Finanças para startups: as melhores práticas de gestão e controle

Gerenciar as finanças é uma responsabilidade comum a todas as empresas, mas existem cuidados específicos relacionados a finanças para startups, pois esse modelo tem riscos muito particulares e a análise de métricas é fundamental para gerar resultados positivos e prevenir a empresa contra problemas diversos.

Além disso, o dinamismo de uma startup deve ser levado para o departamento financeiro. Isso porque o setor arca com alguma consequências das operações e do crescimento, como aumento nas tarefas e elevação do volume de dados com o qual lidar. Ou seja, a área deve estar tão preparada para um crescimento quanto as demais.

Agora, veja 7 boas práticas de gerenciamento e controle que vão fazer o financeiro do seu negócio não ser um problema e estar ajustado a cada fase da sua startup.

Estabelecer indicadores financeiros coerentes

Existem diversas métricas importantes para as finanças de startups, como os 18 indicadores que citamos em outro conteúdo, mas medir tudo é contraproducente e até desnecessário. Por isso, os responsáveis pelo negócio precisam entender quais métricas são importantes de verdade para os resultados dele e que precisam de acompanhamento frequente.

Por exemplo, uma empresa que trabalhe em um modelo de receita recorrente, cobrando mensalidades, deve obrigatoriamente medir as receitas mensal e anual recorrentes. Já para um negócio que trabalha com projetos pontuais fica mais difícil e até pode gerar insights enganosos a medição de um faturamento recorrente, já que não existe a recorrência na forma de faturar.

Por outro lado, todas as startups devem medir números como custo de aquisição de clientes e retorno sobre seus investimentos específicos, critérios que os diferentes tipos de empresas têm em comum.

Mais um indicador importante, neste caso de utilidade maior para startups que ainda estão começando e não geram receita ou não chegaram ao ponto de equilíbrio, é o burn rate. Ele demonstra o ritmo no qual o dinheiro existente no caixa, seja pelo capital social dos sócios, por tomada de crédito ou recebimento de aporte, é gasto antes de as operações gerarem um caixa positivo.

Em suma, a definição dos indicadores financeiros tem de dar resposta sim às seguintes perguntas:

• o indicador é útil para promover ações, correções ou validar práticas e resultados?
• o indicador é de fácil mensuração?
• a falta de acompanhamento do indicador pode permitir ou promover prejuízos ao negócio?

Não misturar contas pessoais e empresariais

Esse é um erro relativamente comum dentro de startups em estágios iniciais e também de empresas de pequeno porte, até porque muitas vezes são negócios com apenas um proprietário e não dois ou mais sócios. O fato é que não pode acontecer em nenhum caso.

Essa prática causa extrema desorganização dos números, confusão no controle financeiro e até esquecimentos, como de pagar obrigações. Além disso, a mistura das contas pode provocar falta de capital de giro, que é um dos motores de funcionamento de qualquer empresa. Isso porque o pagamento de contas pessoais e empresariais descontroladamente, sem a devida separação dos ganhos e gastos de cada parte, torna impossível manter a atualização de um fluxo de caixaconfiável.

Outro problema gerado por essa prática é a dificuldade de calcular a margem de lucro por conta de a empresa pagar mais contas além das suas próprias ou de oficialmente não pagar nenhuma pelo fato de o dono quitá-las com seu dinheiro de pessoa física.

Documentar a estrutura de custos

Um dos grandes cuidados do âmbito de finanças para startups é a manutenção de uma estrutura de custos enxuta, o que é fundamental para ter lucratividade e escalabilidade nas operações.

Então, todos os itens que compõem a estrutura de custos do negócio precisam ser elencados, com valores e periodicidade dos pagamentos. Aqueles cujos números não podem ser registrados com exatidão porque variam devem ter pelo menos uma média lançada na estrutura.

Com essa documentação fica mais fácil controlar a estrutura e periodicamente avaliá-la para validar os gastos mantidos e estudar formas de reduzir ou eliminar itens quando possível, desde que a empresa não seja afetada por isso.

Acabar com trabalhos manuais

O responsável por uma startup que todos os meses gasta horas emitindo notas fiscais e cobranças, buscando o reconhecimento de recebíveis e fazendo o fechamento mensal manualmente perde tempo que poderia ser dedicado às operações, aos clientes, a parceiros e a demais áreas que necessitam de sua atenção. Ou seja, há um custo de oportunidade que não é percebido, ou que é difícil de mensurar, mas que de alguma forma caba sendo cobrado e pago.

Em relação à gestão financeira em si, os trabalhos manuais e não escaláveis, comumente chamados de monkey jobsdentro das startups, propiciam a ocorrência de enganos e esquecimentos, possibilidade sempre existente quando humanos lidam com grande volume de números. Significa que registros podem ser feitos incorretamente, atividades podem deixar de ser realizadas e ocorrências como inadimplências podem passar despercebidas. A partir disso a empresa passa a arcar com consequências como:

• tomadas de decisões baseadas em informações erradas;
• perda de faturamento;
• pagamento de juros em obrigações;
• incômodos com credores ou devedores.

Projetar o fluxo de caixa

Startups têm os seus riscos e passam por momentos de incerteza às vezes. Por isso, os responsáveis criam estratégias e se mantêm preparados para cenários positivos e negativos.

O mesmo cuidado precisa ser tomado em relação às finanças, pois um saldo positivo no caixa hoje não quer dizer que daqui a dois meses a situação estará confortável. Ao mesmo tempo um resultado ruim no saldo do fluxo de caixa atualmente não significa que no futuro próximo existirá a mesma dificuldade. E essas verificações para o curto prazo podem ser feitas pela projeção do fluxo.

Padronizar processos

Processos padronizados evitam a desorganização nas tarefas e nos números, assegurando maior confiabilidade às atividades realizadas e aos resultados tirados dos relatórios financeiros e outras ferramentas de controle e gestão. Alguns exemplos de rotinas financeiras padrão são:

• ordem de emissão de notas fiscais e cobranças;
• nomenclatura de lançamentos no fluxo de caixa;
• categorização de receitas e despesas;
• data do fechamento mensal;
• cruzamento de indicadores na avaliação deles.

Todas essas ações em gestão de finanças para startups evitam que as atividades sejam realizadas de forma diferente a cada novo processamento de informação que seja necessário, tanto de ordem gerencial quanto operacional. Aliás, com o tempo e o aumento de tarefas e dados, os erros acumulados podem tornar as correções quase impossíveis.

Integrar a gestão financeira com a contabilidade

Fazer isso é ter simultaneamente a contabilidade dentro da empresa e o setor financeiro ao alcance do contador, enquanto os processos das duas áreas, que são distintas, mas se complementam, funcionam conjuntamente.

Por exemplo, uma das diferenças na rotina do negócio é que os responsáveis não precisam esperar pelos fechamentos contábeis para terem acesso aos documentos, e também não precisam solicitá-los ao contador. Basta que os emitam no software de contabilidade integrada, podendo personalizá-los como preferirem e não precisando saber a linguagem contábil técnica para entender.

Com isso, os empreendedores têm mais do que os seus controles financeiros comumente utilizados para a gestão. E quanto mais informação imediata e abrangente à mão, podendo realizar cruzamentos entre diferentes dados, mais fácil se torna tomar decisões positivas e confiáveis.

Por outro lado, a contabilidade da startup recebe de maneira mais rápida e exata os dados de procedimentos financeiros automatizados e integrados, o que permite a ela entregar aos usuários as informações da forma que citamos acima.

Um ambiente organizado assim ainda evita que divergências entre relatórios financeiros e contábeis sejam criadas e se mantenham, problema que pode resultar inclusive em entrega de declarações ao Fisco com erros.

Aliás, fazer essa organização, com integrações e automação, é algo relativamente simples. Por exemplo, com a conta do Google da empresa, pelo G Suite, já é possível integrar finanças e contabilidade para melhorar o controle sobre ambos. Então, baixe nosso e-book para saber como qualificar sua gestão financeira realizando integrações com o G Suite.