Como avaliar uma tecnologia financeira para minha empresa?

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Existem muitas ferramentas para as rotinas administrativas e financeiras, algumas até com funções parecidas. Mas cada empresa tem um ambiente muito único e uma tecnologia financeira pode fazer parte de um plano estratégico que considere as especificidades desse ambiente.

Daí a importância de não avaliar softwares individualmente, mas sim os relacionando com a empresa e com os impactos que eles podem gerar inclusive no trabalho dos decisores.

Veja como avaliar uma solução desse tipo de forma ampla e tática.

Funcionalidades

Mais importante do que o conjunto de recursos que a ferramenta apresenta é se elas atendem às necessidades das rotinas administrativas. Por isso, antes mesmo de iniciar qualquer avaliação, o ideal é que os responsáveis pela tomada de decisão já tenham elencadas as funcionalidades que precisam e as necessidades, ponto a ponto, dos seus processos.

Com esse preparo, assim que são apresentados à tecnologia financeira, os decisores conseguem rapidamente entender se ela se encaixa no que é buscado. A partir disso, recursos adicionais que a plataforma apresentar e que os responsáveis julgarem importante servirão como soluções adicionais bem vindas para otimização do trabalho, tendo primeiramente as necessidades-chave já resolvidas.

Integrações

Não é raro que a adoção de um software substitua outros usados anteriormente, mas dificilmente trocas atingem 100% das ferramentas que já eram utilizadas. E como os recursos anteriores lidam com processos e informações de backoffice que serão abrangidos também pela nova implementação, é importante que seja possível integrar todas essas ferramentas.

Seja por meio de integração direta, ou com uso de um integrador que intermedie a ligação, o resultado deve ser um fluxo de trabalho contínuo, automatizado e produtivo, com centralização de informações e a produção de documentos abrangentes em relação a dados. 

A função de uma integração é justamente evitar que informações fiquem dispersas em várias fontes, sem se relacionar, e o andamento do trabalho passe por paradas e dependa de ação humana para tarefas de rotina com baixo valor estratégico.

Resultados esperados para as rotinas

Primeiramente, nos tópicos anteriores, falamos especificamente sobre o que se avalia olhando para a tecnologia financeira pretendida. Agora, é momento de analisar as mudanças esperadas para as rotinas a partir da implementação dos recursos observados.

Por exemplo, a ferramenta pode apresentar muitas funcionalidades necessárias para o andamento das rotinas, mas essas funções não ajudarem o negócio a dar escalabilidade para seu backoffice. Então, o que se pode esperar são rotinas administrativas produtivas e automatizadas, mas que a partir do crescimento de demanda precisarão de ajustes na infraestrutura de tecnologia e mais investimento para que demandas complementares sejam suportadas.

Quanto às integrações, além das possibilidades oferecidas, é preciso entender como na prática elas influenciarão as rotinas e os dados que movimentarem. Em hipótese, a tecnologia pode oferecer integração para as demais ferramentas que serão utilizadas no mesmo ambiente, mas ser pouco eficiente em termos de parametrização e customização das ligações feitas. Assim, pode ocorrer de dados serem centralizados em relatórios sem a segmentação desejada.

Se as análises do dois primeiros tópicos forem animadoras, busque respostas para as seguintes questões:

  • O conjunto de funções e integrações extinguirá processos manuais?
  • A gestão de dados poderá ser qualificada?
  • O setor pode se tornar escalável?
  • A comunicação entre profissionais e até outras áreas será melhorada?
  • Erros serão prevenidos?
  • A quantidade de trabalho de baixo teor estratégico será reduzida?

Benefícios para a empresa

A tecnologia tema deste texto é aplicada diariamente no setor financeiro e nas rotinas administrativas, sendo a ferramenta de trabalho principal dos setores. Mas isso não significa que o negócio como um todo não pode ter ganhos com a implementação, pois dentro de uma empresa as coisas se relacionam mesmo indiretamente e influenciam nos resultados finais.

Se no estudo do efeito de funcionalidades e integrações nas rotinas foi possível observar a possibilidade de tornar o financeiro e o backoffice escaláveis, significa que a empresa terá um ambiente administrativo preparado para o crescimento. Ou seja, com o tempo, a estrutura de custos não precisará ser aumentada em prol da expansão.

Quanto à gestão dos dados, ela ajuda os decisores a tomarem decisões mais seguras e rápidas, baseadas em dados exatos e até mesmo transitados em tempo real. E isso é um ganho para a gestão empresarial e a capacidade competitiva do negócio.

Outro ponto importante é a possibilidade de reduzir as intervenções humanas em tarefas de rotina, o que permite aos funcionários serem mais estratégicos no dia a dia, comportamento que os faz entregar resultados melhores do que apenas emitir documentos, preencher planilhas, lançar movimentações e calcular saldos.

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