanhar o progresso da startup e estabelecer uma gestão baseada em dados confiáveis e úteis.

Enquanto isso, terceirizar exige apenas o investimento na contratação da expertise e da estrutura tecnológica e de pessoal de uma prestadora, que pode estar alinhada totalmente ao ritmo da empresa.

Cabe aos responsáveis pela startup analisarem os critérios que abordamos, além do financeiro, e entenderem em qual momento o empreendimento está e qual modelo se adéqua mais a ele.

Quer entender melhor como fazer essa avaliação e como organizar o setor financeiro da sua empresa da melhor forma? Peça uma avaliação gratuita e sem compromisso da sua empresa para ajudarmos você a chegar a uma conclusão.

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