Backoffice digital: o que é e como implementar

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Você sabe que o backoffice compreende as rotinas administrativas e demais processos financeiros, contábeis e fiscais obrigatórios e que dão suporte às operações. Mas já conhece o backoffice digital?

Comparando esse formato de backoffice com técnicas mais antigas de realização das tarefas envolvidas e processamento de dados, percebe-se que a estrutura digital é mais eficiente e segura — o que você poderá ver ao longo do texto.

Agora, saiba mais sobre como o modelo funciona e de que forma aderir a ele.

Os pilares do backoffice digital

Os principais alicerces são: digitalização das informações, automação das tarefas, integração de rotinas e setores e planejamento de escalabilidade.

Com digitalização de dados entende-se a informatização do registro, da organização e do processamento de qualquer informação envolvida nas rotinas.

Na parte de automação temos a eliminação de trabalhos manuais em todas as etapas do backoffice, enquanto a integração de processos e setores trata de fazer com que diferentes partes do trabalho se comuniquem melhor e mais rapidamente, principalmente quando influenciam nos resultados umas das outras.

Já o planejamento da escalabilidade é a mentalidade pela qual se monta e se mantém o processo rodando, de maneira que um aumento de demandas não cause problemas de produtividade, sobrecarga sobre a estrutura e aumento proporcional de custos. Por exemplo, um software que se comunica com outro para o encerramento de um processo, junto à emissão de determinado documento, pode fazer isso 50 ou 500 vezes quase na mesma velocidade e sem que as despesas aumentem 10 vezes, ou mesmo uma, para atender à demanda crescente.

As rotinas envolvidas

O backoffice digital envolve, em primeiro momento, todas as rotinas administrativas comuns a qualquer tipo de estrutura. Porém, como oferece mais capacidade, conforme as características citadas em seus pilares, pode envolver mais processos, como os de contabilidade.

Ou seja, não há diferença nas rotinas envolvidas, podendo haver somente distinção na quantidade de processos compreendidos. A principal diferença está em como as rotinas funcionam e de que forma se lida com a gestão das informações financeiras, fiscais e contábeis envolvidas.

Abaixo, veja as principais modificações de rotinas.

Contas a pagar

Todos os credores que oferecem débito automático podem ter os seus pagamentos cadastrados nesse formato, de preferência para contas como de internet e energia elétrica.

Para as contas cobradas via boletos, o ideal é utilizar a função Débito Direto Autorizado (DDA) da conta bancária, que rastreia todos os boletos emitidos contra o CNPJ da empresa e os exibe no internet banking. Os pagamentos ainda precisam da aprovação humana nesse formato, mas a recepção é automatizada e centralizada na conta bancária.

Outra possibilidade é a de substituir pagamentos em outros formatos pelo pagamento no cartão de crédito, que também os coloca no automático.

Contas a receber

As cobranças via cartão de crédito automatizam os recebimentos e podem ser programadas para envio periódico aos clientes. O mesmo pode ser feito com boletos, gerados diretamente quando as notas fiscais são emitidas e até mesmo configurados para emissão e entrega aos clientes periodicamente, como na prestação de serviços contínuos ou em vendas a prazo.

No caso do recebimento via Pix, havendo alguma página de checkout ou solicitação de serviço, o link de pagamento pode ser gerado no momento da finalização da compra ou contratação, com reconhecimento instantâneo do pagamento pela plataforma utilizada.

Relatórios financeiros

Com a identificação de todas as fontes de dados, compatibilização das informações geradas e centralização, os relatórios são automaticamente e em tempo real abastecidos dos números de receitas e despesas, já calculando saldos e outros resultados.

Emissão de notas fiscais

Uma nota fiscal pode ser gerada automaticamente quando uma cobrança for emitida, realizando o caminho inverso de automação que mostramos na rotina de contas a receber. Mas, se não for possível, as notas podem ter parametrização e configuração prévias, para que o funcionário responsável apenas preencha valores e outros detalhes específicos de cada negócio fechado no momento das emissões.

Em seguida, o envio do documento fiscal com seu XML sempre deve ser automático, com a possibilidade de geração integrada da cobrança e do seu envio.

Recepção de notas fiscais

No backoffice digital, a identificação, a recepção de uma nota fiscal, sua validação e seu download são automáticos, em rastreio de notas emitidas para o CNPJ do negócio. Como os arquivos XML são de armazenamento obrigatório, já são enviados diretamente ao banco de dados escolhido para isso.

Emissão de outros documentos

Contratos, ordens de compra ou venda, orçamentos e demais documentos que acompanham as vendas também podem ter a maior parte do trabalho colocada sob responsabilidade da automação.

Por exemplo, orçamentos podem ser configurados para serem emitidos a partir do preenchimento do produto ou serviço e do valor, enquanto contratos podem ser automaticamente gerados pelos dados de notas fiscais e cobranças criadas nos negócios realizados, ficando disponíveis para imediata revisão e liberação por parte do profissional responsável.

Comunicação com outros setores

O administrativo precisa se comunicar com departamentos como o pessoal e o frontoffice, além de enviar dados a eles e receber. No backoffice digital, tudo isso é feito via integração, independentemente de as diferentes áreas utilizarem ou não as mesmas tecnologias que processam suas informações.

Envio de documentos e dados ao contador

Via API, como fazemos na ContabNET, o backoffice digital entrega os dados de faturamento, contas pagas, notas emitidas, cobranças, movimentações bancárias e outros itens do setor administrativo diretamente para a plataforma do contador, sem que mensalmente seja necessário um fechamento específico para a contabilidade com busca e junção de documentos e comprovantes.

Gestão de documentos

Como na recepção automática de notas fiscais, processo para o qual um banco de dados é direcionado para armazenamento dos documentos e a nomeação é padronizada, o mesmo é feito para os outros documentos que passam pelo backoffice e precisam ser guardados de forma a serem facilmente consultados se necessário.

Preferencialmente, estrutura-se em nuvem de dados esse armazenamento, aproveitando funcionalidades como protocolos de segurança robustos, alta capacidade de armazenamento, compartilhamento facilitado e controle de níveis de acesso de usuários.

Migrando para o digital

A linha de raciocínio dessa migração é: implementar os alicerces do backoffice digital e mantê-los duráveis. Então, vamos às respostas.

Primeiramente, deve-se mapear todas as etapas de trabalho e identificar quais tarefas ainda são realizadas manualmente, o que inclui aquelas que são feitas individualmente no computador com a dependência de tempo e atenção humana. Dois exemplos comuns são o pagamento de contas e a digitação dos números do fluxo de caixa.

Em seguida, define-se quais mudanças serão feitas nas tarefas e quais tecnologias assumirão o processamento delas, quando se chega à automação das rotinas. Ao mesmo tempo, pensa-se na digitalização das informações, pois essas mesmas automações de trabalho devem suportar o trânsito, a geração e a organização dos dados que passam pelas rotinas.

Para se chegar na integração é necessário observar como as diferentes partes do backoffice se ligam e como umas influenciam em outras. Por exemplo, dados que são compartilhados por dois ou mais softwares podem transacionar essas informações entre si automaticamente e com mais velocidade se eles estiverem integrados.

Por último, com toda a estrutura montada, é preciso avaliar se ela suporta crescimento de demanda sem transtornos ou grandes despesas adicionais: se ela é escalável. Algumas análises importantes nesse sentido se referem a segurança da informação, canais de entrada e saída de dados e documentos, formato e capacidade de mecanismos de integração e modelo de comunicação entre setores, profissionais e sistemas.

Com o tempo, pode ser necessário tornar a estrutura mais robusta e adicionar mais pessoas, o que é normal. Mas se isso se mostrar uma necessidade frequente, como mensal, significa que o backoffice não está pronto para ser escalável, ainda que pareça ser totalmente digital.

Apesar de o termo “digital” ser uma palavra-chave da mudança, não é um projeto que se resume a tecnologias e automação. Ele requer que as implementações sejam feitas com inteligência e levem em consideração o contexto da empresa e seu modelo de negócio.

Os benefícios do backoffice digital

Aumento da satisfação dos profissionais

Como as automações e integrações reduzem o volume de tarefas manuais a cargo dos funcionários, eles se tornam mais produtivos e podem trabalhar de forma mais estratégica e com menos transtornos rotineiros.

Isso faz com que a satisfação deles em relação ao ambiente de trabalho aumente, pois percebem uma estrutura melhor à disposição e que seus esforços são em prol de tarefas que geram mais valor e resultados para o negócio.

Já foi comprovado em pesquisas que pessoas mais satisfeitas trabalham melhor e, naturalmente, tendem a permanecer mais tempo na mesma equipe, estabilidade que é positiva para o ambiente.

Redução do tempo de onboarding

Quando alguém é admitido, essa pessoa necessita de treinamento e ambientação para alcançar, dentro de determinado prazo, o mesmo desempenho dos demais funcionários, o que chama-se de onboarding.

Esse período gera custos adicionais de preparação de quem é recém contratado, que não entrega ainda todo o retorno possível porque está em fase de preparação. Logo, reduzir o tempo de onboarding é importante para diminuir as despesas e ter retorno mais rápido com as contratações.

O backoffice digital permite a redução do tempo de onboarding justamente porque sua estrutura otimiza o trabalho dos profissionais que lidam com ele e reduz a carga de tarefas que necessitam de intervenção e atenção humana para rodar.

Melhoria na experiência dos clientes

Na relação entre backoffice e frontoffice, a experiência dos clientes pode ser diretamente afetada pela forma como as rotinas administrativas são feitas.

Por exemplo, dependendo do produto ou serviço, o cliente pode ter de esperar por um desenrolar burocrático para ter acesso ao que adquiriu ou contratou. E quanto menor essa espera, melhor.

Digitalização, automação e integração podem auxiliar no trabalho do frontoffice, agilizando a liberação de contratos, documentos fiscais e informações que profissionais de vendas e das atividades fim precisam para encerrar negociações e entregar soluções adquiridas pelos clientes. Inclusive, o acesso a determinadas ferramentas pode ser compartilhado entre as equipes de back e front para agilizar a comunicação e o andamento de processos que transitam entre as duas partes.

Qualificação da gestão de dados

Em relação à gestão da informação, os principais benefícios estão na redução de erros e esquecimentos, na maior qualidade de relatórios e documentos emitidos e no potencial maior que a informação oferece para gestores.

Dados mais rápidos e confiáveis tornam mais fácil e assertiva, por exemplo, a tarefa de analisá-los e tomar decisões embasadas na realidade e em projeções bem fundamentadas.

Com a sanção da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), ter uma boa gestão de dados passou a ser obrigatório, pois as empresas têm a responsabilidade de manter a privacidade e a segurança de informações de funcionários, clientes, fornecedores e outros, sendo responsabilizados no caso de qualquer vazamento ou roubo de dados, com possibilidade de recebimento de multas e outras penalizações.

Um dos processos intermediários que fazem parte da implementação do backoffice digital, indo além de rotinas internas somente, é a integração entre a conta digital PJ e a contabilidade da empresa. Dessa forma, a escrituração é alimentada diretamente pelas movimentações bancárias, o que garante exatidão na contabilidade e faz com que ela possa ser usada pelo gestor para análises financeiras e de desempenho.

Veja como funciona a integração entre contador e conta digital e quais são os efeitos para backoffice e gestão.

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