Existem muitas ferramentas para as rotinas administrativas e financeiras, algumas até com funções parecidas. Mas cada empresa tem um ambiente muito único e uma tecnologia financeira pode fazer parte de um plano estratégico que considere as especificidades desse ambiente.
Daí a importância de não avaliar softwares individualmente, mas sim os relacionando com a empresa e com os impactos que eles podem gerar inclusive no trabalho dos decisores.
Veja como avaliar uma solução desse tipo de forma ampla e tática.
Funcionalidades
Mais importante do que o conjunto de recursos que a ferramenta apresenta é se elas atendem às necessidades das rotinas administrativas. Por isso, antes mesmo de iniciar qualquer avaliação, o ideal é que os responsáveis pela tomada de decisão já tenham elencadas as funcionalidades que precisam e as necessidades, ponto a ponto, dos seus processos.
Com esse preparo, assim que são apresentados à tecnologia financeira, os decisores conseguem rapidamente entender se ela se encaixa no que é buscado. A partir disso, recursos adicionais que a plataforma apresentar e que os responsáveis julgarem importante servirão como soluções adicionais bem vindas para otimização do trabalho, tendo primeiramente as necessidades-chave já resolvidas.
Integrações
Não é raro que a adoção de um software substitua outros usados anteriormente, mas dificilmente trocas atingem 100% das ferramentas que já eram utilizadas. E como os recursos anteriores lidam com processos e informações de backoffice que serão abrangidos também pela nova implementação, é importante que seja possível integrar todas essas ferramentas.
Seja por meio de integração direta, ou com uso de um integrador que intermedie a ligação, o resultado deve ser um fluxo de trabalho contínuo, automatizado e produtivo, com centralização de informações e a produção de documentos abrangentes em relação a dados.
A função de uma integração é justamente evitar que informações fiquem dispersas em várias fontes, sem se relacionar, e o andamento do trabalho passe por paradas e dependa de ação humana para tarefas de rotina com baixo valor estratégico.
Resultados esperados para as rotinas
Primeiramente, nos tópicos anteriores, falamos especificamente sobre o que se avalia olhando para a tecnologia financeira pretendida. Agora, é momento de analisar as mudanças esperadas para as rotinas a partir da implementação dos recursos observados.
Por exemplo, a ferramenta pode apresentar muitas funcionalidades necessárias para o andamento das rotinas, mas essas funções não ajudarem o negócio a dar escalabilidade para seu backoffice. Então, o que se pode esperar são rotinas administrativas produtivas e automatizadas, mas que a partir do crescimento de demanda precisarão de ajustes na infraestrutura de tecnologia e mais investimento para que demandas complementares sejam suportadas.
Quanto às integrações, além das possibilidades oferecidas, é preciso entender como na prática elas influenciarão as rotinas e os dados que movimentarem. Em hipótese, a tecnologia pode oferecer integração para as demais ferramentas que serão utilizadas no mesmo ambiente, mas ser pouco eficiente em termos de parametrização e customização das ligações feitas. Assim, pode ocorrer de dados serem centralizados em relatórios sem a segmentação desejada.
Se as análises do dois primeiros tópicos forem animadoras, busque respostas para as seguintes questões:
- O conjunto de funções e integrações extinguirá processos manuais?
- A gestão de dados poderá ser qualificada?
- O setor pode se tornar escalável?
- A comunicação entre profissionais e até outras áreas será melhorada?
- Erros serão prevenidos?
- A quantidade de trabalho de baixo teor estratégico será reduzida?
Benefícios para a empresa
A tecnologia tema deste texto é aplicada diariamente no setor financeiro e nas rotinas administrativas, sendo a ferramenta de trabalho principal dos setores. Mas isso não significa que o negócio como um todo não pode ter ganhos com a implementação, pois dentro de uma empresa as coisas se relacionam mesmo indiretamente e influenciam nos resultados finais.
Se no estudo do efeito de funcionalidades e integrações nas rotinas foi possível observar a possibilidade de tornar o financeiro e o backoffice escaláveis, significa que a empresa terá um ambiente administrativo preparado para o crescimento. Ou seja, com o tempo, a estrutura de custos não precisará ser aumentada em prol da expansão.
Quanto à gestão dos dados, ela ajuda os decisores a tomarem decisões mais seguras e rápidas, baseadas em dados exatos e até mesmo transitados em tempo real. E isso é um ganho para a gestão empresarial e a capacidade competitiva do negócio.
Outro ponto importante é a possibilidade de reduzir as intervenções humanas em tarefas de rotina, o que permite aos funcionários serem mais estratégicos no dia a dia, comportamento que os faz entregar resultados melhores do que apenas emitir documentos, preencher planilhas, lançar movimentações e calcular saldos.
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