Como ter uma estrutura financeira e contábil escalável na startup

Ao pensar em demandas relativas a finanças e contabilidade, decorrentes das operações e do atendimento aos clientes, é necessário tratá-las como as atividades fim do negócio. Do contrário, sem uma estrutura financeira e contábil escalável, a startup pode ter muitos problemas e gargalos internos de eficiência e capital de giro.

Apesar de esses serem setores não linkados ao produto ou serviço das startups, não são tão complexos de lidar. Por isso, sempre é possível prepará-los para acompanharem o crescimento esperado do negócio.

Neste post, vamos mostrar a você como preparar sua estrutura para a escalabilidade em apenas seis etapas. Acompanhe-as e prepare as finanças e sua contabilidade para suprirem demandas maiores sem grandes custos e alta mão de obra adicionais.

1ª etapa: mapeando processos

Para escalar os procedimentos financeiros e contábeis é necessário primeiramente visualizá-los por completo e da forma como ocorrem e se sucedem.

Esse entendimento ajuda na avaliação de quais são necessários, quais podem ser descartados e ainda na identificação de possíveis ajustes a serem feitos para tornar a estrutura mais eficiente e com possibilidades de escala.

Também é no mapeamento dos processos que a devida atenção é dada aos pontos críticos tanto das finanças quanto da contabilidade, aquelas tarefas decisivas para o sucesso e a finalização das etapas. Pontos críticos também merecem atenção especial pois geralmente são por eles que procedimentos relacionados a finanças e contabilidade acabam se interligando.

Por exemplo, os pontos críticos da estrutura como um todo podem ser:

  • Reconhecimento de recebimentos e atualização de status de pagamentos;
  • Apropriação de recebíveis a provisões da contabilidade;
  • Conciliação bancária;
  • Emissão de notas integrada às cobranças;
  • Cálculo de impostos.

Usando o primeiro exemplo que damos em relação ao financeiro da empresa, é essencial analisar como é feito o reconhecimento de pagamentos para saber se ele pode ser mantido para um crescimento de demanda. Caso o processo ainda seja manual, não é escalável e precisa ser modificado.

Em relação às notas fiscais, outro ponto que colocamos, se as emissões não são automatizadas ou pelo menos não são feitas na mesma ferramenta utilizada para as cobranças, tudo ainda é muito manual e gera gargalo. Logo, mudanças são necessárias pois esse sistema não funciona fluentemente quando a demanda por esses processos é alta.

Também pode ocorrer de a conciliação bancária ser feita parcial ou integralmente de forma manual, modelo que às vezes persiste por anos em uma empresa e ainda é adotado em algumas. Porém, sendo assim o funcionamento imediatamente a função tem de ser automatizada e integrada às demais para fazer parte de uma estrutura financeira e contábil escalável e funcional.

2ª etapa: planejar a escalabilidade dos procedimentos

Conhecendo bem o modelo de funcionamento contábil e financeiro é possível que os responsáveis pela startup efetivamente tomem as ações que citamos acima, como corrigir, alterar, eliminar ou adicionar processos, etapas ou ferramentas.

Tudo o que já está sendo feito para a escalabilidade precisa ser mantido, enquanto o ainda necessário para isso tem de ser providenciado.

Por exemplo, nesta etapa o que for possível colocar na forma de pagamento de débito em conta, como internet e energia elétrica, pode ser colocado, reduzindo o número de pagamentos manuais. Outra ação relacionada é utilizar a função Débito Direto Autorizado, o DDA, da conta bancária para que todos os boletos recebidos sejam automaticamente elencados no internet banking da empresa.

Também é interessante automatizar demais pagamentos por sistemas de contas a pagar e receber ou mesmo pela conta bancária, caso de salários de funcionários e sistemas de pagamentos a fornecedores.

Já para as cobranças as ferramentas disponíveis são mais amplas, oferecendo funcionalidades como:

  • Cobranças recorrentes automáticas;
  • Cadastro prévio de boletos futuros;
  • Emissões de carnês;
  • Cobranças mensais ou pontuais via cartões de crédito.

Como há muitos e bons recursos como esses no mercado, cabe aos responsáveis pesquisarem e encontrarem aquele no geral melhor atende às necessidades de cobrança da startup e também que garante escalabilidade a tal processo.

Para quase todas as demandas internas referentes a essas áreas existem ferramentas que automatizam tarefas, as deixam mais inteligentes ou integram umas com as outras reduzindo etapas de trabalho. Portanto, é fundamental investir nelas para obter o máximo de eficiência e exatidão nas atividades e nas métricas que eles geram, enquanto o volume de tarefas e informações aumenta.

3ª etapa: integrar finanças e contabilidade

As demandas financeiras e contábeis têm relação direta. Por isso, não podem ser tratadas separadamente, com informações segmentadas de cada lado e analisadas em relatórios que ignoram uma e outra parte.

Esses dados, seus relatórios e os registros, neste último caso respeitando os princípios contábeis e financeiros, devem ser integrados e centralizados. Isso resulta em menos tarefas, mais exatidão nos números e métricas mais confiáveis para análises e tomadas de decisão.

Por exemplo, uma ferramenta de contabilidade online que integre com inúmeros aplicativos de finanças ou CRM de vendas aloca valores e movimentações nos respectivos locais e emite relatórios que levam em conta todos esses registros. Isso tudo de forma automatizada e comunicação entre sistemas.

Como toda base de dados contábeis depende das finanças, a integração as une para que especialmente a contabilidade seja qualificada e escalável, tornando-se um agente de auxílio à gestão.

4ª etapa: terceirizar o financeiro

Desde que as empresas existem no mundo é prática comum terceirizar as várias tarefas da contabilidade a um escritório contábil especializado nas práticas e rotinas da área. Mas também é possível fazer isso com as demandas do setor financeiro para profissionalizar ao máximo a gestão e dar escalabilidade a ele.

Tendo as áreas integradas e terceirizadas, por exemplo, além de contar com os resultados da integração que citamos acima, a startup pode melhorar sua estrutura organizacional, reduzir custos e contar com qualidade nas informações.

Algumas das preocupações que são reduzidas nessa terceirização, e que diminuem a necessidade contratação de funcionários para realização de tarefas, são:

  • Controle das contas a pagar e receber;
  • Elaboração de relatórios financeiros, especialmente os integrados à contabilidade;
  • Conciliação bancária;
  • Gerenciamento de contratos.

Além disso, terceirizando as operações financeiras a empresa ainda conta com a assessoria especializada do prestador que pode ajudá-la em questões como leitura de relatórios, melhorias de práticas e aproveitamento mais rápido de oportunidades baseadas em dados. Cria-se uma estrutura financeira e contábil também estratégica.

5ª etapa: aplicar relatórios personalizados e indicadores rotineiramente

Personalizar os relatórios de maneira integrada é necessário para que cada busca por números não seja uma atividade demorada e propensa a erros.

Por exemplo, o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) pode ser tanto analisado de maneira vertical quanto horizontal, sendo que as duas formas geram respostas para objetivos e avaliações diferentes.

Então, pode-se predefinir o documento para que seja mensalmente, ou em outra periodicidade, emitido de  maneira personalizada a permitir ambas as leituras. inclusive, dependendo do nível de integração contábil e da tecnologia utilizada, o relatório pode ser atualizado até em tempo real.

Em relação aos indicadores financeiros, possivelmente a empresa elimina o acompanhamento de alguns e adiciona outros, mas uma base de indicadores importantes sempre existe. Neste caso, parecido com o que pode ser feito com a emissão do DRE, é possível personalizar documentos que elencam os indicadores do negócio, apenas realizando ajustes quando necessário.

Isso reduz também o tempo que os gestores gastam observando os números e extraindo conhecimento deles para tomar decisões. E garante que os dados que servirão como base serão confiáveis.

6ª etapa: criar um modelo de integração de funcionários

Por mais que a escalabilidade e a integração de processos e informações reduza a necessidade de mão de obra interna, ela sempre será necessária a partir de uma determinada demanda.

Nos seus primeiros meses uma startup que passou pelas etapas citadas pode apenas ter seus dados analisados pelos gestores, enquanto os procedimentos diversos ficam por conta da terceirização do financeiro e das automações.

Porém, depois de um breve crescimento do negócio passam a existir mais dados a serem analisados e a exigência é que isso seja feito mais rapidamente. Logo, um responsável pela área, que vai acompanhar a manutenção dos processos e realizar as análises, pode ser necessário. E, seguindo com o sucesso, esse responsável precisará em algum momento de auxiliares para suprir a mais necessidades da empresa.

Então, a integração de funcionários precisa estar preparada para isso, ser replicável e facilmente ensinada para que a entrada de colaboradores não seja um transtorno.

Os contratados não precisam ser peritos na área e certamente não conhecem as internas da startup antes de entrarem. Sendo assim, um modelo de integração às tarefas e mensurações deve ser elaborado para de forma natural os novatos se adequarem à empresa e o mais rápido possível estarem no ritmo dos mais antigos.

Também se pode definir um modelo de acompanhamento dos colaboradores estreantes. Os funcionários já adequados, sendo auxiliados pelos mais novos, podem no dia a dia acompanharem o desenvolvimento dos novos e darem ritmo a eles trabalhando conjuntamente.

Agora que você sabe como preparar uma estrutura financeira e contábil escalável para sua startup, entenda como a conta Google da sua empresa pode ser decisiva para isso. Baixe o e-book Como integrar a contabilidade ao G Suite e saiba como simplificar processos, escalá-los e dar qualidade a eles e seus relatórios simultaneamente.

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