Após alguns descuidos com obrigações de pessoa jurídica, pode ocorrer de o empreendedor se deparar com seu cadastro na Receita Federal contendo o status de CNPJ inapto. Isso significa que ele está com alguma pendência duradoura e é, momentaneamente, inapto para operar de acordo com o órgão.
Mas a situação, apesar de alarmante em primeiro momento, pode ser revertida, pois o CNPJ volta ao status de ativo após o negócio regularizar as pendências que foram o motivo da situação de inaptidão.
Neste texto, vamos abordar as razões que podem levar a empresa a ser considerada inapta e, caso ocorra, como regularizar o CNPJ.
Quando o CNPJ fica inapto?
Se a empresa deixar de entregar declarações por dois anos ou enviar escriturações com erros (inconsistências) — sejam elas quais forem —, o status poderá ser modificado para inapto. E isso também vale para o CNPJ que não está sendo utilizado pelo autônomo ou profissional liberal no momento, pois nesse caso é exigida a declaração anual de inatividade, emitida no site da Receita pelo contador do negócio ou seu responsável.
Para CNPJs ativos, o cuidado é com as obrigações de rotina, como Defis para optantes pelo Simples Nacional e declarações do sistema Sped para quem está no Lucro Presumido.
Havendo dúvida se há alguma pendência de entrega ou inconsistência, pode-se solicitar uma Certidão Negativa de Débitos (CND) para ter certeza se algo foi omitido ou um erro de escrituração foi identificado por órgão público, pois as CNDs também apontam tais ocorrências e não apenas dívidas com impostos e contribuições.
Por exemplo, emitindo a CND da Receita Federal é possível saber se a Defis, considerando uma empresa do Simples, foi entregue quando exigida, já que a não liberação dessa CND pode ocorrer também por omissão de entrega da Defis.
Mais dificilmente, pode ocorrer também a inaptidão pela não localização da empresa, que é quando ela não consegue ser encontrada no endereço fiscal que consta no CNPJ.
Débitos com impostos, mesmo que devam ser sempre evitados, não contribuem para a inaptidão, mas podem gerar outras consequências negativas, como a perda da opção pelo Simples Nacional e cancelamento das CNDs.
O que o CNPJ inapto pode causar?
Como diz o nome, seus efeitos práticos tornam a empresa inapta a operar, como:
- impossibilidade de emissão de notas fiscais a clientes;
- impossibilidade de manter uma conta bancária PJ (as instituições financeiras checam as situações cadastrais de seus clientes rotineiramente e não permitem contas de CNPJs inaptos);
- recusa de clientes para fechar negócios e/ou assinar contratos.
Por fim, como efeito mais drástico, a Receita Federal, depois de algum tempo, pode baixar de ofício o CNPJ inapto. Isso significa que não existe mais a possibilidade de reativação daquele cadastro, de sua mudança para CNPJ ativo (o que na prática é a extinção do negócio), mas as pendências financeiras são mantidas e têm de ser regularizadas, sendo passadas para a responsabilidade de pessoa física do sócio.
Como regularizar o CNPJ inapto?
O primeiro passo é identificar todas as pendências que a empresa possa ter para que se possa saber se a inaptidão se deu por falta de envio de obrigações, por entregas inconsistentes ou por ambos os motivos. Além de consultar o perfil da empresa no e-CAC, Centro de Virtual de Atendimento na Receita, é necessário solicitar as CNDs disponíveis em diferentes esferas e órgãos para entender com quais o negócio não está em dia e por quais motivos.
Depois, junto ao envio das obrigações emitidas e à correção das escriturações com erros, as multas geradas por esses fatos devem ser pagas.
Feitas as entregas, a situação cadastral volta a CNPJ ativo em até 72 horas. E as multas por atraso geradas na entrega das declarações omitidas, ou na correção de escriturações, podem ser pagas dentro de um prazo de 30 dias. Enquanto isso, possíveis débitos com impostos podem ser negociados e parcelados para facilitar a regularização total.
Como o processo pode ser complexo, o ideal é contar com ajuda de um contador já desde a busca pela identificação das pendências para passar por todo ele corretamente e conseguir a reversão da situação cadastral.
Quais são os outros status de CNPJ?
Além do ativo e do inapto, há outras situações cadastrais, classificadas a depender do momento da empresa e de constatações dos órgãos públicos.
O status de suspensão ocorre quando é verificada alguma inconsistência nos dados de cadastro da empresa, quando o negócio interrompe as operações temporariamente ou também quando declarações são omitidas ou entregues com erros.
Já o CNPJ baixado é o que foi baixado de ofício pela Receita Federal, como citamos anteriormente, ou pelos próprios sócios. E quando ocorre a dissolução do negócio o status pode ser o de CNPJ extinto. Ambos os casos não permitem reversão.
Outra situação negativa, mas que permite regularização e reversão, é a de CNPJ nulo, aplicação feita quando existe alguma duplicidade de registro, inconsistências cadastrais ou suspeita de fraude.
O negócio inativo, também citado acima, é aquele que ficou por mais de um mês sem qualquer operação, mas isso também pode ser modificado.
Agora, se o seu CNPJ está com qualquer status que não seja o ativo e deseja regularizar a situação para operar, pode contar conosco para colocar tudo em dia ou fazer sua formalização.