Toda startup juridicamente é uma empresa como qualquer outra de modelo tradicional. Sendo assim, quem tem ou é sócio de uma deve atentar-se às diversas obrigações acessórias para startups do Simples Nacional solicitadas em períodos anual e mensal.
Qualquer descumprimento de entrega ou ainda preenchimento dessas declarações colocam a startup na mira dos órgãos de fiscalização e suas pensalidades, que podem ser pesadas multas.
Então, para não correr riscos e manter sua empresa dentro dos parâmetros legais, entenda mais sobre 9 dessas obrigações e seus detalhes.
Apuração mensal dos impostos do Simples
Informar o faturamento e as atividades que geraram ele permite a emissão da guia unificada de tributos do Simples a cada mês.
No processo, a empresa tem de separar o quanto faturou por atividade se mais de uma for desenvolvida. Isso é necessário para que a apuração seja feita corretamente, pois atividades diferente enquadram-se em anexos distintos e, por isso, contam com faixas e alíquotas de impostos próprias.
O processo deve ser feito sempre antes da data de vencimento da guia de imposto de cada mês, que normalemente é no dia 20. Porém, quando esse dia não é um dia útil a data é prorrogada.
Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS)
O prazo para a transmissão dessa obrigação acessória é sempre o último dia útil do mês de março, com os dados de todo o ano anterior.
Na DEFIS, a startup tem de enviar à Receita Federal diversos dados, que dizem respeito a áreas diferentes. Algumas dessas informações precisam ser retiradas de documentos e relatórios financeiros e contábeis para preenchimento, enquanto outros são importados automaticamente para a declaração.
Entre dezenas de dados solicitados, alguns são:
- Identificação dos sócios;
- Divisão do capital social;
- Saldos de caixa e contas bancárias;
- Valores das retiradas de pró-labore;
- Valores das retiradas de lucro;
- Quantidade de funcionários;
- Valores de compras de materiais e/ou estoques;
- Faturamento e impostos gerados, estes que são automaticamente integrados à DEFIS.
A declaração é elaborada e entregue dentro do portal do Simples Nacional, no site da Receita. Justamente por isso é que os números de faturamento e tributos são preenchidos de forma automática, pois é no mesmo sistema que as apurações mensais são feitas.
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
Pela DIRF uma empresa informa anualmente todas as retenções de imposto de renda ocorridas em seus pagamentos e recebimentos do ano anterior, tanto envolvendo pessoas físicas quanto jurídicas.
Nas possíveis ocorrências informadas podem estar retenções em pagamentos de salários e aquelas feitas em notas fiscais de serviços contratados, assim como imposto retido em notas emitidas.
Para a DIRF, o prazo de entrega é o último dia útil do mês de fevereiro.
Envio de relatórios e dados da folha de pagamentos a órgãos públicos
Cada fechamento da folha de pagamentos da empresa exige que seus dados sejam enviados a órgãos públicos que fiscalizam esses procedimentos e participam da máquina pública que os processa no país.
Pelo Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) o negócio transmite dados à Caixa Econômica Federal e à Previdência sobre eventos trabalhistas e cadastros do empregador e de funcionários. Depois emite a guia do Fundo de Garantia.
As informações geradas pelo SEFIP resultam na Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência (GFIP). Este relatório informatizado é o que leva os dados aos órgãos competentes e faz a emissão da guia de pagamento do Fundo.
Mesmo que a empresa ainda não tenha funcionários, apenas sócios retirando pró-labore, o processo é necessário pela obrigatoriedade de envio de informações à Caixa e à Previdência. Na hipótese, a única diferença para demais casos é que não é gerado o FGTS.
O processo tem de ser feito até o dia 7 de cada mês, sendo a data adiantada se ele cair em sábado, domingo ou feriado.
Cadastro geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
O CAGED passa ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) mensalmente números de contratados e demitidos. Logo, tais informações são as principais da declaração.
O prazo deste envio também é o dia 7, sendo feito sempre após o processamento da folha de pagamentos e com o mesmo adiantamento de prazo válido para o envio dos relatórios anteriores.
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
A RAIS é uma das obrigações acessórias para startups do Simples Nacional que têm a ver com eventos trabalhistas, tendo de ser entregue mesmo que não exista funcionários — no caso, a RAIS Negativa.
Na declaração são transmitidas ao Fisco trabalhista todas as movimentações da folha do ano anterior. O governo federal utiliza tais dados para calcular os pagamentos do abono salarial (Pis) aos trabalhadores brasileiros, inclusive identificando quem tem ou não direito a ele.
O prazo de entrega da RAIS é o dia 23 de março, sendo ela Negativa ou com movimentação.
Escrituração contábil
Escriturar todas as movimentações financeiras e patrimoniais não é opção. Além de importante para a gestão, a contabilidade de uma startup é obrigação legal que tem de ser respeitada.
Para isso, os lançamentos não podem contar com erros de digitação, classificação, em saldos e outros equívocos. E os livros contábeis, ilustrados a partir dos lançamentos feitos e seus históricos, precisam ser encerrados com exatidão e veracidade.
Declaração de serviços
Prestadoras de serviços devem declarar seus faturamentos decorrentes das atividades, notas fiscais e os impostos apurados, retidos e pagos.
Como a fiscalização dos serviços é responsabilidade municipal, cada prefeitura conta com uma agenda própria e um formato de elaboração e entrega da declaração. Logo, é preciso buscar informação local para saber como proceder.
Além de ser um cumprimento de obrigação junto à prefeitura — feita geralmente de maneira eletrônica —, a declaração de serviços substitui os antigos Livros de Registro de Serviços Tomados e Prestados, que anteriormente eram o formato da escrituração fiscal dos serviços.
DeSTDA
A sigla significa Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação devida por Contribuintes da categoria Simples Nacional.
Compartimentando o nome da obrigação, as ocorrências a serem informadas nela são as seguintes:
- Valores de substituição tributária em notas de compras e vendas;
- Diferencial de alíquota de ICMS paga, como em compras interestaduais.
Ela é exigida de empresas optantes pelo Simples que comercializam e/ou industrializam e, por isso, movimentam ICMS. Caso nenhum dos fatores acima seja movimentado, a obrigatoriedade se mantém e a declaração deve ser enviada com valores zerados.
Como pôde perceber, ser empreendedor requer atender a muitos critérios e prazos legais, além de atentar a detalhes sobre diversas ocorrências empresariais. Por isso, o ideal é conta com um escritório contábil especializado no modelo de negócio da startup para eliminar os riscos de penalizações e manter declarações e impostos em dia.
Agora que você está muito mais bem informado sobre as obrigações acessórias para startups do Simples Nacional, não deixe de aprender mais sobre o regime tributário do seu negócio com o nosso guia completo do Simples 2018.