Ainda há muita gente que vê a escrituração contábil somente como burocracia para atender a obrigações legais. Mas, na verdade, é possível aplicar a contabilidade da gestão da empresa em termos práticos, até mesmo usando documentos gerados por ela como base para decisões e planejamento.
A contabilidade apresenta vantagens em relação a outros documentos para o trabalho gerencial porque é a documentação mais completa possível que um negócio pode ter, abrangendo lançamentos relacionados a movimentações financeiras, fiscais e patrimoniais. E toda essa movimentação pode ser segmentada dentro dos próprios reportes contábeis.
Então, saiba agora como fazer esse uso.
Entender os componentes dos relatórios
Não é preciso que o sócio da empresa seja expert em escrituração. Basta entender o que alguns grupos de dados significam para poder utilizar a contabilidade na gestão da empresa e financeira.
Ativos, passivos, patrimônio líquido, lucro bruto e lucro líquido são alguns termos fáceis de entender e que aparecem mensal e anualmente nos documentos gerados. E a partir do entendimento dessas e de outras nomenclaturas pode-se extrair resultados de indicadores, não apenas financeiros, e até implementar novos controles que o empresário julgue importante acompanhar.
Aplicar na prática as informações
Por exemplo, a capacidade que o negócio tem de cobrir suas despesas em curto prazo é dada pelo seu índice de liquidez corrente, resultado da divisão do total do grupo de ativos por todo o passivo. Caso o resultado seja igual a 1 ou menos, é momento de o alerta ser ligado.
Na hipótese, a aplicação prática de dois grupos de dados contábeis ajuda o gestor a entender se a saúde financeira está boa ou se o capital de giro está chegando ao seu limite, comprometendo inclusive a capacidade de geração de lucro.
Essa aplicação prática pode ser feita também para cálculos que, não deixando de ser importantes, são mais simples de realizar, como o de lucratividade. Para essa conta, basta localizar o valor registrado na contabilidade como lucro líquido final e dividi-lo pelo que está lançado como faturamento bruto. Em seguida, multiplica-se o resultado por 100 e observa-se percentualmente qual lucratividade foi obtida no período medido.
É importante lembrar que a aplicação não deve se limitar ao uso dos números para a realização de contas. A escrituração deve ser base para, depois das devidas análises, as decisões a serem tomadas e os planejamentos a serem feitos.
Com um nível de liquidez corrente próximo de 1, o que fazer? Os sócios podem decidir que nada precisa ser feito visualizando nos registros contábeis que as contas a receber em curto prazo darão um salto em relação aos recebíveis dos últimos meses e do atual.
Segmentar documentos por períodos
Utilizar a contabilidade na gestão da empresa exige-se que os períodos adequados sejam observados. Logo, o gestor não pode limitar-se a períodos predeterminados, que não vão ao encontro de suas necessidades todas as vezes.
Normalmente, os balancetes da escrituração contábil são emitidos mensalmente, enquanto o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) são anuais. Porém, é possível que uma emissão de balancete seja feita para um período maior que mensal e que um Balanço ou DRE emitido se encerre, para o documento em questão, antes do fechamento de determinado ano.
Imagine que seu negócio iniciou um novo projeto há 3 meses e quer ter uma visão ampla dos efeitos dele nas finanças. Seria necessário segmentar, para esse objetivo, todos os relatórios da contabilidade com base nesse período bastante específico, seja diretamente ou solicitando documentos segmentados ao contador.
Fazer automações e integrações
Quando se fala em escrituração contábil e gestão empresarial pensa-se muito em gestão financeira, tópico no qual já tocamos neste texto. Mas a gestão da empresa como um todo vai além das finanças, abrangendo coisas como definição de rotinas, otimização de produtividade e eficiência e cuidados com a acurácia de dados.
Portanto, é importante integrar outros processos à contabilidade e fazer automações dela própria ou de tarefas que partem dela. Um bom exemplo é a integração de rotinas administrativas à contabilidade, que possibilita à escrituração receber informações exatas em tempo real e tornar automáticas rotinas antes manuais, como emissão de nota fiscal ou cobrança.
Obter a visualização simplificada da contabilidade
Em alguns momentos é sim importante visualizar documentos contábeis em seu estado natural e técnico, mas isso não é sempre. Aliás, quando não existe a real necessidade de ver os registros em visualização técnica, a modelagem contábil pode até atrapalhar.
Daí a importância de ter acesso à escrituração também em linguagem financeira, que é aquela mais comum, como a utilizada para lançar entradas e saídas no fluxo de caixa, momento no qual um relatório simples é mais útil para o gestor que um Livro Diário.
O Diário mostra em ordem cronológica as entradas e saídas, mas em um layout de partidas dobradas e no qual recebimentos e pagamentos são chamados de registros de débito e crédito. Ou seja, para analisar as entradas e saídas de um período, a linguagem financeira e simplificada supre melhor as necessidades.
Ter acesso à escrituração em linguagem não técnica ainda traz mais um benefício: evita que tempo seja perdido para a criação de controles financeiros adicionais internamente. Ao invés disso, o escritório pode entregar a obrigação legal e o apoio gerencial na mesma documentação.
Agora, se você quer qualificar a sua gestão financeira, inclusive utilizando a contabilidade na gestão empresarial, veja 5 relatórios que precisa acompanhar.