Além de buscar constantemente melhorias em produtos e serviços, as empresas devem buscar também qualificar as rotinas de outros setores, como o administrativo. Ao encontro dessa necessidade vem o conceito de finanças 4.0, o último e mais alto patamar de gestão financeira e do backoffice, com ganhos também para a estratégia empresarial.
A seguir, explicaremos em mais detalhes esse método e quais são os passos para aplicá-lo no seu negócio.
O que é finanças 4.0
O termo designa um formato inovador e com aplicação tecnológica de alto nível em rotinas financeiras e administrativas, com objetivo de elevar a produtividade das tarefas envolvidas nesses setores, dar mais transparência aos processos de backoffice e fazer com que tais rotinas auxiliem ao máximo na gestão empresarial e na tomada de decisões.
Consequentemente, esse trabalho passa a também agregar valor aos negócios, deixando de ser somente um centro de custos e um suporte obrigatório a demais atividades, como as vendas e compras de fornecedores.
Para implementar o conceito de finanças 4.0, é necessário aliar pensamento estratégico a ferramentas tecnológicas, unindo ambos em fluxos de trabalho inteligentes (incluindo inteligência artificial) e automatizados em todas as etapas nas quais for possível aplicar automação.
Assim, a participação humana na gestão financeira e no backoffice fica mais restrita, ou totalmente restrita, a intervenções estratégicas e para tomada de decisões com os dados gerados pelos relatórios financeiros e outros documentos.
Como implementar o modelo de finanças 4.0
Revisar e mapear processos
Iniciar modificando fluxos de trabalho sem deixá-los prontos para isso, sem corrigir possíveis erros, eliminar gargalos e organizá-los melhor, causaria transtornos e novos problemas no futuro. Por isso, primeiro é necessário fazer as exclusões necessárias, com reorganização, para depois adicionar tarefas, automatizar trabalhos que ainda são manuais, modificar e criar relatórios e aplicar tecnologia em alguns pontos.
Automatizar tudo o que for possível
Na prática, todo tipo de trabalho que não depende de análise humana e tomada de decisão e que não envolve critérios complexos pode ser colocado no automático. E algumas tarefas que atendem a essas três características às vezes também podem.
No geral, os principais exemplos de processos que podem ser automatizados são:
- emissão de cobranças e notas fiscais, principalmente relacionadas a negócios contínuos;
- emissão de relatórios periódicos sem mudanças de critérios a cada período;
- trânsito de informações financeiras e administrativas entre diferentes ferramentas;
- envio de dados da empresa para o contador.
Além da automação de essas e outras tarefas aumentar a produtividade, reduz o número de pessoas necessárias para a realização delas. Ou seja, conforme o negócio tem mais clientes e cresce, aumentando a demanda de trabalhos financeiros e de backoffice, a necessidade de contratar auxiliares e assistentes administrativos não vem na mesma proporção.
Projetar uma estrutura escalável
Estrutura financeira escalável é um modelo de organização das rotinas que tem flexibilidade para atender a um crescimento de demanda sem a necessidade de intervenção frequente para aumentar a capacidade de processamento de dados, o volume de tarefas suportadas, o número de pessoas envolvidas no processo e outros recursos envolvidos na estrutura.
Ela se adapta à possibilidade de demanda crescente, como quando a empresa adquire mais clientes, integra novos fornecedores e contrata mais funcionários, ações comuns e que geram mais trabalho para o backoffice.
É claro que essa estrutura não se sustenta indefinidamente sem modificações, mas para exigir mais investimento em aumento de capacidade ela teria que suportar algo como um crescimento de um negócio pequeno ou médio para o grande porte.
Aplicar inteligência artificial e automação de parâmetros
Algumas decisões de rotina e que precisam da observação de um ou mais critérios também podem ser tomadas pela tecnologia, pois ela não deve ser aplicada somente para a substituição do trabalho manual, já que pode agir com inteligência e seguir parâmetros definidos pela empresa.
Por exemplo, mensalmente, determinado relatório pode ser produzido automaticamente com apontamento de proporção percentual entre indicadores que se relacionam de alguma forma, como faturamento e lucro líquido ou ticket médio e receita total.
Da mesma maneira, o emissor de notas fiscais pode fazer emissões sem intervenção humana a partir de dados de vendas e clientes registrados pelo comercial e preenchidos em meios de cobrança e contratos de vendas e serviços, com o agendamento da emissão e do envio de todas as demais cobranças futuras para cada cliente.
Atualmente, também já é possível contar com tecnologias que interpretam textos e extraem dados específicos de conjuntos maiores. São recursos que substituem trabalho de baixo valor das pessoas e mantêm processos rodando com segurança e transparência dentro dos critérios estabelecidos.
Integrar ferramentas
Finanças 4.0 exige que a estrutura financeira e de backoffice seja uma só, com comunicação bilateral para cada software envolvido, eliminando quebra de fluxos de trabalho e do trânsito de dados e documentos. Daí a importância de utilizar integrações nativas, APIs ou hubs de intermediação.
A maioria dos recursos que citamos até aqui apenas funcionam com tecnologias integradas, como a ativação de diferentes processos automaticamente e a geração de relatórios que são produzidos com dados de ferramentas distintas.
Definir dados a coletar para a gestão
Com toda a estrutura financeira e de backoffice montada, organizada, integrada e preparada para ser flexível às demandas, ela está pronta para operar de maneira inteligente e produtiva. Agora, é momento de aproveitar os dados gerados e organizados por ela para gestão e decisões.
Trata-se de aproveitar o trabalho anterior e o que foi montado para contar com informação gerada em tempo real, abrangente e organizada de maneira a gerar insights e auxiliar nas análises acerca das finanças. Para isso, aplica-se mineração de dados, análise e Big Data, funcionalidades que buscam e avaliam grandes quantidades de informações em contextos mais e menos complexos para entregar respostas aos usuários.
Uma das boas práticas nesse sentido é unificar em um documento indicadores que seriam extraídos de diferentes fontes, evidenciando a relação de causa e efeito entre os números.
Conclusivamente, o papel de finanças 4.0 é reduzir o impacto de todo o trabalho de menor valor para os negócios, direcionando menos recursos para a conclusão dele, com maior foco e tempo nas questões com potencial de aumentar lucro, reduzir custos e basear decisões acertadas.
E se os responsáveis pela empresa querem reduzir ao máximo o impacto das rotinas financeiras e de backoffice, o negócio ainda pode aderir ao BPO, que funciona com os pilares de finanças 4.0. Quer entender melhor? Entenda o que é e como funciona o BPO financeiro.