10 erros de fluxo de caixa que sua empresa não pode cometer

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O fluxo corrente de entradas e saídas é um dos documentos gerenciais e de controle financeiros mais fáceis de elaborar e manter. Mesmo assim, erros de fluxo de caixa não raramente acontecem, afetando a utilidade da ferramenta em seu potencial de apoiar tomada de decisões.

Além do fluxo contínuo, existe o projetado, um segundo tipo de controle importante para a gestão financeira e empresarial. E ambos devem ser conciliados.

Se você já mantém os documentos ou começará agora a acompanhá-los, veja 10 erros que não pode cometer nessa tarefa.

Usar periodicidade inadequada nos fechamentos

Se tem por padrão nas empresas realizar fechamentos mensalmente, tanto de faturamento quanto de despesas e outros números da movimentação financeira. Porém, dependendo do caso, a periodicidade mensal pode não ser a mais adequada.

Um negócio que tenha ritmo muito acelerado de recebimentos e pagamentos, por exemplo, com muitos lançamentos diária e semanalmente, fica mais seguro se realizar os fechamentos a cada semana. Isso porque, nesse caso, apurar os saldos mensalmente poderia fazer com que problemas de descontrole nas contas passassem despercebidos, sendo constatados somente muitos dias depois, no fechamento mensal.

Ignorar pequenos valores

O conceito de valor irrisório é relativo, sendo o número maior para uma empresa e menor para outra. Mas todo empreendimento lida com pagamentos de contas pequenas, que individualmente podem ser consideradas irrisórias no contexto geral.

O problema de ignorar essas contas está na soma delas durante o tempo. Isso depois de seis meses ou um ano pode gerar um buraco no caixa, referente a valores que baixam o saldo e não são conhecidos. Logo, quando isso acontece, não se sabe porque determinado montante falta no caixa.

Não atualizar constantemente

Esse é um dos erros de fluxo de caixa mais comuns em pequenas empresas e startups, pois são negócios que normalmente operam com estruturas enxutas, equipes pequenas e sócios com responsabilidades diversas. Nesse cenário é comum que tarefas relacionadas ao administrativo e ao controle financeiro fiquem em segundo plano, para quando sobrar algum tempo.

Se existir organização e uma centralização de comprovantes, principalmente de pagamentos feitos, dificilmente o fluxo será prejudicado pela falta de lançamentos. Mas mesmo assim pode ocorrer a identificação de problemas de controle ou erros bastante tempo após eles terem se consolidado, lá quando o documento for atualizado.

Lançar receita não realizada

Muitas vezes, existe diferença entre negócio fechado e faturamento efetivado. E o fluxo de caixa somente deve considerar valores que de fato já saíram ou entraram.

Imagine que o negócio feche um contrato de serviços de seis meses no valor total de R$ 3 mil, pago em parcelas mensais de R$ 500 ao longo da contratação. Na hipótese, não pode ser feito o registro de uma entrada de R$ 3 mil, e nem mesmo de R$ 500 se a primeira mensalidade não for paga no momento do fechamento.

Ao cometer esse erro, o gestor veria, no fechamento desse mês, um saldo errado, com R$ 500 a mais. Ou pior, com uma adição inexistente de R$ 3 mil. E como o fluxo serve também de ferramenta gerencial, para controle e tomada de decisão, valores errados no saldo podem conduzir a decisões erradas.

Não projetar o fluxo

O fluxo projetado é o documento ideal para o lançamento de receita ainda não recebida e despesas futuras, no intuito de ter a maior previsibilidade financeira possível no curto prazo e a capacidade de se adiantar a possíveis dificuldades ou cenários positivos que permitam investimentos.

Por essas potencialidades da projeção que citamos, não fazê-la é um dos erros de fluxo de caixa no critério gerencial.

Lançar pagamentos pessoais

O fluxo corrente e o projetado devem evidenciar a realidade financeira da empresa, por mais que ela não seja positiva. Misturar gastos feitos como pessoa física é um ato que mascara essa realidade.

Se o proprietário paga despesas pessoais com dinheiro das contas de pessoa jurídica, depois faltará dinheiro para pagamentos das obrigações empresariais. Então, o que será feito para cumprir com elas será o pagamento dessas contas com dinheiro de origem da pessoa física. Depois disso, como saber se o caixa calculado está correto, se o negócio se mantém com saúde ou se está realmente em dificuldades financeiras?

Não categorizar as despesas

Principalmente no início, startups e pequenos empreendimentos podem ter um número muito baixo de despesas e isso pode momentaneamente dispensar a categorização. Mas a partir de algum volume ela se torna necessária para que se consiga visualizar sem dificuldades o quanto cada tipo de gasto leva do faturamento.

A categorização auxilia na identificação de despesas desnecessárias ou em excesso e na leitura da quantidade de contas a pagar inseridas na estrutura de custos, avaliações importantes para um bom planejamento orçamentário.

Não adequar os ritmos de pagamentos e recebimentos

Controlar o fluxo vai além de fazer os registros e cálculos no documento, englobando também ações que vão impactar nos resultados dele.

Na realização de compras e contratações, as negociações com fornecedores e condições aceitas devem levar em conta o ritmo dos recebimentos, evitando que o caixa constantemente fique com saldo muito baixo ou até negativo.

Arriscar nas projeções

O fluxo projetado, na parte de faturamento, pode contar com valores esperados de negócios já fechados e também de receita prevista considerando o histórico do negócio. Quando for o segundo caso, a previsão tem de ser conservadora para que não se tomem decisões tão arriscadas quanto as projeções feitas.

O mesmo vale para gastos cujos valores variam de mês a mês. Aqui o equívoco seria lançar por otimismo contas que se mantêm ou são reduzidas.

Não usar os documentos na gestão

Tanto o fluxo corrente quanto o projetado não têm muita utilidade se são atualizados, calculados e depois armazenados. Como mostramos em alguns exemplos ao longo do texto, eles podem, e devem, ser utilizados na prática para gerenciar a empresa.

Se você perceber em um fechamento que o saldo está bastante positivo, procure também observar porque isso aconteceu e se tal situação tem probabilidade de se manter em curto prazo. Aproveite também para usar os números registrados para obter resultados de outros indicadores, como margem de lucro operacional e índice de liquidez de caixa.

E aproveite, já que está se informando sobre o assunto, para ler o nosso guia completo sobre elaboração e manutenção do fluxo de caixa.

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