BPO financeiro: o que é, como funciona e quais são os benefícios

Business Process Outsourcing (BPO), prática mais conhecida como terceirização, não é algo novo no mundo dos negócios. Porém, o BPO financeiro para pequenas empresas, não somente para grandes e médias, se disseminou no Brasil faz poucos anos.

Por isso, muitos responsáveis por pequenos negócios ainda tem dúvidas de como esse serviço funciona e se ele realmente é viável e vantajoso para uma empresa de tal porte. Por diversos motivos, inclusive econômicos, a resposta é sim e deixaremos claro neste post os motivos da afirmação.

Abordaremos adiante o conceito da terceirização do financeiro, como é feito, as vantagens que entrega e o papel da contratante para um bom funcionamento.

O que é o BPO financeiro

O BPO do setor coloca a gestão financeira e seus processos de rotina sob responsabilidade de um prestador de serviço especializado na área. E não se trata apenas das tarefas operacionais de backoffice, como registros e emissão de notas e cobranças, pois o outsourcing também engloba pontos estratégicos e gerenciais, como a estruturação das rotinas para a escalabilidade e disponibilização dos números para stakeholders.

Além do financeiro, a contabilidade pode ser terceirizada simultaneamente junto ao mesmo prestador, desde que a empresa conte com contadores para isso ou seja de fato um escritório contábil. Assim, o gerenciamento contábil e das finanças funcionam de maneira integrada, inclusive podendo ser mantidos no mesmo software e produzindo informação gerencial sobre o negócio com mais confiabilidade e rapidez.

A seguir, vocês saberá o que está incluso no BPO financeiro e como ele funciona.

Como o BPO financeiro é feito

Como em qualquer terceirização, o prestador do serviço precisa primeiramente conhecer mais a fundo a empresa cliente, entender suas principais necessidades e conhecer as prioridades e particularidades das rotinas do negócio. Por isso, o trabalho é dividido em etapas de inicialização, continuidade operacional e apoio gerencial permanente.

1ª etapa: análise interna

No primeiro passo do trabalho de terceirização, o prestador se preocupa em compreender totalmente como até aquele momento foi rodado o backoffice e as tarefas administrativas ligadas também à contabilidade.

O objetivo é conceber junto aos responsáveis pela empresa a melhor estrutura organizacional possível, que depois será mantida com o BPO. Isso inclui ações como implementação de melhorias em práticas ou ferramentas, correções, reorganizações e decisão entre as duas partes dos relatórios de análise produzidos e da periodicidade de emissão.

Em tese, essa etapa ocorre apenas uma vez. Porém, se acontecerem mudanças estruturais relevantes na empresa posteriormente ao início do trabalho, ela deve ser refeita para que dê o melhor suporte possível ao funcionamento da empresa.

2ª etapa: início da operação

O fluxo de trabalho estabelecido na etapa anterior começa a funcionar na prática aqui, com as mais diversas tarefas sendo concluídas pela terceirizada e de acordo com as diretrizes acordadas entre os envolvidos. Em geral, os procedimentos são:

  • controle de contas a pagar e receber;
  • agendamento de pagamentos;
  • emissão de notas fiscais e cobranças;
  • identificação, validação e armazenamento digital de documentos;
  • conciliação bancária;
  • elaboração do fluxo de caixa e demais demonstrações financeiras;
  • análise das informações gerenciais e indicadores.

Caso o prestador também seja o responsável pela contabilidade, ele passa à escrituração contábil informações geradas no BPO financeiro e utiliza a mesma documentação desses procedimentos como base para a escrituração.

Essa etapa é sempre contínua, sendo interrompida somente rápida e pontualmente se ocorrer uma reorganização na anterior.

3ª etapa: apoio estratégico

A última etapa, também contínua, se baseia em geração de números atualizados em tempo real tanto para o gestor quanto para stakeholders, além da manutenção das rotinas em operações fluidas, inteligentes e escaláveis.

Por exemplo, na periodicidade combinada, a terceirizada emite as demonstrações acertadas com o cliente e entrega junto a elas anotações sobre os resultados, previsões e outras percepções. Mas também pode intervir com as mesmas ações a qualquer momento para fazer um alerta, sugerir uma mudança ou apontar uma oportunidade a ser aproveitada. E quando isso ocorre pode acontecer um recomeço de ciclo partindo da primeira etapa do outsourcing.

Cuidados internos para uma terceirização bem sucedida

Apesar de o trabalho ficar por conta do prestador, o cliente também tem de fazer a sua parte para que as coisas funcionem.

Por exemplo, ainda que se tenha uma equipe dedicada às finanças, ocorrências internas podem influenciar no andamento do backoffice, que sendo terceirizado estará operando remotamente. Portanto, o responsável e outros profissionais devem atentar à comunicação e garantirem que ela seja clara, direta e rápida.

Na movimentação de dados, o que não pode ocorrer é a omissão de informações ao prestador e junção de dados que não se associam. Por exemplo, o uso de conta bancária empresarial e pessoal do sócio é algo que não pode ocorrer porque deixaria muita informação de fora dos documentos de pessoa jurídica.

Por outro lado, como algo que precisa ser feito, a empresa tem de seguir recomendações e melhorias pensadas pela terceirizada e acordadas com o gestor.

Por que o BPO financeiro é indicado para pequenas empresas

A gestão financeira e as rotinas administrativas exigem pelo menos um funcionário dedicado somente a elas, que tenha entendimento técnico de finanças, e de ferramentas tecnológicas que rodam as tarefas, geram informação e produzem relatórios. Além disso, em vários momentos é necessário observar a legislação para não cometer erros.

Ou seja, os mesmos motivos pelos quais as pequenas empresas como padrão terceirizam a contabilidade cabem à decisão de terceirizar o financeiro:

  • contar com tecnologia apropriada com menos gastos;
  • contar com profissionais especializados sem precisar contratar mais pessoas e formar um setor;
  • inviabilidade econômica de montagem de um setor para uma demanda relativamente pequena;
  • contar com apoio legal.

Ademais, esse BPO ainda tira uma série de tarefas e preocupações do dia a dia dos responsáveis pelo negócio, que sem perdas, por terem apoio estratégico, ficam com mais tempo para se dedicarem às operações da atividade-fim, às vendas e a outros fatores decisivos para o crescimento.

Então, ao contrário de um julgamento equivocado que às vezes é feito, esse outsourcing é indicado para pequenos negócios porque reduz as despesas administrativas e garante qualidade ao trabalho. Não é uma possibilidade apenas para grandes empresas com dezenas ou centenas de movimentações diárias.

Como saber se minha empresa precisa do BPO financeiro

O primeiro indício e mais comum é a manutenção de uma equipe reduzida, focada muito mais na atividade-fim e nas vendas, sem que se tenha um profissional com expertise em gestão e finanças e/ou focado na área. Nesse ambiente podem ocorrer esquecimentos, erros e falta de controle por meio de bons relatórios.

O segundo, que não raramente acompanha o primeiro, é o excesso de tarefas de backoffice sob responsabilidade do dono do negócio ou de um dos sócios, atrapalhando sua participação no andamento da empresa.

Como terceiro podemos citar a falta de tecnologias para processos administrativos, e a percepção dos custos envolvidos em uma pesquisa para contratação.

Mais um fator interessante, que não chega a ser um indício, é a comparação de gastos necessários para terceirização ou contratação de pessoas e ferramentas de backoffice. Nesse momento geralmente fica claro que o outsourcing é uma opção mais econômica e que pode entregar a mesma qualidade de um setor interno.

No caso de empresas médias e grandes, reduzir a estrutura de custos pode não ser um dos principais motivos para utilizar o serviço, apesar de ser algo sempre interessante. Negócios desses portes geralmente buscam a contratação para dar a maior produtividade possível a rotinas complexas e com muitas tarefas, que podem até mesmo atrapalhar o andamento do negócio se rodarem com morosidade.

Como pôde perceber, o BPO financeiro pode ser muito vantajoso para a pequena empresa e ainda ser um aliado de seu crescimento pela qualificação da gestão financeira e empresarial. E isso pode ser ainda melhor, com a máxima exploração da gestão financeira integrada à contabilidade, que abordamos apenas brevemente neste texto.

Quer saber o que é essa gestão integrada e como ela qualifica um empreendimento? Leia nosso post completo sobre gestão das finanças integrada à contabilidade e saiba porque investir nessa tendência pode gerar bons resultados.

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