O trabalho de controle de impostos não significa o mesmo que o planejamento tributário, pois este último refere-se a tributos, declarações e planejamento para tomada de decisões, como troca de regime tributário e comparação simulada de opções.
O controle ao qual nos referimos aqui se limita aos valores a pagar: projeção, cálculo, revisão e pagamento. Logo, é uma das ferramentas do programa maior, o planejamento tributário.
Para fazer seu controle, siga as 6 práticas que abordaremos adiante.
Previsões de curto prazo
Em um período mais longo, como seis meses, muita coisa pode mudar e o faturamento pode ser reduzido ou elevado consideravelmente. Por isso, as previsões devem ser para o mês corrente e no máximo para o próximo.
Isso dá previsibilidade financeira e tributária para a empresa e funciona como controle prévio, já que se na apuração de fato os impostos ficarem muito acima ou abaixo do previsto é sinal que pode ter havido um erro.
Por exemplo, a previsão para o mês corrente resultou em uma projeção de cerca de R$ 2 mil em tributos a pagar, mas no momento da apuração os profissionais se deparam com um valor duas vezes maior. A menos que um grande negócio tenha sido fechado após a simulação, como no final do mês de referência, pode-se já rever a apuração por suspeita de erros.
Revisão de apuração
Depois do encerramento da apuração, é importante revisar o que foi feito durante para evitar que algo passe despercebido ou um erro persista. Qualquer problema nessa tarefa pode gerar inconsistências nas obrigações legais e até o pagamento de impostos a mais do que o devido.
Além dos cálculos em si, deve-se revisar se as classificações das receitas foram corretas e houve acerto na aplicação de possíveis isenções e reduções.
Automação do financeiro e conexão com a contabilidade
Um financeiro automatizado trabalha com todas as informações centralizadas em somente um banco de dados, o que previne perda de registros e dispersão deles em controles individuais e manuais. Outro benefício é a informatização, evitando erros em digitações, cálculos e outras tarefas realizadas por humanos.
Quanto à conexão do financeiro com a contabilidade, pode ocorrer via API de integração. Então, os dois setores passam a ter um funcionamento alinhado, com um complementando as informações do outro para as rotinas e os trabalhos gerenciais.
Para não perder os prazos e a empresa não sofrer com juros, multas e notificações, o ideal é agendar os pagamentos, depois das revisões e de aprovadas as apurações, para pelo menos um dia antes de cada vencimento. No caso de qualquer problema com caixa ou contas bancárias, ainda há um pequeno prazo para providenciar a solução.
Essa automação também pode melhorar a comunicação da empresa, com alertas automáticos e notificações para prazos, problemas em pagamentos, recebíveis não efetivados e demais ocorrências importantes.
Criação de agenda tributária interna
A agenda interna é aquela que o negócio faz compilando em um documento próprio todos os prazos legais que dizem respeito a ele. Basta identificar em meio aos prazos e às obrigações de cada agenda, municipal, estadual e federal, os itens que são de responsabilidade da empresa e colocar apenas eles na agenda interna.
Depois disso, é só deixar o documento à disposição de todos os envolvidos nas rotinas administrativas.
Gestão dos documentos fiscais
A empresa não é obrigada a armazenar as notas recebidas e emitidas em PDF e muito menos imprimi-las para guardá-las, mas é obrigatório ficar em posse dos arquivos XML dos documentos por 5 anos. E como os arquivos podem ser usados para visualização dos dados das notas também, não há problema em armazenar apenas eles.
Tanto no planejamento tributário quanto no controle de impostos, pode ser preciso voltar a notas para fazer consultas. Portanto, o melhor a se fazer é padronizar a nomeação dos arquivos e tê-los todos em local único, o que facilita a localização.
Para melhorar a gestão, o negócio pode contar com uma ferramenta que aloca as notas fiscais emitidas e busca automaticamente qualquer documento emitido para o CNPJ, fazendo a sua guarda no banco de dados unificado. Esse tipo de sistema também pode nomear as notas automaticamente a partir de parâmetros padrão definidos pela empresa em suas configurações.
Inclusão dos encargos trabalhistas
Sabemos que FGTS e INSS não são impostos, mas precisam receber os mesmos cuidados dos tributos pelas semelhanças que os encargos têm com eles: obrigações a pagar cujo vencimento gera multa e juros e possivelmente notificações e perda de Certidões Negativas de Débitos (CNDs).
Daí a importância de estender todas as práticas que citamos até agora aos encargos gerados pela folha de pagamentos.
Agora, para você ir além na gestão das obrigações, aproveite para ler sobre o planejamento tributário, como fazê-lo e seus resultados.