A aplicação de tecnologia em processos operacionais e não operacionais ainda tem muito a ser explorado por micro e pequenas empresas. E uma das possibilidades é a contabilidade digital, que qualifica o atendimento que um negócio recebe de seu contador — que pode ser um agente de crescimento auxiliando na gestão financeira e empresarial.
Sendo assim, logicamente é um modelo contábil que se diferencia em muito do tradicional, complementado pela contabilidade online. Quer entender isso melhor?
Veja a seguir o que é a digitalização da contabilidade e por que ela é uma boa opção para sua empresa.
O que é contabilidade digital
O termo refere-se à digitalização dos processos contábeis, tanto por parte do escritório que atende à empresa quanto do próprio negócio em relação às rotinas administrativas ligadas à contabilidade e às obrigações legais. É uma forma de agregar valor aos serviços, aumentar a produtividade de processos contábeis e administrativos e produzir resultados úteis ao negócio em documentos por meio da inovação na gestão.
Explorando ao máximo a internet e ferramentas tecnológicas específicas, nesse modelo ocorre uma integração entre o contador e seus clientes. Então, o profissional e seu escritório atuam como mais do que prestadores de serviços, podendo ajudar o negócio a crescer com uma gestão mais moderna e assertiva.
Como a contabilidade digital funciona
Você já deve ter ouvido ou lido sobre contabilidade online. A digital se complementa a ela com automação de processos, fluidez na movimentação de informações e melhoria na comunicação entre empresa e escritório contábil.
O termo “online” refere-se a como é feito o atendimento, com reuniões remotas utilizando diferentes canais e conclusão de tarefas sem que o cliente tenha de se locomover até o contador, incluindo assinatura de documentos. A digitalização do processo é a modernização e a informatização de tarefas tanto do cliente quanto do contador.
Por exemplo, com esse serviço não existe a necessidade de o gestor levantar dados e juntar documentos manualmente para envio ao escritório. O contador fornece ferramentas para que a empresa se integre a ele e faça a junção de documentos e comprovantes. E existe ainda a possibilidade de automatizar rotinas administrativas e fazer com que suas informações e a documentação gerada sejam passadas ao escritório automaticamente enquanto elas rodam durante o mês.
Por conta da ascensão da contabilidade digital, e por possibilidades como a citada no exemplo acima, há cada vez mais tecnologias, como sistemas de gestão, já preparados para serem integradas com escritórios e seus softwares contábeis. É um sinal de que o mercado em geral já entende o valor desse tipo de serviço e o progresso que ele representa para os negócios.
Por que optar pela contabilidade digital no seu negócio
Compartilhamento eficiente de dados
Por muitos anos as empresas clientes e os escritórios não compartilharam totalmente os dados. Enquanto os contadores contavam com escriturações às quais os gestores não tinham acesso, as empresas mantinham controles financeiros e enviavam documentos aos escritórios — e isso não raramente fazia com que as partes visualizassem diferentes resultados sobre o mesmo negócio.
Na contabilidade há compartilhamento da informação e todos os envolvidos na contabilidade conseguem entender como está a saúde financeira da empresa. E nesse cenário o contador consegue ser mais útil assessorando o negócio proativamente em relação à gestão financeira.
Colaboratividade
A contabilidade colaborativa permite ao responsável pela empresa participar da escrituração contábil sem precisar entender a técnica contábil de lançamentos e produção de documentos. Enquanto o escritório registra a movimentação do negócio pelas regras contábeis, os resultados dela são exibidos ao cliente em linguagem financeira comum.
Ou seja, o gestor consegue entender como a escrituração está sendo feita, podendo até mesmo intervir nela se achar adequado. E pode gerar relatórios de controle financeiro generalizados ou detalhados a partir da contabilidade, que é a escrituração mais completa e aprofundada que uma empresa tem, já que abrange histórico, presente e contas a pagar e receber.
Assessoria proativa na gestão e nas rotinas
Um contador que tem entendimento mais profundo sobre seu cliente pode dar instruções, apresentar novas soluções e até alertar o gestor a problemas e oportunidades demonstradas pelos seus relatórios.
Um cenário muito comum em micro e pequenas empresas é o de tarefas individualizadas, como emissão de notas fiscais, cobranças, registros em fluxo de caixa e envio das informações para contabilidade. Atentando a isso, o contador que atua no modelo digital e colaborativo pode ajudar em um processo de integração e automação do backoffice. Assim, mudanças podem reduzir o trabalho administrativo e deixá-lo mais rápido e produtivo.
Investimento x despesa
Pagar mensalmente a um prestador de serviços apenas para que ele entregue tarefas relacionadas ao cumprimento de obrigações é uma despesa. Apesar de algo necessário, é um valor que não gera retorno e não tem capacidade para mudar o status da empresa em nenhum sentido.
Já a contratação da contabilidade digital e colaborativa pode gerar resultados como:
- redução de custos;
- modernização da empresa;
- uso de dados mais completos para a tomada de decisão;
- produtividade maior em tarefas do backoffice;
- aumento de lucratividade.
Escalabilidade nas rotinas
A aquisição de mais clientes implica diretamente em emissão de mais notas, realização de mais cobranças e movimentação de mais dados. E isso gera trabalho maior para o negócio, certo? Na verdade, não necessariamente.
É inegável que ter mais clientes significa mais tarefas para as rotinas administrativas. Porém, cuidar delas não precisa exigir mais tempo e dinheiro do negócio. Isso porque a automação de processos do backoffice, e a integração com o contador, pode absorver o aumento de demanda sem que isso gere mais trabalho para o dia a dia de profissionais da empresa e custos maiores.
A escalabilidade de rotinas administrativas dá um bom suporte às obrigações legais e às tarefas geradas pelo aumento de vendas de produtos e serviços.
Pesquisa de mercado: mais possibilidade de crescimento
A Xero, empresa global de tecnologia contábil com mais de dois milhões de clientes em todo o mundo, revelou em pesquisa de 2017 que negócios que contam com a contabilidade digital crescem em média 15% ao ano, enquanto as demais ficam na média de 4% sem auxílio de plataformas e colaboração de contadores consultores.
A diferença deve-se principalmente a pontos como:
- menos lucratividade por contas de rotinas que geram mais despesas;
- falta de assessoria em gestão por parte de um profissional que lida com contabilidade e negócios;
- dificuldade de crescimento por causa de estrutura organizacional;
- pouca otimização da tomada de decisão;
- erros não evitáveis pela falta de informação.
Como a contabilidade digital e colaborativa se diferencia da tradicional
Na contabilidade tradicional não há assessoria proativa do contador em gestão empresarial e financeira, cuidado com soluções para as rotinas do negócio ou uso de informações como base para a tomada de decisão do gestor.
Em geral, a atuação do escritório tradicional se resume a:
- recebimento de documentos e dados levantados pelo negócio;
- lançamentos contábeis e fiscais com base nas informações recebidas;
- emissão de guias de impostos;
- elaboração da folha de pagamentos;
- geração de Certidões Negativas de Débitos (CNDs);
- alterações de registros empresariais em órgãos públicos, quando necessário.
A preocupação é constante com as obrigações impostas pelo Fisco, mas não há foco em pontos que podem ajudar o cliente a ser mais lucrativo ou competitivo no mercado. E não há acompanhamento em tempo real do negócio, pois o escritório só recebe dados após o fechamento mensal, fisicamente ou por e-mail, e depois disso emite documentos legais em linguagem técnica.
Por exemplo, nesse caso, não haveria instrução ou indicação de novas soluções caso a empresa fizesse contratação de pessoal e/ou tecnologias somente para dar suporte a tarefas que envolvem notas fiscais, cobranças e contratos comerciais.
Por outro lado, ter a digitalização de contabilidade como aliada do crescimento empresarial também depende um pouco do negócio, e não somente do contador. O responsável pela empresa deve ter cuidados como:
- não deixar que nenhum dado fique fora dos enviados ao contador;
- adotar da maneira correta as soluções indicadas;
- fazer bom uso gerencial dos resultados produzidos pelo escritório e tecnologias fornecidas (solicitando suporte quando preciso);
- colocar em funcionamento a integração entre diferentes ferramentas da empresa e do escritório;
- incluir percepções geradas pela assessoria proativa entre os critérios analisados para tomar decisões.
Como qualquer produto ou serviço, é algo que deve se adaptar à empresa e atender às suas necessidades. Porém, internamente é preciso que os profissionais lidem com a solução de maneira adequada e buscando extrair o máximo dela.
Agora que você entendeu do que se trata esse modelo de atendimento contábil, e por que ele é uma boa opção para seu negócio, saiba também que pode contar conosco para colocar a digitalização e outras melhorias em prática na sua rotina. Solicite uma avaliação gratuita para entendermos como podemos ajudá-lo.