Despesas ocultas: quais são e como encontrá-las

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Pode parecer estranho pensar que dentro de uma empresa existam despesas ocultas, já que no geral os gastos sempre são bastante controlados e acompanhados. Mas essas despesas escondidas podem aparecer em detalhes da estrutura de custos ou por brechas que o planejamento deixa abertas.

A seguir, vamos mostrar alguns desses custos que podem ser identificados em qualquer negócio e como fazer para que eles passem despercebidos pelo caixa.

Taxas bancárias

Antigamente apenas era possível ter conta em banco pagando uma série de taxas para todo tipo de transação ou serviço. E algumas contas ainda contam com bastante taxas, inclusive mensal somente para manutenção.

Como essas taxas geralmente são pequenas, de poucos reais ou até de centavos, não chamam muita atenção individualmente, mas podem levar um bom dinheiro da empresa em períodos grandes de tempo. Então, é importante buscar o quadro de tarifas praticadas pelo banco, disponível sempre no site da instituição ou no aplicativo de celular.

Adicionais de serviços

Alguns serviços contam com adicionais que podem ser incluídos na contratação se a exclusão deles não for solicitada, como seguros, atendimento a maior número de usuários, franquias de uso, garantia estendida e diversos outros tipos.

Essas despesas ocultas podem ser identificadas em notas fiscais e faturas de cobrança, principalmente relacionadas a serviços de assinatura de softwares, planos de internet e telefonia e assistências em geral de nível técnico.

Valores gastos com tarefas desnecessárias

Por exemplo, ao trocar os contratos assinados fisicamente por contratos com assinaturas digitais é possível cortar gastos com locomoção e emolumentos em cartórios. Essas despesas normalmente chamam menos atenção por serem individualmente pequenas e essenciais para a empresa, como para a assinatura de contratos com clientes, e seus montantes semestrais ou anuais normalmente são grandes valores ocultos.

Esse tipo de despesa desnecessária pode existir ainda em outras tarefas que podem ser trocadas por soluções mais modernas e baratas.

Contas não planejadas

Quanto menos planejada é uma compra ou contratação, mais cara ela pode ser. Isso porque o planejamento dá tempo e gera questionamentos para se obter ideias para a negociação, ações que podem render descontos e demais condições especiais. Além disso, assumir obrigações sem planejamento facilita que os negócios realizados venham com adicionais, que custam dinheiro, como já citamos anteriormente (onboarding complexo, centenas de usuários de sistema etc).

Para saber se o seu negócio está perdendo caixa com despesas ocultas nesse sentido, passe a medir um indicador financeiro chamado saving. Ele significa o quanto a empresa consegue salvar, economizar, em compras e contratações a partir de um bom planejamento para seus processos de aquisição.

Uso de papel

O papel é cada vez menos necessário de verdade, inclusive em processos legais e burocráticos da empresa. E o mesmo vale para os processos internos.

Tudo o que é feito utilizando papel pode ser trocado por meios informatizados de exibição e compartilhamento de documentos, dados e demais formas de conteúdo. Mesmo comprovantes e recibos fiscais e contábeis podem ser armazenados somente em formato digital, como notas fiscais e toda a documentação a ser enviada mensalmente para o contador da empresa.

Desperdícios diários

Dois bons exemplos de coisas triviais que podem gerar desperdícios diários são o cafezinho e o uso do ar-condicionado. E não se trata de eliminar ambos, mas sim de fazê-los custar menos.

A manutenção do café pode ocorrer com utensílios reutilizáveis, ao invés dos descartáveis, que precisam ser comprados com frequência. Já o aparelho de ar-condicionado, principalmente em dias de calor, pode ser melhor utilizado por meio das funções de programação, que mantêm uma boa temperatura média por longo tempo, evitando uso de potência mais alta e o liga e desliga durante.

Os custos maiores do cafezinho são realmente pequenos, mas podem fazer diferença na soma de meses. Por outro lado, um aproveitamento ruim do ar-condicionado tende a no curto prazo elevar bastante os custos com energia elétrica e manter esse aumento todo mês.

Atividades secundárias

O que se gasta em atividades secundárias não é exatamente oculto, mas existe escondido dentro delas o que possivelmente se paga a mais por não fazer a melhor forma de contratação dos serviços para essas atividades.

Alguns exemplos comuns a muitos negócios são marketing, contabilidade e limpeza e conservação. Internalizar essas atividades, que são secundárias em relação às atividades fim, acaba custando mais do que terceirizá-las, e não somente pela contratação de pessoas. Nisso, o que fica escondido é o quanto poderia ser economizado ao deixar de lado a montagem da estrutura necessária para essas atividades secundárias.

Vimos ao longo do texto que não existem apenas despesas ocultas, mas custos de oportunidades que ficam escondidos conforme algumas características organizacionais das empresas. Então, preste bastante atenção nas suas contas e também nos processos que geram as obrigações a pagar.

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