Você sabia que é possível implementar a emissão automática de nota fiscal? Assim, nenhum profissional precisa se encarregar pessoal e manualmente de digitar dados, fazer emissões e lembrar de enviar os documentos aos destinatários.
E nem é preciso ter uma grande infraestrutura de tecnologia para isso, servidores robustos e outros componentes que exigem grande investimento. Basta utilizar os softwares com os recursos próprios para a automatização e fazer as devidas parametrizações nas ferramentas.
Veja como planejar as emissões automatizadas e em que momento isso deve ser feito.
Como preparar a emissão automática de nota fiscal
Implementar um emissor de notas com integração
Para qualquer modelo de documento, de serviço ou de venda, a emissão automática exige integração do software emissor para que esse sistema receba os comandos, vindos de outros recursos, que ativam a emissão.
Esses comandos são recebidos pelo sistema de notas por meio de comunicação feita via API, integração nativa das ferramentas envolvidas ou hub de intermediação da integração pretendida. E são comandos necessários porque os softwares emissores não contam com recurso de emissão espontânea, precisando que seja feita a comunicação da venda a ele para ativação da emissão relacionada a ela.
Definir o ativador da emissão
O ativador é algum evento de registro da venda, que pela integração faz com que o emissor de notas realize o seu trabalho. Alguns exemplos são: fechamento de negócio no CRM, registro de valor a receber no fluxo de caixa e criação de cobrança em sistema de meio de pagamento.
A partir de um desses ou de outros eventos, o emissor das notas recebe as informações da ação ativadora (valor, dados do cliente, data etc) e os aplica na criação de um novo documento.
Implementar e parametrizar a integração
Com a definição anterior feita, sabe-se quais sistemas estarão envolvidos nesse pequeno projeto e que tipo de integração deverá ser utilizado, conforme os recursos oferecidos ou não pelas ferramentas. Então, basta fazer a aplicação.
A implementação se trata de realizar a ligação entre os softwares. Sendo utilizada uma API, por exemplo, o código fornecido por um dos sistemas tem de ser corretamente instalado no outro. Caso seja necessário um hub integrador, o emissor e a outra ferramenta envolvida devem ser ligados ao hub.
Já a parametrização compreende a configuração do recurso implementado e a personalização do trabalho que ele executará. Isso é fundamental para que o emissor receba corretamente os dados gerados no fato ativador e, por sua vez, os interprete da maneira certa a fim de emitir as notas sem erros e enviá-las aos clientes.
Imagine que sua empresa prevê descontos em situações específicas. Quando uma venda com essa condição ocorre, isso precisa ser reconhecido pelo emissor de notas para que o documento seja lançado com essa informação e com o valor total exato. Se a parametrização não abranger a movimentação corretamente, o programa das notas pode interpretar equivocadamente os valores total e de desconto, registrando documentos com dados errados pela confusão na associação dos diferentes números.
Caso o sistema emissor da empresa seja o mesmo usado pelo contador, a configuração e parametrização ficam mais fáceis. Isso porque o próprio responsável por atender o negócio com os serviços contábeis pode ajudar com esses ajustes, por já conhecer as tecnologias envolvidas.
Além disso, se o escritório contábil utilizar uma ferramenta de contabilidade colaborativa e que apoia a gestão financeira, como o Bkper, o prestador pode ajudar também em outros processos de automação de rotinas financeiras e backoffice, como a realização de automatizações inversas, que explicaremos a seguir.
Fazer testes
Findada a parametrização, é momento de testá-la para verificar se tudo está dentro do esperado. E a conferência dessa etapa exige olhar atencioso e humano, pois as ferramentas não avisarão se houver qualquer erro de emissão.
Basta emitir algumas notas com variáveis que serão aplicadas futuramente (descontos, diferentes formas de pagamento, prazos e outros fatores), analisar todos os campos das notas de teste emitidas e se os destinatários de e-mail receberam elas e seus arquivos XML.
Se necessário, implementar a automação inversa
É possível que seja necessário ao negócio ter alguma automação que seja ativada pela emissão automática de nota fiscal, como lançamento da cobrança da venda em questão, imaginando aqui que o ativador da emissão seja outro registro que não a cobrança.
Nesse caso, é preciso verificar se a mesma integração usada também abrange o caminho inverso. Não ocorrendo isso, o mesmo processo que explicamos tem de ser feito para que as notas fiscais funcionem como fatos geradores de outras tarefas de backoffice.
Quando realizar essa automação
Apesar de parecer algo complexo por envolver ferramentas de integração e ações de parametrização, não é um trabalho que exige um projeto demorado e caro de tecnologia.
Porém, é fato que existem algumas pequenas exigências. E, dependendo da realidade da empresa, essas exigências, mesmo pequenas, podem significar muito em vista do retorno que será obtido.
Por exemplo, um empreendimento que está dando os primeiros passos e tem poucos clientes pode gastar menos de duas horas no mês para emitir suas notas fiscais. Ou seja, nesse caso, a emissão automática de nota fiscal não se encaixa em algum problema ou necessidade da empresa, pois simplesmente não existe uma demanda em relação a isso.
Alguns fatores que devem ser observados são:
- se um número relevante de horas por semana é gasto para emissão de notas e realização de tarefas relacionadas a faturamento e cobrança;
- se está sendo analisada a necessidade de contratação de um profissional, ou mais um, para esse trabalho e tarefas associadas;
- se o número de clientes da empresa vem crescendo progressivamente.
A emissão automática de nota fiscal faz parte do ambiente de um negócio que é escalável não só nas atividades fim, mas também nas rotinas administrativas. E se você quer ir além na qualificação do seu ambiente interno, veja como ter uma estrutura financeira e contábil escalável além da emissão de notas e cobranças.