Cada vez menos processos exigem que se gaste tempo e dinheiro pelas possibilidades que a tecnologia apresenta a todos os portes de empresa. E a assinatura de documentos é um desses processos, que pode ser automatizado, agilizado e barateado pelas assinaturas eletrônicas em plataformas de distribuição e validação de identidades.
Na ponta da caneta, o que se investe para o uso de uma ferramenta dessas fica muito abaixo do que se gasta com transporte e emolumentos. E o tempo necessário para assinar documentos remotamente é muito menor do que o requerido em um processo manual na maioria das vezes.
Por isso, você deve ler adiante como funciona esse tipo de assinatura e como escolher uma boa plataforma para modernizar esse trabalho no seu negócio.
Como funcionam as assinaturas eletrônicas?
Nesse formato, um documento é inserido em uma plataforma que o distribui aos signatários. Quando as partes o recebem, realizam o ato de assinar preenchendo seus dados e chave de autenticação gerada pela ferramenta, ou ainda autenticam a identidade com certificação digital.
Em seguida, a plataforma verifica as informações preenchidas por quem assinou, ou valida o certificado digital se for o caso, junto à autoridade certificadora. Não havendo nenhuma inconsistência nas validações, o documento é classificado como assinado e recebe um hash, código que aliado à criptografia cria uma espécie de impressão digital única para aquele documento. E é o hash que impede falsificação ou modificação do conteúdo assinado após a finalização das assinaturas.
Legalmente, as assinaturas eletrônicas têm valor jurídico. Sendo assim, os documentos celebrados por meio delas se sustentam na lei, devem ter os direitos e deveres respeitados e podem ser usados em processos judiciais, como quando uma das partes desrespeita determinada cláusula e fica sujeita a pagamento de indenização ou ação judicial.
Consequentemente, a empresa reduz custos com impressão (papel e tinta), espaço físico de armazenamento de cópias e emolumentos de reconhecimento de assinaturas em cartórios. Ao mesmo tempo, os negócios são feitos mais rapidamente, pois ninguém precisa perder tempo se locomovendo ou enviando contratos para outras partes via correio para coleta de assinaturas.
Como escolher uma boa plataforma de assinaturas eletrônicas?
Veja os cinco critérios mais importantes para considerar nesse momento.
Validade jurídica de assinaturas
Pela legislação brasileira, maneiras de signatários validarem a certificação privada asseguram a validade de uma assinatura. Isso significa que a plataforma pode oferecer o uso de certificação digital, mas também validações com confirmações de informações privadas e códigos de segurança criados pontualmente para processos de reconhecimento.
Logo, se uma ferramenta conta com esses formatos de validação para a identidade de usuários, os documentos celebrados nela têm valor jurídico.
Segurança em diferentes níveis
No trato com documentação e assinaturas eletrônicas, a plataforma tem de entregar o que citamos até agora em segurança: certificação digital, meios variados de autenticação de identidades e hash que impeça a mudança de conteúdo assinado.
Além disso, o sistema como um todo precisa ser bem protegido, para que os dados da sua empresa e de clientes e fornecedores não fiquem expostos a vazamentos e ataques que ameacem a provedora da plataforma. Então, sempre é interessante verificar se o site conta com certificado de segurança de navegação e demais protocolos e recursos de cibersegurança para softwares e sites.
Mobilidade
Assim como as pessoas não são mais obrigadas a se locomoverem e ficarem em fila de cartório para assinarem documentos, não devem ser obrigadas a estarem na frente de um desktop ou notebook para isso.
Com acesso à plataforma via aplicativo de celular e tablet ou mesmo por uma interface web mobile que permita boa experiência, pode-se aproveitar tempo que normalmente é perdido para a leitura e assinatura de documentos, como locomoção no trânsito (sem estar dirigindo) e estada em sala de espera. São momentos nos quais é muito mais fácil utilizar smartphones e tablets.
Personalização e organização
Solicitando um teste gratuito ou vendo um overview da tecnologia, o usuário pode perceber quais funções ela oferece para adequar o serviço ao negócio. São aspectos importantes para o uso no dia a dia, cuja relevância aumenta conforme o volume de documentos assinados cresce.
A criação de pastas dentro do ambiente de usuário, por exemplo, pode marcar a diferença entre ter uma documentação amontoada digitalmente ou tê-las organizadas por clientes, fornecedores ou tipos de processos. E a última opção é a melhor para encontrar informações quando necessário e fazer consultas.
Integrações
Integrar sistemas é uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade em processos, pois tarefas são automatizadas e algumas delas acabam eliminadas.
Para assinaturas eletrônicas, por exemplo, um contrato de prestação de serviços pode ser gerado automaticamente dentro da plataforma a partir do fechamento de uma negociação no CRM ou da emissão de uma nota fiscal em outro software. Basta que as ferramentas estejam integradas e que a integração tenha sido bem parametrizada e configurada para a automatização que exemplificamos.
Especialmente para empresas com alto volume de transações contratuais, ou que estão em ritmo de crescimento, a possibilidade de integrar a geração de documentos e a disponibilização deles a signatários é bastante relevante.
Se você quiser conhecer melhor uma dessas ferramentas, que atende aos critérios que citamos agora, pode ler nosso outro post que detalha 8 tecnologias para pequenas empresas e startups. Uma delas é a plataforma de assinaturas eletrônicas que nós utilizamos.