Escalabilidade é a capacidade que um negócio como um todo ou setor tem de absorver aumento de demanda de trabalho mantendo alto desempenho, segurança, qualidade e sem que os custos operacionais se elevem na mesma proporção. Então, a estrutura financeira escalável é a organização de processos de rotinas administrativas, financeiras e contábeis de forma que a empresa esteja preparada para o aumento de trabalho que vem com o crescimento.
Quando atinge-se o patamar de escalabilidade, a mesma estrutura que funciona atualmente pode ser mantida em longo prazo e mesmo assim realizar todas as tarefas adicionais da melhor forma possível. Enquanto o faturamento cresce, os custos são, pelo menos parcialmente, estagnados — o que significa maior lucratividade.
Quer estabelecer esse tipo de estrutura na sua empresa? Veja quais são os pilares que a sustentam e por que eles são imprescindíveis.
1. Processos padronizados
A padronização tem como principais objetivos tornar as pessoas mais produtivas na realização das tarefas e evitar que ocorram erros. Mas paralelamente são trazidos benefícios como melhoria na comunicação interna e mais retorno sobre investimento em tecnologias implementadas.
A ideia central é desenhar as rotinas envolvidas para que rodem sempre seguindo as mesmas etapas do início ao fim, baseadas exclusivamente nas ferramentas adotadas para elas, e não deem margem para desvios de profissionais. Por exemplo, se o gestor define que a nota fiscal sempre será emitida antes da cobrança e ambos somente serão enviados aos clientes em mesmo e-mail e de maneira automatizada, pelo software que faz as emissões, provavelmente não acontecerá de clientes não receberem algum dos dois documentos.
Outra definição pode ser a de enviar a documentação do fechamento mensal para a contabilidade sempre três dias úteis após o encerramento do mês anterior e via compartilhamento por banco de dados ou nuvem que concentra a documentação. Isso evitaria principalmente esquecimentos e duplicidades, além da improdutividade causada por trabalho que envolve impressão de papéis e busca de documentos espalhados por locais diversos.
E a padronização nem sequer precisa envolver a participação periódica ou frequente de pessoas. Por isso, uma forma de padronizar rotinas é a integração da conta bancária digital com a contabilidade, fazendo com que automática e periodicamente um código extraia dados da conta e envie para o os documentos contábeis.
Quanto menos gargalos, interrupções, trabalhos manuais e ruídos de comunicação no andamento dos do backoffice e do financeiro, mais fácil se torna absorver maior demanda para o administrativo sem problemas.
2. Automação
Pelos exemplos que colocamos acima, você já deve ter percebido a importância da automação para uma estrutura financeira escalável. Tanto que ela atua como um pilar insubstituível dessa construção.
Por mais que a padronização ajude com questões como produtividade e prevenção contra desvios, ela não garante a escalabilidade de uma estrutura sem a automação. A possibilidade de reduzir ao máximo o trabalho manual e a necessidade de intervenção humana é o que permite a uma estrutura multiplicar sua capacidade e sua velocidade sem necessidade de investimentos na mesma proporção do aumento de trabalho que suporta.
Imagine que exista um processo padronizado dentro do qual uma pessoa emite as notas fiscais e as envia para os clientes, posteriormente passando-as ao profissional responsável por gerir as cobranças para ele enviá-las aos clientes e organizar o controle financeiro. Nesse cenário, um aumento de clientes, com a proporcional demanda maior de rotinas administrativas, em algum momento exigiria a contratação de pelo menos mais uma pessoa para todo esse trabalho manual e compartimentado ser feito dentro do tempo necessário.
Por outro lado, com a automação, um sistema sozinho, ou dois integrados, faria todo o trabalho mais rapidamente, não importando a quantidade de clientes, notas e cobranças. E somente um profissional poderia controlar toda a operação e atuar com mais frequência no gerenciamento, como na elaboração de relatórios e na análise dos números.
3. Integração
Grande parte do poder da automação está na possibilidade de integrar ferramentas. Por exemplo, é a integração entre um sistema de cobrança e um emissor de notas fiscais — seja por meio de API, hub de integração ou conexão nativa — que permite a um software emitir determinado documento automaticamente a partir da ação do primeiro, que emitiu o documento fiscal ou a cobrança.
Os sistemas integrados eliminam ações manuais e necessidade de interação humana, além do tempo que seria necessário para uma pessoa realizar a tarefa, já que o andamento das etapas é instantâneo. E tudo isso é essencial para alcançar e manter uma estrutura financeira escalável, pois nesse cenário a empresa precisa de menos profissionais e tempo para dar conta da mesma demanda de rotinas e até de mais volume.
4. Configuração e parametrização
Enquanto os processos são automatizados e os sistemas são integrados, eles precisam receber configuração e parametrização corretamente. É comum que esses dois termos sejam igualados, mas são coisas diferentes e um não substitui o outro.
O objetivo da configuração é ajustar a infraestrutura de tecnologia aos requisitos do negócio e deixá-la preparada para suportar o trabalho. Portanto, é importante observar todos os recursos possíveis de uma ferramenta ao invés de somente implementá-la da maneira como o fornecedor a apresenta. Dependendo das rotinas, uma empresa pode precisar de mais ou menos capacidade de espaço de armazenamento de dados ou recursos adicionais.
Já a parametrização diz respeito ao ajuste feito na tecnologia para que ela atenda a parâmetros associados às rotinas e ao registro das informações.
Por exemplo, se a nota fiscal significar um recebível a ser efetivado posteriormente, os sistemas são parametrizados para registrarem os dados de faturamento dessa forma nos relatórios financeiros e contábeis. Ou seja, o documento fiscal passa para os relatórios como registro de recebível, enquanto somente a efetivação das cobranças é lançada como aumento de faturamento no período e fechamento do saldo do devido recebível registrado anteriormente.
Já se o negócio apenas fatura à vista, no momento da emissão de cada nota, a parametrização feita na tecnologia utilizada deve prepará-la para exportar dados de maneira que sejam alocados dessa forma nas finanças e na contabilidade.
Quando esses pilares são corretamente estabelecidos, o negócio passa a exigir menos atenção de seus profissionais diariamente para o que se chama de trabalho de baixo valor, que são atividades manuais e braçais de suporte e que não agem diretamente no desenvolvimento da empresa. Com isso, todos podem concentrar esforços em trabalho que agrega mais valor, relacionado a questões como gestão e planejamento.
Agora que você conhece os pilares, saiba o que fazer para levantá-los em pontos mais específicos ligados a funcionários, indicadores, softwares e documentos.