Mudanças internas demandam preparação para realizar novas atividades, usar novo nome ou mover o negócio para outro local, mas também exigem a oficialização das novas informações em documentos e registros, como alteração de contrato social e CNPJ.
E não se trata apenas de uma burocracia acessória. Deixar de realizar as devidas alterações oficiais pode gerar penalizações e multas.
Veja a seguir quais casos exigem que o documento seja renovado e quando outros processos acompanham a redação de um novo contrato.
Adição ou eliminação de atividades
Nesse caso, o contrato tem de ser alterado e uma cláusula específica de mudança de atividades deve constar no texto. Além disso, documentos como CNPJ e inscrições estadual e municipal também precisam ser atualizados.
No contrato, a alteração é apenas na redação, que registra a mudança e a consolidação do novo texto. Já os documentos demandam atualização das atividades redigidas e de seus códigos, como a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), presente no CNPJ.
Não significa que adição ou eliminação de produtos ou serviços obrigatoriamente devam acompanhar uma alteração. Ela apenas precisa ser feita quando a mudança afeta o número da CNAE.
Mudança de endereço
Assim como as atividades, o endereço da matriz ou de qualquer filial deve sempre estar atualizada tanto no contrato social, com cláusula específica, quanto nos documentos de órgãos de fiscalização e registro.
Entrada ou saída de sócio
O que é descrito na cláusula da alteração de contrato como saída ou entrada de sócio e a nova distribuição do capital social também deve constar no Quadro de Sócios e Acionistas (QSA), um anexo específico do CNPJ.
O que for modificado no QSA também precisa ser atualizado em demais documentos que registram as informações de quadro societário e distribuição do capital, como a Declaração Anual de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis), obrigatória para optantes do Simples Nacional.
Mudança no capital social
Ainda que nenhum sócio deixe a empresa e não haja admissão de nova pessoa, as alterações documentais citadas acima precisam ser feitas se o capital social for elevado ou diminuído pelos mesmos sócios.
Razão social e nome fantasia
O nome oficial do negócio obrigatoriamente deve ser atualizado no contrato e em todos os documentos existentes da empresa se for modificado.
Por outro lado, o nome fantasia não obriga a alteração de contrato, já que não precisa ser colocado nesse documento. Porém, os demais, como CNPJ, que levam o nome fantasia, precisam ser retificados, ainda que o contrato social não necessite do processo.
Mudanças internas
Existem cláusulas do contrato que suprem necessidades apenas de ordenamento interno. Por exemplo, o tópico que define o prazo para o fechamento contábil do ano anterior e a cláusula que define os poderes e seus limites para os sócios tomarem decisões e assinarem pelo negócio.
Quando isso ocorre, outros documentos não necessitam de alteração, a menos que o movimento interno influencie diretamente no teor deles. Na maioria das vezes, esses ajustes são acompanhados pela alteração de contrato somente e seu devido arquivamento na Junta Comercial.
Dados de contato
Essa é outra informação que se mudar não exige atualização de todos os documentos.
O Fisco, em qualquer esfera ou em qualquer entidade, precisa ter acesso a contatos da empresa, mas esses dados não fazem parte do contrato social. Logo, se o telefone do negócio mudar é preciso apenas atualizar as inscrições e o CNPJ, mas a alteração de contrato não é uma necessidade.
Procurador ou outro representante oficial não sócio
Se apenas existir uma procuração que dá poderes a uma pessoa em nome da empresa, o único documento que terá de ser atualizado, dando mais ou menos poderes, é a própria procuração submetida à Receita Federal.
Caso esse procurador ou representante conste também no contrato, então a alteração tem de ser feita, mas os demais documentos, como CNPJ e inscrições, não necessitam de atualização.
Como ocorre a alteração de contrato
Primeiramente, é redigido um documento que demonstra as mudanças e consolida o novo status do documento. As primeiras cláusulas servem para a parte de registro das mudanças, com cláusulas que identificam a empresa e os sócios e descrevem as alterações.
Depois dessa parte vem a consolidação do novo documento. As cláusulas que não foram modificadas podem ser repetidas, mas é obrigatório que as impactadas pelas alterações sejam colocadas em seus novos formatos.
Com a redação pronta, o contrato tem de ser submetido à Junta Comercial para registro do órgão e arquivamento por parte dele. Com a alteração, é preciso submeter à Junta as Fichas de Cadastro Nacional 1 e 2, que identificam o tipo de processo que está sendo feito e modificam as informações em FCNs preenchidas anteriormente.
Caso a mudança em questão também exija atualização de CNPJ, um novo Documento Básico de Entrada (DBE) do CNPJ tem de ser submetido à Receita Federal informando as mudanças de dados. Outro documento necessário para o registro de mudanças no CNPJ é a Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ), também enviada à Receita.
Quanto às esferas municipal e estadual, é necessário seguir os processos individualizados regionais, que são diferentes em cada estado e município. Alguns locais contam com fichas que oficializam os dados colocados nelas, enquanto em outros se modificam os cadastros diretamente.
Por conta de processos legais e regras dos órgãos que devem ser seguidos nas alterações, o ideal é contar com um escritório contábil para passar pelas etapas sem demora e dificuldades.
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