Contabilidade integrada ao backoffice da empresa: por que adotá-la

Comumente, as empresas não têm acesso aos sistemas contábeis que fazem as suas escriturações. Por isso, não sabem o que ocorrem em suas contabilidades e precisam todo mês perderem tempo organizando e juntando documentos para enviarem aos seus contadores. Depois, recebem balancetes e outros documentos técnicos e de difícil entendimento.

Já na contabilidade integrada ao backoffice é criado um ambiente contábil de uso comum à empresa e ao seu contador, dentro do qual os dados são sincronizados e disponibilizados, com atualização, para ambas as partes simultaneamente. Enquanto isso, o envio de informações ao contador fica por conta da integração, pois as informações são partilhadas entre a contabilidade e sistemas como:

  • gerenciador financeiro;
  • ERP;
  • sistema de emissão de cobrança;
  • emissores de notas fiscais;
  • sistemas de e-commerce.

Além disso, ainda existe a possibilidade de esses próprios sistemas serem integrados entre si, o que nós oferecemos, mesmo sem participação do software contábil em determinadas situações. Quer saber como isso ocorre? Acompanhe-nos e saiba por que adotar o backoffice integrado no seu negócio.

Como é feita a integração entre contabilidade e backoffice

Para criar o ambiente descrito acima é preciso contar com tecnologias que conectem as partes e façam a integração de informações. E as ferramentas ainda precisam se encaixar no fluxo de tarefas do negócio para executá-lo e realizar os consequentes lançamentos das informações na escrituração contábil.

Quer entender melhor? Veja como nós proporcionamos uma contabilidade integrada ao backoffice com o Bkper.

Automação dos lançamentos de recebíveis

No software de contabilidade online que utilizamos, e que oferecemos aos clientes, existe a possibilidade de automatizar lançamentos contábeis via API do sistema de cobranças da startup para a contabilidade.

Por exemplo, quando a empresa emite um boleto na ferramenta que utiliza para isso é criada uma conta a receber na escrituração contábil. Depois, quando o recebimento ocorre, essa conta é efetivada e a receita gerada é registrada na contabilidade.

Dessa forma, ao fim de cada mês não é preciso agrupar manualmente cobranças emitidas e recebidas para enviar ao contador e nem se faz necessária a separação de documentos para a contabilidade.

Automação de emissão e lançamentos de notas fiscais

O backoffice integrado pode também automatizar as rotinas administrativas, e não somente a sua ligação com a contabilidade.

Uma forma de fazer isso é integrando o sistema de cobrança utilizado pela empresa ao seu emissor de notas fiscais, o que é possível com a tecnologia da nossa parceira Pluga.

Seguindo, e retornando à integração entre contabilidade e backoffice, as notas automaticamente emitidas a partir de cobranças podem ter os lançamentos na contabilidade também automatizados. Assim , temos o seguinte cenário:

  • a emissão da cobrança gera a nota fiscal;
  • a emissão automática da nota fiscal cria um lançamento do documento e de um recebível futuro na contabilidade;
  • o reconhecimento do recebimento da cobrança encerra a operação, efetiva o recebível e adiciona o faturamento à escrituração.

Com isso, os documentos fiscais emitidos também não precisam ser organizados e juntados nos fechamentos mensais para envio ao contador.

Automação dos lançamentos de pagamentos

Para começar, é possível automatizar os pagamentos por Débito Direto Autorizado (DDA) e débito em conta via internet banking. Porém, independentemente de os pagamentos serem automáticos ou manuais, o lançamento deles na escrituração contábil pode ser automatizado.

Basta uma exportação do extrato da conta para o Bkper utilizar o documento e atribuir os dados do extrato corretamente à contabilidade. Então, não é necessário mensalmente organizar as cobranças dos credores e enviá-las ao escritório de contabilidade junto aos comprovantes de pagamento. Todos os documentos podem ser salvos nos lançamentos com a facilidade do drag and drop.

Integração de sistemas

Todas as automações que citamos podem ser feitas com integrações automatizadas, como o sistema da Pluga e semelhantes. Mas existe a possibilidade de alguns softwares como gerenciadores financeiros, emissores de cobranças e notas fiscais e ERPs não estarem entre as ferramentas abrangidas por esses integradores.

Isso não significa que se torna impossível ter a contabilidade integrada ao backoffice, pois disponibilizamos uma API com a qual a startup pode criar integrações entre qualquer sistema utilizado nas rotinas administrativas e o software de contabilidade online e colaborativa, o Bkper.

Por que adotar o backoffice integrado

Informação confiável e em tempo real para a gestão

A contabilidade reúne os documentos mais abrangentes sobre a situação de uma empresa, como Balanço Patrimonial e DRE. Por isso, não pode ser vista apenas como uma obrigação legal, devendo ser usada em análises e no apoio a tomadas de decisões.

Em vista disso, é necessário que a escrituração, e os documentos gerados por ela, sejam atualizados em tempo real. Dessa forma, quando qualquer relatório for emitido estará demonstrando a real situação, com os impactos de todas movimentações feitas em receitas e despesas, incluindo futuras, até aquele momento.

Relatórios personalizados

Apenas o contador tem acesso permanente à escrituração quando a contabilidade não é colaborativa e online. Por isso, muitos gestores não podem contar com toda a qualidade e abrangência de seus relatórios.

Com o Bkper, além de a informação estar sempre às mãos pelo acesso da empresa à ferramenta, existe a possibilidade de os usuários emitirem relatórios personalizados e gráficos dinâmicos, e não apenas os documentos tradicionais de qualquer sistema contábil. Aliás, muitas vezes esses documentos padronizados não ajudam o gestor por serem difíceis de entender para quem não é contador.

Redução de tarefas

Como mostramos, a partir da emissão de uma cobrança é possível já ter a emissão da nota fiscal, e vice-versa — além dos registros e das efetivações de recebimentos na escrituração contábil. Também, há como automatizar a conciliação bancária, o que abrange os pagamentos efetuados e demais movimentações financeiras.

É importante ainda citarmos que se o negócio concentrar toda a sua administração em um ERP ele pode ser integrado ao Bkper pela API, fazendo com que o volume de informações do sistema de gestão sirva à contabilidade.

Por conta disso, a empresa elimina, entre outras, as seguintes tarefas de sua rotina:

  • emissão de notas ou de cobranças;
  • organização de documentos fiscais para entrega ao contador;
  • organização de contas a pagar para o contador;
  • organização de comprovantes de pagamentos para enviar à contabilidade,
  • conciliação bancária;
  • conferência e relacionamento de relatórios de controle.

Manutenção de estrutura de custos enxuta

Um fator que pode pesar bastante na estrutura de custos é a folha de pagamentos. E às vezes se torna necessário contratar mais pessoas para cuidar do backoffice conforme a empresa vai crescendo.

Porém, se existe uma forma de reduzir o número de atividades necessárias para a manutenção da área, consequentemente a necessidade de pessoas para ela é sempre menor do que poderia ser sem a integração e as automações.

Agora que você sabe como proporcionamos uma contabilidade integrada ao backoffice e como isso é positivo para as empresas, saiba como ajudamos negócios a serem mais escaláveis.

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