Serviços contábeis são importantes e precisam de continuidade, mas às vezes trocar o contador da startup é uma necessidade para contar com um atendimento mais alinhado ao modelo do negócio e que possa ser também um agente de auxílio ao crescimento.
Se a decisão anterior não foi a mais positiva, essa troca deve ser feita com muito cuidado e critério, não apenas atentando ao possível novo prestador. Na análise de um novo escritório, é necessário sempre relacionar seus serviços e demais componentes de sua estrutura com o funcionamento da startup.
Então, veja sinais de que a mudança precisa ser feita e como avaliar outra contabilidade.
Sinais de que se deve trocar o contador da startup
Dificuldade de comunicação
Startups e demais empresas pequenas ou com histórico recente muitas vezes aderem a pacotes de serviços bastante enxutos, até mesmo para controlar gastos. E o atendimento incluso pode acabar sendo muito pouco humanizado ou limitado, causando dificuldade de ter acesso a um profissional contábil para tirar dúvidas e pedir instruções legais.
Em algum momento no qual sanar determinada dúvida é crucial para finalizar uma transação, como emissão de nota ou classificação de movimentação financeira, essa dificuldade pode atrasar o trabalho e até deixar o negócio exposto a riscos fiscais.
Dificuldade de troca de informação
O escritório contábil precisa mensalmente ter acesso a dados da empresa, que deve receber documentos e obrigações geradas pelo contador.
Normalmente, a recepção não é um problema. A dificuldade que os empreendedores encontram geralmente é para compartilhar informações e documentos com a contabilidade. Esse problema normalmente é encontrado em plataformas ou processos engessados, que visam o atendimento em escala de clientes em detrimento às suas particularidades.
Se o contador não proporciona uma forma de a empresa enviar a documentação facilmente, como em uma integração direta com o software contábil, o fechamento mensal dá mais trabalho e erros podem ser cometidos na escrituração contábil.
Pouco entendimento sobre o tipo de negócio
O modelo de negócio de startups é recente em comparação com empresas tradicionais, e nem todos os escritórios, por mais que atendam startups, estão alinhados a necessidades específicas desse formato.
Um dos maiores exemplos que podemos dar é escalabilidade, tão visada para operacional e atividades fim, muito importante também para rotinas administrativas e contábeis. Caso o atendimento não se alinhe aos processos escaláveis internos, ou não ajude a startup a implementá-los e mantê-los, pode ser uma boa decisão buscar um atendimento que dê atenção a esse ponto.
Falta de proatividade
A maior parte do trabalho contábil é sim reativo, no sentido de que o cliente aciona o profissional com suas solicitações e entregando documentos e dados para cumprimento de obrigações. Mas a contabilidade também pode e deve ser proativa, apontando melhores possibilidades de tributação, erros cometidos na emissão de notas fiscais e dando outras instruções sem esperar pela solicitação do empreendedor.
Além disso, o escritório, por ter acesso às movimentações e todo tipo de informação financeira, pode fazer mais e auxiliar os responsáveis em tomada de decisões e gestão financeira.
- Como estruturar o fluxo de caixa da melhor forma e fazer o fluxo projetado?
- Como escalar o backoffice para torná-lo mais rápido e econômico?
- Qual ferramenta pode qualificar a gestão financeira?
- Quais são os principais indicadores financeiros para a empresa?
Essas são constatações que o contabilista pode fazer e passar ao dono ou sócio para que ele decida e gerencie com mais clareza e base.
Impossibilidade de contar com soluções específicas
Alguns serviços são bastante pontuais, mas extremamente importantes para os momentos nos quais são necessários. Porém, a existência deles acaba nem sendo observada por não fazerem parte dos processos de rotina.
O maior exemplo que podemos dar disso é o auxílio para captação de investimento, um projeto com potencial de mudar o patamar do negócio e multiplicar seu tamanho. Os preparativos da captação incluem etapas como:
- reavaliação dos indicadores financeiros;
- projeções financeiras;
- estudo tributário;
- definição de valuation;
- organização de documentos e demonstrações com foco nos principais requisitos de investidores e potencialidades do negócio.
São trabalhos para os quais a ajuda de uma contabilidade especializada em startups, e que participe dos preparativos do projeto, pode ser decisiva para o êxito.
Como avaliar outro prestador
Vamos começar indicando que você tome cuidado para não se deparar com algo que citamos anteriormente. Para isso, algumas ações são:
- verificar quais são os canais de atendimento disponíveis, horários disponíveis e se existe limite de tempo ou solicitações por período;
- entender como os clientes passam os dados e documentos mensais para o escritório e de que maneira eles compartilham guias, declarações, e outros documentos;
- verificar se o escritório já atende startups e tem entendimento sobre pontos mais particulares desse modelo;
- conhecer a tecnologia utilizada;
- conhecer os diferenciais de atendimento e serviços;
- verificar a possibilidade de contar com serviços adicionais aos rotineiros.
Procure saber com que nível de automação e integração de processos o escritório trabalha. Isso é importante para saber se ele tem condições de se alinhar a um ambiente escalável de negócio.
Peça amostras de relatórios, ou pelo menos busque saber como eles são gerados. Uma demonstração financeira feita da forma mais tradicional pode ser inútil em uma gestão mais moderna e dinâmica, por exemplo, enquanto ela exige documentos personalizados e com informação atualizada em tempo real
Busque resposta para a seguinte pergunta: “Esse prestador pode ajudar no andamento e no crescimento da minha empresa, além de atender o que o Fisco solicita?” Atentar aos tópicos que abordamos até agora vão ajudá-lo a buscar elementos que agrupados vão gerar a resposta. E se ela for sim é provável que o investimento feito nos serviços contábeis gere retorno melhor do que aquele feito somente para o cumprimento da agenda tributária e fiscal.
Aproveite este momento e não deixe de conhecer os elementos que valorizamos para atender startups sendo também um agente de crescimento. Solicite uma conversa sem compromisso para conhecer melhor nossa estrutura e tecnologia.