Como funciona a contabilidade com API de integração

APIs são códigos que interligam sistemas, suas informações e suas funções, recursos com os quais normalmente apenas profissionais de tecnologia lidam e que muitos usuários finais de softwares não entendem como funcionam ou mesmo desconhecem a existência. E alguns desses usuários são gestores e empresários, que não aproveitam as vantagens da contabilidade com API de integração, uma das possibilidades que esse tipo de mecanismo oferece.

Então, vamos explicar neste post como as APIs podem ser utilizadas na contabilidade para automatizar e qualificar processos contábeis e de rotinas administrativas, inclusive integrando as áreas. Também mostraremos como webhooks podem ser utilizados no mesmo ambiente e quais alternativas existem às APIs para fazer com que diferentes ferramentas trabalhem juntas e cooperem.

Como funciona a contabilidade via integração

A escrituração contábil reúne exatamente toda informação econômica e financeira de uma empresa, inclusive registrando dados que não movimentam saldos de caixa e contas bancárias, como lançamentos de provisão de contas a pagar ou receber à frente. Por isso, a contabilidade é abastecida não apenas com fatos e números diretamente registrados nela, mas também com aqueles que passam por outros softwares e/ou são gerados por eles.

Dentro desse cenário, a contabilidade com API de integração proporciona a elaboração de uma escrituração automatizada e baseada em documentos idôneos de outros sistemas. Ao mesmo tempo, essa integração dispensa o trabalho de replicar informações na escrituração que já tiveram de ser geradas e registradas em outras aplicações.

Por exemplo, ao integrar o emissor de notas fiscais a um software contábil, como o Bkper, via API, a empresa pode ter seu emissor de notas programado para gerar um lançamento contábil a partir de cada emissão. Na escrituração, o lançamento pode ocorrer da seguinte forma:

  • provisão de recebível: se a venda ou prestação de serviço for com pagamento a prazo;
  • registro de receita: para recebimentos à vista.

Isso pode ser feito ainda em diversos outros sistemas, como um gestor de cobranças que o negócio utilize para emitir boletos ou receber via cartão de crédito.

Outro recurso que APIs oferecem, e que pode ser aproveitado na escrituração contábil, é a possibilidade de personalizar a integração — o que outras formas de integrar tecnologias muitas vezes não possibilitam.

Como vimos acima, o lançamento contábil proveniente de nota fiscal pode ser classificado tanto como receita efetivada como recebível futuro, o que depende de como é configurada e personalizada a integração feita com o emissor de notas. Por exemplo, no mesmo caso, a customização permitiria ainda a atribuição de um histórico específico, o detalhamento por escrito, para cada lançamento conforme preferências organizacionais do gestor da empresa.

Contabilidade com integração de webhook

Explicando de forma mais simples, um webhook funciona como um mecanismo que executa uma função de comunicação e notificação para um sistema ou usuário a partir de um evento ocorrido em outro. Ou seja, é diferente da API, que executa funções de fato, como lançamentos, obedecendo a comandos dados na sua configuração, motivo pelo qual os mecanismos não podem ser confundidos — o que às vezes acontece —, pois eles se complementam e não são opções diferentes de um mesmo serviço.

Aplicando o recurso à contabilidade, ele pode servir para que ações da empresa conectem-se automaticamente ao contador responsável pela escrituração contábil. Vamos a um exemplo de conexão com webhooks:

  • o negócio realiza uma emissão de nota fiscal ou boleto em um software;
  • pelo webhook, a ferramenta notifica o contador via Gmail;
  • já utilizando a API, o contador pode fazer com que essa notificação se torne um lançamento contábil, caso o Bkper seja utilizado.

Contabilidade com integração via Zapier e Pluga

Zapier e Pluga são hubs de integração que permitem fazer a ligação entre centenas de softwares facilmente e sem necessidade de programação. As empresas entregam mecanismos de integração predefinidos para as ferramentas abrangidas realizarem funções específicas automaticamente. Assim, as integrações podem tanto servir como webhooks como executar ações de APIs.

A vantagem desses hubs em relação a webhooks e APIs é que são de fácil e simples utilização, até mesmo por quem não tem conhecimentos técnicos em programação e desenvolvimento de softwares. E na aplicação deles ainda é possível selecionar diferentes funções para as execuções, como realização de uma notificação apenas ou criação de um novo evento a partir de outro anterior.

Como desvantagem, os hubs de integração não possibilitam customização na ativação de suas integrações, o que pode ser feito com APIs e webhooks. Isso porque estes dois últimos têm seus códigos escritos e são configurados manualmente nos programas a serem integrados. Portanto, nesse momento o responsável pode personalizar a execução da função nas linhas de código do mecanismo.

Quanto às empresas dos hubs citados em si, oferecem recursos bastante semelhantes. A diferença existente entre elas é a disponibilidade de integração para ferramentas brasileiras. O Zapier, por ser estadunidense, proporciona ligação para muitos softwares de vários países do mundo, além dos Estados Unidos — mas deixa contemplar diversas ferramentas brasileiras. Já a Pluga, empresa brasileira, abrange uma gama maior de sistemas do Brasil, sem deixar de também oferecer ligação para tecnologias das principais empresas do exterior.

Tanto uma quanto outra podem executar funções da forma que exemplificamos na aplicação de APIs. E também podem notificar outros sistemas, funcionando como webhooks.

Agora que você sabe como funciona a contabilidade com API de integração e webhooks, e como fazer isso também com outras opções existentes, saiba também como funciona a contabilidade integrada ao backoffice na prática diária e quais são os benefícios de interligar as áreas

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