Muitas empresas não contam com contabilidade e fluxo de caixa exatos e confiáveis para gestão financeira e empresarial. Isso acontece em grande parte das vezes porque faltam dados sobre as movimentações bancárias e documentos nos registros. Mas a integração entre conta digital e contador resolve esse problema, além de poupar trabalho para o empreendedor.
A ideia é fazer com que uma conexão entre a conta e o escritório de contabilidade do negócio seja estabelecida, fazendo com que o profissional contábil possa receber informações e usá-las tanto para o cumprimento de obrigações legais quanto para auxiliar a empresa no gerenciamento.
No conteúdo de hoje, explicaremos como funciona essa conexão na prática e quais são as vantagens de contar com ela.
Como é feita a integração
As principais maneiras de integrar sistemas distintos são com APIs, hubs de integração ou recursos de integração nativa entre as ferramentas.
No caso da API da conta digital da empresa, ela disponibiliza os dados para o sistema contábil. Um robô, como pode ser chamado, vai ao extrato periodicamente e consulta se há novos lançamentos. Se houver, carrega essa informação para os documentos contábeis.
A API é uma ferramenta que por meio de padrões de programação, parâmetros e configurações tem acesso a um sistema ou aplicativo distinto. Então, ele pode buscar dados com esse acesso e levá-los a outra tecnologia sem necessidade de intervenção humana.
Quais dados podem ser transitados
Todos os dados do extrato bancário da conta podem ser integrados com o contador.
Além da possibilidade de fazer com que os dados transitem, é possível parametrizar a inserção deles na escrituração contábil da empresa. Assim, a integração entre conta digital e contador garante exatidão ao processo e aos documentos do negócio.
Por exemplo, os recebimentos da conta podem ser configurados para serem registrados na contabilidade evidenciando os diferentes clientes que fazem os pagamentos, enquanto as despesas debitadas da conta também podem ser levadas já categorizadas para a contabilidade.
Como citamos na explicação sobre o funcionamento do processo, a API consulta os extratos e retira dali os dados. Portanto, tudo o que os extratos bancários têm pode ser levado para o sistema contábil, mudando somente a forma como cada informação precisa ser classificada e registrada.
Benefícios da integração entre conta digital e contador
O empresário não precisa juntar documentos
Boletos, faturas e demais comprovantes de despesas e receitas passam a ser desnecessários com esse tipo de ligação. Se todas as movimentações forem centralizadas na conta que é integrada ao sistema contábil que atende ao negócio, a API faz a escrituração a partir dos lançamentos nos extratos mensais.
Assim, o responsável pela empresa não precisa todo mês buscar documentação para enviar ao contador ou fazer novas buscas de comprovantes recentes ou que foram esquecidos em envios anteriores.
A informação pode ser registrada em tempo real
O melhor relatório para uma tomada de decisão é o que está exato e atualizado, permitindo ao gestor ter uma visão clara e confiável do negócio. Como a API pode buscar dados em tempo real da conta para o contador, a empresa pode contar com essa taxa de atualização.
Para uso gerencial, o empreendedor pode ter acesso ao mesmo sistema utilizado para os lançamentos contábeis, tendo a possibilidade de emitir relatórios financeiros, para os quais a informação mais recente e exata é fundamental.
O fluxo de caixa e os fechamentos mensais são facilitados
Se o gestor pode contar com os recursos da contabilidade para emitir relatórios financeiros, a maior parte de seu trabalho acaba sendo feito pela integração e pela API. Logo, basta que eles sejam gerados conforme a periodicidade necessária para cada momento do trabalho gerencial do responsável.
Não precisar buscar documentos e organizá-los, nem fazer cálculos, libera o empresário para dedicar todo seu tempo a análises e tomada de decisões com embasamento.
Para isso, claro, a integração precisa abranger todas as movimentações. Caso algo esteja fora da compreensão da API, como em em outra conta bancária ou planilhas, dados precisam ser buscados nessas fontes adicionalmente. Ou pode-se planejar a integração também delas à contabilidade.
Centralizar a movimentação em uma conta bancária pode facilitar a gestão e os controles, mas para contar com relatórios exatos e completos é necessário primeiramente saber que tudo o que ocorre na empresa deve estar centralizado, com integração, à contabilidade. Após isso pode-se eliminar fontes de dados para centralizar também a origem deles.
É possível reduzir custos
Utilizando somente uma conta bancária, integrada com o contador, o negócio gasta menos com tarifas bancárias, até mesmo substituindo contas de bancos tradicionais — que normalmente cobram mais taxas e manutenção — por uma conta digital.
O contador pode colaborar com a empresa
Caso o contador atue no modelo de contabilidade colaborativa, quando o profissional contábil auxilia na leitura de números e na gestão, ele pode ser mais útil usufruindo de dados confiáveis gerados em tempo real diretamente da conta bancária. Isso significa que a contabilidade da empresa pode servir melhor com um dos seus pilares de gestão e tomada de decisões para gerar crescimento.
Agora que você sabe como funciona a integração entre conta digital e contador, e conhece os motivos para aproveitá-la, saiba mais sobre a contabilidade digital e sua boa aderência a startups e pequenos negócios.