O impacto da tecnologia nas rotinas administrativas

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Utilizar tecnologia nas rotinas administrativas não tem nada de novo e qualquer empresa percebe que as ferramentas impactam positivamente nos seus processos. Mas falamos sobre o impacto de softwares e outros recursos aplicados com mais profundidade, inteligência e estratégia no backoffice, na gestão financeira e em demais setores que dão suporte ao operacional e às vendas.

Não é apenas a ideia de extrair o máximo possível dos recursos tecnológicos, mas também fazê-los trabalhar de maneira integrada e automatizando o máximo possível de ações, para, além de ter uma estrutura escalável, o negócio poder contar com dados de qualidade, gerados de maneira ágil, para a gestão empresarial.

Veja quais são os resultados desse formato de aplicação tecnológica na startup.

Escalabilidade dos processos internos

Rotinas escaláveis são aquelas que podem ser replicadas em maior número gradativamente, inclusive em ritmo acelerado, sem que os custos delas se elevem na mesma proporção e sem que seja necessário agregar mais pessoas à equipe em ritmo igual ou parecido.

Por exemplo, quando o negócio adquire um novo cliente, e estamos utilizando apenas um para essa ilustração, adiciona-se aos processos interno, no mínimo:

  • a emissão de uma nota fiscal;
  • a geração de uma cobrança e seu reconhecimento;
  • um lançamento de entrada no fluxo de caixa;
  • um lançamento bancário para a conciliação.

Dependendo do tipo de cliente ou do negócio fechado, mais rotinas como as anteriores podem ser adicionadas. Além disso, existem os reflexos delas, como a atualização do saldo do fluxo de caixa e a necessidade de enviar os dados gerados para a contabilidade.

Ou seja, a aquisição de clientes gera uma demanda em escala para o backoffice, a gestão financeira e demais processos internos. Por isso, a estrutura que dá suporte a eles também precisa ser escalável, o que ainda auxilia na manutenção de um quadro de custos baixos.

Agilidade e qualidade na geração de informação

Informação com velocidade agiliza a tomada de decisão e evita que problemas surjam por conta de constatações fora do timing correto. Já a qualidade tem a ver com o grau de apoio que os dados podem dar para os gestores que fazem uso dela como base para a tomada de decisões.

A tecnologia nas rotinas administrativas dá agilidade à aquisição e à organização dos dados principalmente pela automação de processos e pela integração entre diferentes ferramentas. Isso porque softwares, APIs e outros recursos são mais rápidos que as pessoas tanto para rodar as rotinas quanto para colocar em relatórios as informações que foram trabalhadas, sejam elas de uma ou mais fontes.

Já o que atua no fornecimento de informação de qualidade (entende-se por isso relevância, abrangência, filtragem, organização e correlação entre dados) é a soma de integração e parametrização. Esta última se baseia grande parte em inteligência artificial, que interpreta números e ocorrências para entregar relatórios sem duplicidades, sem indicadores não acompanhados e com insights que precisam de cruzamento mais aprofundado na análise para serem constatados.

Menos trabalho para os gestores

É comum em startups os responsáveis dividirem seu tempo entre operação, gestão operacional, backoffice, finanças e demais processos. Quando a equipe é enxuta, ou mesmo está ainda em fase de formação, contar com a automação é fundamental para reduzir a quantidade de trabalho a ser encaixada no tempo diário e também os custos.

Com todas as tarefas rodando no automático, a preocupação dos sócios pode ficar apenas nos níveis estratégico e gerencial, que também são auxiliados pelas ferramentas. Assim, existe menos urgência para contratação de pessoas e menos profissionais são necessários para dar suporte aos demais setores.

Redução de erros

Alguns dos principais erros cometidos no backoffice quando a estrutura é enxuta e gestores precisam encaixar muitas responsabilidades em seu tempo são esquecimentos relacionados a registros e atualização de saldo do fluxo de caixa, emissão de notas e cobranças e entrega de documentos à contabilidade.

Quando coisas assim acontecem existe a necessidade de refazer tarefas e efetuar trabalhos atrasados. E os relatórios que podem ser extraídos das finanças e da contabilidade são prejudicados, tornando-se ineficientes como apoio para a análise de desempenho empresarial e a tomada de decisões estratégicas.

Redução de stress e preocupações

Ser um dos responsáveis por uma empresa naturalmente gera preocupações, mas elas não podem ser excessivas e culminarem em stress, condição que afeta a saúde e o desempenho profissional.

  • Como e quando vamos ter ciência de uma inadimplência, se ocorrer?
  • Em quais dias precisamos emitir notas e cobranças?
  • O saldo do fluxo de caixa está correto ou deixamos passar algo?
  • A contabilidade está realmente em dia?
  • Será que estamos com trabalho atrasado?

Todos esses pensamentos podem ser dispensados com uso de softwares, APIs, integrações, parametrização, customização de soluções e demais recursos normalmente bastante explorados no produto que o negócio vende.

Uma das soluções oferecidas pela tecnologia nas rotinas administrativas é a automação financeira. Veja como ela pode ser aplicada na prática e beneficiar sua startup.

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