Gestão financeira de startup: o guia para ter bons resultados

Gerenciar as finanças de uma startup não trata-se apenas de controlar valores que saem e entram e apurar o faturamento. Muitas outras tarefas e algumas ferramentas são necessárias para que se gerencie da melhor forma possível a movimentação de recursos e despesas.

A gestão financeira da startup, além de ser responsável pela manutenção da saúde das finanças, garante que ela mantenha seu funcionamento sem problemas e cresça, pois auxilia o empreendedor a ter bons resultados e obter respostas que permitem o aperfeiçoamento em questões importantes e decisivas.

Neste guia, mostraremos como fazer um bom gerenciamento — que põe o negócio no rumo dos melhores resultados. Você verá:

• Por que automatizar tarefas recorrentes;
• A importância de definir uma estrutura de custos;
• Como calcular a margem de contribuição;
• Por que aprender sobre finanças continuamente;
• Como uma assessoria especializada pode ajudar;
• Como fazer o fluxo de caixa;
• Por que separar as finanças pessoais e empresariais;
• A importância do cálculo e da administração do capital de giro;
• Indicadores financeiros importantes para estabelecer e acompanhar;
• O que é o ponto de equilíbrio e como chegar a ele;
• E os benefícios da gestão financeira integrada à contabilidade.

Automatize tarefas recorrentes

Emissão de cobranças, reconhecimento de recebimentos, e pagamentos de contas e salários são tarefas recorrentes do setor financeiro e que podem ser automatizadas.

Quando isso não é feito corre-se o risco de potencializar as inadimplências e não cumprir com obrigações, além de se manter no negócio uma estrutura financeira manual e contraproducente.

Por outro lado, ao tornar as tarefas automáticas a startup consegue escalar suas atividades do setor das finanças, tornando-o preparado para um aumento de demanda das tarefas de acordo com o crescimento da empresa.

Consequentemente, menos trabalho manual e propenso a erros e esquecimentos é necessário e menos contratações e estrutura física precisam de investimentos para arcar com o aumento de responsabilidades internas que vem com o crescimento.

Defina uma estrutura de custos

A estrutura de custos de uma startup deve ser enxuta e levar em contas as despesas fixas e variáveis, classificadas separadamente e controladas com frequência para que nada seja adicionado sem análise e nenhum dos componentes eleve-se sem controle.

Com essa definição é mais fácil para a startup ser um negócio escalável e ter bons resultados com a gestão de suas finanças porque consegue mais eficientemente manter apenas as despesas realmente necessárias e em nível adequado.

O modelo de funcionamento também transmite aos responsáveis maior senso crítico em relação à admissão de novos custos. Isso porque para refazer a estrutura de custos aprovada e estabelecida anteriormente convém avaliar o novo fator detalhadamente, calcular seu impacto e apenas depois admiti-lo — se necessário e saudável para o negócio.

Calcule a margem de contribuição

A margem de contribuição, um dos indicadores financeiros mais importantes, tem relação com precificação, receitas e despesas, os pilares da gestão financeira de startup — daí sua tamanha importância.

Ter a margem de contribuição calculada, no que diz respeito aos fatores citados, ajuda na administração das finanças promovendo um cálculo de precificação correto. E por meio dele o faturamento gerado resulta no lucro bruto e permite o pagamento de despesas fixas, as finalidades da margem de contribuição.

Para chegar à margem é preciso subtrair do faturamento as despesas diretas e variáveis das vendas ou dos serviços prestados, restando o valor da contribuição, da seguinte forma:

• Receita em negócios no mês: R$ 20 mil;
• Impostos: R$ 2.100;
• Gastos com ferramentas e softwares: R$ 2.500 mil;
• Comissões de vendedores internos que entregam as soluções e finalizam negócios remotamente: R$ 3 mil;
• Margem de contribuição do mês: R$ 12.400.

Para o período exemplificado, R$ 12.400 é o valor que sobra para pagar despesas fixas e ainda restar lucro depois de as variáveis e diretas das operações serem pagas. Por isso, no momento de realizar o cálculo é importante ter em mão a estrutura de custos definida para o lucro líquido ser apurado e a relação entre receita e custos ser avaliada.

Siga aprendendo sobre gestão financeira de startups

O assunto é um pouco complexo e gerir as finanças vai ficando um pouco menos simples a cada passo que a empresa dá rumo ao crescimento, pois os números se movimentam mais rapidamente e em maior quantidade.

Diante disso, é preciso sempre seguir aprendendo sobre o assunto em relação a práticas tradicionais e novas, ferramentas, relatórios e outros quesitos da gestão. Do contrário, a startup pode crescer e precisar de uma gestão mais cuidadosa que não será corretamente feita, resultando em riscos por falta de controle ou tomadas de decisões erradas.

O nosso blog e a nossa página de materiais, por exemplo, são fontes gratuitas de conteúdo especializado no tema para esse modelo de negócio.

Conte com assessoria especializada

Nem sempre os empreendedores de uma startup têm o entendimento necessário sobre gerenciamento e questões financeiras empresariais. Logo, a assessoria de uma prestadora especializada em contabilidade e finanças de startups é fundamental para que eles sejam bem instruídos nas suas ações.

Mesmo aqueles que já possuem boas noções sobre os assuntos podem tirar proveito da ajuda contínua dos profissionais peritos nos assuntos para analisar números corretamente, implementar novas práticas e abordar as mudanças do setor financeiro que ocorrem junto ao crescimento.

Inclusive, a startup pode optar ainda por, além de contar com assessoria, terceirizar o financeiro ao mesmo prestador. Dessa forma, todas as rotinas internas e as várias atividades são assumidas pela terceirizada, tornando a estrutura do negócio ainda mais enxuta e menos custosa.

Então, enquanto a empresa especializada mantém o andamento das rotinas, os empreendedores são assessorados nas questões analíticas que envolvem as finanças, sendo ajudados a tomar as melhores decisões.

Faça um fluxo de caixa perfeito

O fluxo é a ferramenta que acompanha todas as movimentações de dinheiro consolidadas. Por isso, é uma ferramenta de extrema importância para o negócio. Sem ele o controle das contas e do capital de giro pode ser facilmente perdido.

Veja quatro práticas para manter um fluxo de caixa impecável.

Defina o período e mantenha atualização constante

Fluxo de caixa sem período definido perde a objetividade. Porque é esse tempo delimitado que demonstra os resultados e saldos da forma que a empresa necessita.

Normalmente, a ferramenta é mantida em periodicidade mensal, bem como suas projeções. Porém, sendo preciso especificamente, os fechamentos podem ser quinzenais e até semanais.

Quanto à atualização, tem de ser constante. Cada gasto ou recebimento deve ser lançado assim que ocorrer. E se não for possível que o responsável acompanhe os valores dessa forma, é ideal que pelo menos ao fim de cada dia organize os documentos comprobatórios e lance seus números.

Registre todas as ocorrências

Primeiramente, toda a movimentação precisa ser lançada — inclusive os menores valores. Ignorá-los deixará a ferramenta com saldos defasados. E os números vistos tendem a ficar cada vez mais longe da realidade pela soma desses valores desconsiderados mês a mês.

Uma das melhores práticas para que nenhuma movimentação escape ao controle é fazer a conciliação bancária em software que automatize a tarefa e atualize os saldos diariamente. Assim, todas as saídas e entradas e os saldos das contas são acompanhados em tempo real e atualizados no fluxo.

Lance apenas os valores consolidados

Outro ponto muito importante é relacionar recebimentos ou pagamentos apenas quando já tiverem ocorrido de fato.

Contar o dinheiro que ainda não entrou ou registrar obrigações não pagas também resulta em saldos errados e atrapalha o controle financeiro.

Faça projeções

O cenário dos meses seguintes pode ser aproximadamente previsto. Basta fazer o fluxo projetado, com os números já esperados para os próximos meses.

Para ter a maior exatidão possível, os valores de notas fiscais já emitidas ou recebidas devem ser utilizados. E também aqueles referentes às despesas fixas e até variáveis, o que pode ser feito de acordo com a média dos dois últimos meses, por exemplo.

Separe contas pessoais e empresariais

Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), metade das empresas fecham antes dos dois anos de atuação, incluindo startups com ideias promissoras. E entre os principais motivos está a má gestão, especialmente pelo descontrole das contas.

Isso ocorre porque muitos empreendedores, especialmente em startups nos estágios iniciais, misturam dinheiro de pessoa física e jurídica. Dessa forma, pagam contas de casa com dinheiro do empreendimento e fazem retiradas do faturamento frequentemente, por exemplo.

Ações como essas levam o negócio a um espiral de descontrole nas finanças e a falta de recursos, como de capital de giro.

Por fim, a prática pode resultar em gastos inadequados de dinheiro e obrigações não pagas com fornecedores, impostos e outras despesas. Ou seja, os gastos pessoais podem acabar com o negócio.

Além disso, misturar contas e recursos de pessoas jurídica e física desorganiza a escrituração contábil e gera erros em seus lançamentos.

O que deve ser feito

O empresário precisa definir suas retiradas, como seus salários mensais, e mantê-las — de preferência registrando-as como pró-labores.

E sempre que lucro for retirado, como no fechamento anual, o valor deve respeitar as necessidades de manutenção da empresa e ser lançado na contabilidade.

Calcule e administre bem o capital de giro

Uma das tarefas mais importantes para manter o bom capital é calcular o seu valor líquido. A conta é relativamente simples: basta somar os ativos circulantes do período e subtrair o total dos passivos circulantes desse resultado.

Veja o que são esses ativos e passivos:

• Ativo circulante: dinheiro de caixa e contas bancárias, estoque se existir, contas a receber e aplicações financeiras. São valores já obtidos ou de posses que podem rapidamente ser convertidas em dinheiro;
• Passivo circulante: impostos, despesas com fornecedores, folha de pagamento do mês e contas do imóvel. São as obrigações a serem pagas no curto prazo.

O resultado dessa conta é o capital líquido após todos os gastos do curto prazo já serem cobertos pelos recursos.

Aqui, novamente se observa a importância do fluxo de caixa impecável, pois sua projeção pode revelar a necessidade de capital futuramente. Assim, o empresário tem tempo para agir da melhor e menos impactante forma possível.

Além de calcular o capital de giro, administrá-lo também é fundamental. Pois mesmo um bom capital líquido pode deixar a empresa em situação ruim se não for bem administrado.

Uma ação eficiente, por exemplo, é adiantar recebíveis concedendo pequenos descontos aos clientes. Essa prática mantém o dinheiro girando no fluxo de caixa, e seus saldos sempre positivos. Inclusive, influencia os clientes a pagarem sempre antecipadamente, evitando a inadimplência.

Neste artigo, explicamos mais algumas formas de administrar o capital e nos aprofundamos em seu cálculo.

Estabeleça e acompanhe indicadores financeiros

Estabelecer indicadores financeiros não é necessário apenas para a gestão financeira, mas para o sucesso da negócio como um todo. Pois eles mostram como está o desempenho da empresa em questões diversas, observando indicadores individual e conjuntamente.

Veja três dos mais importantes para definir e acompanhar.

Lucratividade

Não importa quanto é o faturamento. O potencial de continuidade, competitividade e crescimento de um negócio está em seu lucro. Gerar R$ 100 mil em receitas não diz nada se o lucro fica em apenas R$ 5 mil, por exemplo.

Além disso, o ganho líquido é importante porque pode revelar problemas do empreendimento, como quando a lucratividade é baixa mesmo com muitas vendas. Isso pode significar que é preciso redefinir a estrutura de custos ou empregar melhor o capital de giro em geral.

Liquidez corrente

Esse indicador faz a relação entre o que a empresa tem a receber em curto prazo com o que deve pagar no mesmo período. E por mais que haja semelhanças com o cálculo do capital de giro, não significa a mesma coisa.

Para chegar ao indicador de liquidez corrente divide-se os recebíveis pelas dívidas do período escolhido. Então, o negócio precisa ter resultado acima de 1. Do contrário, está em perigo e pode acabar não conseguindo pagar as obrigações.

Por exemplo, se a empresa tiver R$ 50 mil a receber de clientes até o fim do mês e R$ 31 mil a pagar em obrigações diversas, o resultado da divisão é 1,61 — um bom indicativo.

Ticket médio

Este indicador refere-se ao valor médio de cada venda. Chega-se a ele dividindo o total faturado em vendas ou serviços pelas unidades.

Sabendo quanto cada cliente representa se pode definir, por exemplo, o máximo que pode ser gasto com cada um deles para haver lucro.

Em momentos como o de investir em crescimento ou buscar um aporte externo para isso, o ticket médio demonstra qual é o ganho possível de acordo com o aumento projetado. Dessa forma, investe-se de maneira adequada a ter retorno e ainda lucrar no menor prazo possível e correndo menos riscos.

Calcule o ponto de equilíbrio

O ponto de equilíbrio é o momento em que as operações cobrem todos os gastos e o lucro ainda não existe. Após esse ponto, tudo o que é faturado se torna lucro.

Para chegar a ele deve-se somar as despesas fixas e variáveis para o período e dividi-las pelo volume de vendas ou pelo ticket médio, que mostramos acima. O resultado é quantos negócios são necessários para cobrir todos os gastos ou de quanto o ticket médio deve ser para que a quantidade projetada cubra as despesas. Veja no exemplo.

• Despesas fixas para o mês seguinte: R$ 12 mil;
• Projeção média das despesas variáveis para o mês seguinte: R$ 10 mil;
• Ticket médio de produtos ou serviços: R$ 250;
• Ponto de equilíbrio: 88 vendas.

Ou seja, a partir da 89º venda ou prestação de serviço há lucro.

Fazer esse cálculo é importante para avaliar o desempenho da empresa, analisar seu potencial e também planejar o crescimento. Por exemplo, se as 88 vendas do cálculo acima forem alcançadas apenas no 20º dia do mês, o empresário pode rever seus custos para chegar mais rápido ao ponto e ter mais lucro.

Tenha a gestão financeira integrada à contabilidade

Sabemos que pode ser muito difícil para o empresário, que tem todo um negócio a gerenciar, funcionários a liderar e tantas outras tarefas, ainda atuar na gestão financeira. Até porque finanças e contabilidade andam lado a lado e, muitas vezes, é preciso gerir uma área observando a outra ao mesmo tempo.

Por esses motivos, as empresas contam com escritórios de contabilidade para manterem seus processos fiscais, contábeis e trabalhistas. Mas poucas aproveitam os benefícios da terceirização do financeiro com o adicional da integração à contabilidade.

Fazer essa integração torna o gerenciamento das finanças mais seguro e torna as tarefas da área mais fáceis — também por haver suporte e acompanhamento. Então, o empreendedor tem mais liberdade para focar nas atividades do negócio e em seus resultados.

O Bookkeeping, por exemplo, apresenta vantagens como:

• Gerente dedicado;
• Segurança em relação a tarefas e informações;
• Precificação adequada à realidade da empresa. Ou seja, o custo é de acordo com necessidades e demanda do negócio;
• E ferramentas online para tarefas como controle de custos, manutenção de fluxo de caixa e controle de estoque. Portanto, eliminam-se as planilhas manuais e tudo se torna mais exato, confiável e rápido.

Conclusão

Através das práticas que abordamos neste guia básico seu negócio nunca perderá o controle das finanças e fará melhor gerenciamento de recursos, faturamento e despesas.

E integrando a gestão financeira da startup à contabilidade você pode ainda qualificá-la em muito, facilitar diversos processos e ter mais tempo para lidar com as operações e liderar sua equipe.

Quer ler mais conteúdo voltado ao sucesso do seu negócio e aos processos contábeis e financeiros dele? Então, descubra como montar uma estrutura financeira e contábil escalável para acompanhar o crescimento de sua startup.