Backoffice digital: o que é e como implementar

Você já sabe que o backoffice compreende as rotinas administrativas e demais processos financeiros, contábeis e fiscais obrigatórios e que dão suporte às operações. Mas já conhece o backoffice digital?

Comparando esse formato de backoffice com técnicas mais antigas de realização das tarefas envolvidas e processamento de dados, percebe-se que a estrutura digital é mais eficiente e segura — o que você poderá ver ao longo do texto.

Agora, saiba mais sobre como o modelo funciona e de que forma aderir a ele.

Os pilares do backoffice digital

Os principais alicerces são: digitalização das informatização, automação das tarefas, integração de rotinas e setores e planejamento de escalabilidade.

Com digitalização de dados entende-se a informatização do registro, da organização e do processamento de qualquer informação envolvida nas rotinas. Na parte de automação temos a eliminação de trabalhos manuais em todas as etapas do backoffice, enquanto a integração de processos e setores trata de fazer com que diferentes partes do trabalho se comuniquem melhor e mais rapidamente, principalmente quando influenciam nos resultados umas das outras.

Já o planejamento da escalabilidade é a mentalidade pela qual se monta e se mantém o processo rodando, de maneira que um aumento de demandas não cause problemas de produtividade, sobrecarga sobre a estrutura e aumento proporcional de custos. Por exemplo, um software que se comunica com outro para o encerramento de um processo, junto à emissão de determinado documento, pode fazer isso 50 ou 500 vezes quase na mesma velocidade e sem que as despesas cresçam 10 vezes, ou mesmo uma, para atender à demanda crescente.

As rotinas envolvidas

O backoffice digital envolve, em primeiro momento, todas as rotinas administrativas comuns a qualquer tipo de estrutura (recepção de documentos, emissão de documentos, registros financeiros, faturamento, compras a pagar etc). Porém, como oferece mais capacidade, conforme as características citadas em seus pilares, pode envolver mais processos, como os contábeis.

Ou seja, não há diferença nas rotinas envolvidas, podendo haver somente distinção na quantidade de processos compreendidos. A principal diferença está em como as rotinas funcionam e de que forma se lida com a gestão das informações financeiras, fiscais e contábeis envolvidas.

Migrando para o digital

A linha de raciocínio dessa migração é: como implementar os alicerces do backoffice digital e mantê-los duráveis. Então, vamos às respostas.

Primeiramente, deve-se mapear todas as etapas de trabalho e identificar quais tarefas ainda são realizadas manualmente, o que inclui aquelas que são feitas individualmente no computador com a dependência de tempo e atenção humana. Dois exemplos comuns são o pagamento de contas e a digitação dos números do fluxo de caixa.

Em seguida, define-se quais mudanças serão feitas nas tarefas e quais tecnologias assumirão o processamento delas, quando se chega à automação das rotinas. Ao mesmo tempo, pensa-se na digitalização das informações, pois essas mesmas automações de trabalho devem suportar o trânsito, a geração e a organização dos dados que passam pelas rotinas.

Para se chegar na integração é necessário observar como as diferentes partes do backoffice se ligam e como umas influenciam em outras. Por exemplo, dados que são compartilhados por dois ou mais softwares podem transacionar essas informações entre si automaticamente e com mais velocidade se eles estiverem integrados.

Por último, com toda a estrutura montada, é preciso avaliar se ela suporta crescimento de demanda sem transtornos ou grandes despesas adicionais: se ela é escalável. Algumas análises importantes nesse sentido se referem a segurança da informação, canais de entrada e saída de dados e documentos, formato e capacidade de mecanismos de integração e modelo de comunicação entre setores, profissionais e sistemas.

Com o tempo, pode ser necessário tornar a estrutura mais robusta e adicionar mais pessoas, o que é normal. Mas se isso se mostrar uma necessidade frequente, com mensal, significa que o backoffice não está pronto para ser escalável, ainda que pareça ser totalmente digital.

Apesar de o termo “digital” ser uma palavra-chave da mudança, não é um projeto que se resume a tecnologias e automação. Ele requer que as implementações sejam feitas com inteligência e levem em consideração o contexto da empresa e seu modelo de negócio.

Os benefícios do backoffice digital

Em relação à gestão da informação, os principais benefícios estão na redução de erros e esquecimentos, na maior qualidade de relatórios e documentos emitidos e no potencial maior que a informação oferece para gestores.

Dados mais rápidos e confiáveis tornam mais fácil e assertiva, por exemplo, a tarefa de analisá-los e tomar decisões embasadas na realidade e em projeções bem fundamentadas.

Quanto ao operacional e rotineiro, percebe-se principalmente aumento na produtividade da equipe e redução de retrabalho, resultados que têm a ver com redução de custos e aumento de eficiência. Isso também permite que os profissionais se dediquem mais ao estratégico, mesmo não sendo gestores, entregando mais tempo e esforços a tarefas que geram mais valor e resultados para o negócio.

Como consequência, digitalização, automação e integração podem auxiliar no trabalho do frontoffice, agilizando a liberação de contratos, documentos fiscais e informações que profissionais de vendas e das atividades fim precisam para encerrar negociações e entregar soluções adquiridas pelos clientes. Inclusive, o acesso a determinadas ferramentas pode ser compartilhado entre as equipes de back e front para agilizar a comunicação e o andamento de processos que transitam entre as duas partes.

Um dos processos intermediários que fazem parte da implementação do backoffice digital, indo além de rotinas internas somente, é a integração entre conta digital PJ e a contabilidade da empresa. Dessa forma, a escrituração é alimentada diretamente pelas movimentações bancárias, o que garante exatidão na contabilidade e faz com que ela possa ser usada pelo gestor para análises financeiras e de desempenho.

Veja como funciona a integração entre contador e conta digital e quais são os efeitos para backoffice e gestão.

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