Usar modelos de documentos é uma solução rápida, prática e gratuita que supre as necessidades de uma empresa em várias situações. Mas é preciso tomar cuidados ao optar por esse caminho.
Não basta modificar os dados de identificação, valores e produtos ou serviços e submeter o documento aos signatários. Aliás, isso pode até fazer mal à imagem da empresa e dos seus responsáveis.
Então, se for usar essa solução, atente aos cuidados que vamos abordar para um uso correto e veja algumas situações nas quais os modelos devem ser evitados ao máximo.
Ajuste da complexidade
Alguns modelos são produzidos para empresas médias ou grandes, fazendo com que sejam excessivamente complexos para micro e pequenos negócios, até dificultando o uso.
Quando isso for percebido, o ideal é buscar outro documento, mais condizente com as características da empresa. Ou, sendo possível no arquivo, cabe a exclusão de alguns tópicos e modificação de outros para adequação do modelo ao uso pretendido.
Personalização
Modelos de documentos nunca podem apenas ser baixados, preenchidos e já utilizados. Cada empresa é muito particular e não raramente um modelo necessita de alguma personalização.
Portanto, eles devem ser lidos na totalidade para aplicação dos devidos ajustes, como palavras mais comumente usadas e termos que se referem ao mercado de atuação.
Também entram na personalização pontos referentes ao design do modelo, que deve ficar mais com a cara da empresa. Se o arquivo permitir, pode-se adicionar logotipo e mudar cores e fontes.
Verificação da constitucionalidade
Um contrato ou qualquer outro documento precisa ser constitucional. Significa que nenhuma cláusula ou trecho pode ir contra leis brasileiras, estaduais ou municipais ou estar em desacordo com qualquer termo legal.
O problema de modelos de documentos nesse sentido é que eles podem ter anos de existência e estarem desatualizados legalmente. Por exemplo, um contrato de serviços que não preveja a responsabilidade do prestador proteger os dados do cliente e manter sua privacidade, conforme o que exige a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), deve ser atualizado legalmente.
Adequação da linguagem
Documentos naturalmente são escritos em linguagem formal e, dependendo do caso, técnica. Mas há modelos com redação excessivamente rebuscada, com termos desnecessários e que a empresa e seus clientes não utilizam normalmente.
Quando isso acontece, a redação pode ser modificada para que soe como algo mais natural e de fácil entendimento para os envolvidos.
Revisão das cláusulas
Principalmente em modelos de contratos, há cláusulas que podem não ser utilizadas pelo negócio e, então, precisam ser removidas antes de os signatários receberem.
Por exemplo, não é toda empresa que exige alguma fidelização e impõe indenização por quebra de contrato aos clientes. Logo, se o modelo de contrato de prestação de serviços contar com uma cláusula desse tipo, precisa ser modificada ou excluída.
Revisão do idioma
Para empresas que exportam serviços, um cuidado especial deve existir com o idioma do modelo de documento. É preciso ao máximo evitar que o cliente ache que o documento foi escrito em português e colocado para tradução automática no Google sem revisão humana.
Além disso, é preciso prestar atenção às especificidades do idioma no local onde fica o cliente. Por exemplo, a língua oficial da Espanha e da Argentina é o espanhol, mas existem diversas diferenças práticas entre os vocabulários utilizados nesses países. Há termos do vocabulário argentino que foram influenciados pelo italiano e por idiomas indígenas, não sendo falados ou mesmo conhecidos na Espanha.
Uso de inteligências artificiais
Estamos vivendo um boom de inteligências artificiais, que entregam documentos a partir de comandos tão simples como “gere um contrato de venda”.
O problema é que essas ferramentas ainda cometem diversos erros, principalmente quando as criações envolvem temas que exigem conhecimento e pesquisa. E também pode ocorrer de as IAs gerarem respostas muito superficiais (documentos incompletos).
Portanto, se for criar uma documentação a partir de uma IA, não deixe de revisar pessoalmente e com bastante atenção o resultado gerado.
Quando evitar usar modelos de documentos
Na verdade, o ideal é desenvolver os documentos em todas as situações, mas nem sempre é obrigatório e muitas vezes os modelos suprem as necessidades muito bem. Porém, há casos em que isso deve ser evitado ao máximo.
Documentos que envolvem muitas implicações jurídicas são um bom exemplo, até porque às vezes precisam citar alguma lei que define determinada cláusula. Se em uma hipótese como essa for utilizado e personalizado um modelo de internet, deve-se pelo menos solicitar a revisão de um advogado.
Outras situações, como venda da startup, entrada de sócio investidor ou prestação de serviço com muitas variáveis requerem documentos específicos. Então, cabe procurar um profissional do direito, deixá-lo a par de todos os fatores envolvidos e delegar a ele a redação.
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