Negócios do modelo SaaS têm necessidades bastante específicas em relação a rotinas administrativas, fiscais e contábeis. Portanto, para elas, contar com assessoria contábil que apenas trate de receber informações e cumprir com obrigações legais não é o ideal e deixa demandas importantes sem atendimento.
A contabilidade para empresas SaaS pode ir além e auxiliar na automação de atividades do backoffice, incluindo as de cunho fiscal e contábil, já que todas estão ligadas e influenciam na gestão financeira.
Ao longo do texto, você verá como isso pode ser feito e de que maneira os processos internos são melhorados e geram vantagens.
Cobranças recorrentes e relatórios financeiros
Esse tipo de cobrança é comum nas empresas do modelo, que geralmente utilizam ferramentas que fazem as emissões dos boletos automaticamente ou cobranças nos cartões de crédito. A dificuldade nisso é a alocação das informações de todas essas rotinas em fluxo de caixa e outros relatórios financeiros.
As ferramentas de cobrança naturalmente contam com documentos que exibem cobranças futuras e compensadas, mas eles são específicos dessas soluções e muitas vezes não estão integrados a demais informações da gestão financeira, como despesas do negócio.
Com uma ferramenta contábil e de automação financeira integrada aos processos de cobrança, os dados gerados no faturamento podem ser automaticamente associados ao fluxo e demais relatórios, sem que trabalho adicional seja necessário para a alocação.
Atribuição de cobranças à escrituração contábil
Além de documentos da gestão financeira, os contábeis também devem receber as informações de cobranças geradas e recebidas. Ao invés de a empresa ter de extrair relatórios periodicamente da ferramenta de cobrança e enviá-los para a contabilidade, ou buscar de outra forma esses dados, a alocação automática, da forma como citamos acima, pode ser feita.
Por meio de um sistema contábil e financeiro integrado, de uma API ou um hub de integração, as informações geradas no faturamento podem em tempo real ser registradas na escrituração contábil. Com isso, ao invés de documentos que somente servem para o cumprimento de obrigações legais, os relatórios da escrituração passam a ser também gerenciais, úteis para análises e tomada de decisão.
Paralelamente a esse ganho gerencial, o ambiente interno fica livre de mais uma série de tarefas de rotina, o que sempre é bom para aumentar a produtividade dos profissionais de backoffice.
Automação da emissão de notas fiscais
Para cada cobrança gerada, uma nota fiscal tem de ser emitida. E esse trabalho também pode ser colocado no automático com assessoria especializada de uma contabilidade para empresas SaaS.
Novamente aplicando tecnologias inteligentes e recursos de integração, toda nova cobrança gera automaticamente uma emissão fiscal com os mesmos dados de valores e identificação de clientes utilizados nas cobranças.
Para evitar erros, antes do início da aplicação dessa automação, parametrizações são feitas em prol da correta emissão das notas, como configuração dos códigos de serviços municipais utilizados nos documentos.
Exatidão de dados e prevenção contra erros
Equívocos relacionados a números, registros financeiros e contábeis ou mesmo à emissão de notas fiscais causam grandes transtornos para os processos internos e retrabalho para realizar correções. E os clientes ainda podem receber documentos com erros.
Contar com assessoria para automação e informatização total do backoffice, e de sua integração com as rotinas contábeis, evita que esses problemas ocorram porque tira totalmente das pessoas a responsabilidade de lidar com grande volume de números e documentos, realidade na qual é mais fácil acontecerem erros.
Qualificação gerencial
Junto à realização das cobranças e da elaboração de relatórios financeiros, a gestão do backoffice e do financeiro tem outras responsabilidades, como conciliação bancária e controle da saúde financeira do negócio.
Centralizando as rotinas com os recursos que citamos acima para financeiro, fiscal e contabilidade, a conciliação bancária, o pagamento de contas e outras tarefas também são automatizadas e têm seus dados ligados aos documentos legais e gerenciais.
A partir disso, a gestão consegue ser mais ágil e assertiva ao analisar o caixa corrente e o fluxo projetado e tomar decisões para manutenção da saúde financeira e aproveitamento de oportunidades, como fazer investimentos ou buscar suplementação para o caixa.
Escalabilidade e redução de custos
Negócios SaaS precisam ser escaláveis não somente em suas atividades fim, mas em todos os setores. Processos muito burocráticos, lentos, manuais e não integrados primeiramente afetam as rotinas administrativas, financeiras e fiscais, mas depois geram reflexos nas atividades operacionais.
Nesse sentido, automatizar a emissão de notas, registros financeiros e contábeis e outras tarefas torna todo o backoffice escalável, deixando-o no mesmo patamar de agilidade e produtividade das atividades fim.
Além dos ganhos qualitativos e quantitativos, os setores de suporte ainda podem reduzir custos, pois a escalabilidade permite que processos com demanda crescente rodem sem que as despesas cresçam na mesma proporção com contratação de pessoas e recursos de tecnologia.
Quer entender mais sobre como a contabilidade para empresas SaaS pode automatizar o financeiro, o fiscal e outras rotinas? Conheça os pilares da estrutura financeira e administrativa escalável e saiba como tudo isso funciona.