Mesmo contando com a assessoria de um escritório contábil, há tarefas que são responsabilidades internas da empresa e fazem parte de rotinas ligadas às atividades fim e às contas a pagar e receber. Portanto, cometer erros contábeis, fiscais e financeiros nessas tarefas pode gerar uma série de problemas, trabalhos adicionais e gastos a mais.
É claro, mesmo sendo atribuições internas e do dia a dia, o negócio pode contar com ajuda do seu contador tirando dúvidas e solicitando instruções. Basta que se atente a tópicos como os que vamos abordar a seguir.
Não armazenar os arquivos XML
Quando uma nota fiscal é emitida ou recebida, ela gera um arquivo XML. Para a legislação e os órgãos públicos, é esse arquivo que tem validade, e não o documento que pode ser visualizado e impresso, normalmente em PDF.
Então, o que deve ser armazenado pelo prazo legal de cinco anos são esses arquivos, responsabilidade que é interna do negócio e não do escritório de contabilidade que o atende. Se a empresa passar por uma fiscalização ou auditoria do Fisco, será o banco de dados com os XML emitidos e recebidos que terá de apresentar para comprovar a conformidade.
Não elaborar uma agenda tributária interna
Cada esfera de fiscalização, municipal, estadual e federal, conta com sua própria agenda e esses calendários condensam todas as obrigações, entre impostos e declarações, que podem ser exigidas de todos os tipos de empresas.
Para facilitar a visualização das obrigações específicas que devem ser cumpridas, o ideal é filtrar cada agenda e tirar delas as que dizem respeito apenas ao empreendimento, juntando elas em uma agenda própria interna. Assim, é mais difícil que ocorram confusões em meio a um grande volume de obrigações e prazos listados em calendários gerais.
Errar na emissão de notas fiscais
De maneira direta, a nota emitida com erro significa a emissão de um documento de cunho fiscal com inconsistência, que pode gerar retrabalho para correção e é ocorrência passível de multa pelo Fisco.
Indiretamente, como consequência, são gerados erros contábeis em declarações, pois elas são elaboradas com os dados extraídos das notas fiscais. Logo, mais documentos inconsistentes, sujeitos a retrabalho e multas, são transmitidos pelo negócio.
Não fazer planejamento tributário
Em suma, o planejamento tributário visa pagar o menos possível em impostos e deixar a empresa preparada para cumprir com suas obrigações corretamente e com fluidez.
Quando o planejamento não é feito, os transtornos podem ocorrer mais facilmente e os dias próximos aos prazos legais podem ser de bastante transtorno para realização de tarefas e encontro de informações. Também pode acontecer de o negócio perder oportunidades, como de reduzir os impostos a pagar a partir de uma mudança de regime tributário, o que exige análise e simulações antecipadamente.
Misturar contas pessoais e empresariais
Isso acontece mais comumente em empresas pequenas, principalmente com apenas um sócio e proprietário. O resultado dessa mistura é uma desorganização nas finanças, especialmente no controle de contas a pagar e receber, e nos dados que devem ser armazenados e são utilizados para obrigações contábeis e fiscais. Ou seja, é um erro de natureza financeira, mas que gera erros contábeis e fiscais.
Para a gestão em si, essa prática pode esconder problemas que só ficarão evidentes quando seus efeitos se tornarem maiores e mais perigosos, como baixas margens de lucro e giro de caixa inadequado às necessidades e obrigações da empresa.
Aceitar notas recebidas com erros
Isso acontece muito quando o único dado que é conferido: o valor a ser pago a quem mandou o documento. Mas a nota com valor correto pode ter equívocos nos dados do negócio, na descrição do produto ou serviço, nos impostos e em códigos de classificação fiscal.
Como os documentos recebidos também são exigidos em declarações da empresa, aceitar notas com equívocos também afeta o cumprimento de obrigações com o Fisco.
Ignorar pequenos valores
Muitas vezes compras pequenas da empresa, como de pouco material de escritório ou itens para cafezinho, são ignoradas tanto pela natureza quanto por se tratarem de valores pequenos. Porém, tudo o que é comprado para a empresa, e pelo CNPJ, deve entrar nos documentos financeiros, contábeis e fiscais.
Ignorar esses valores também gera erros de fluxo de caixa e outros relatórios ao fim do ano, quando diversas compras pequenas não receberam atenção nos controles do negócio.
Não investir na contabilidade colaborativa
Relativamente novo, o conceito diz respeito a uma prestação de serviços de contabilidade na qual o escritório cuida de mais do que apenas as obrigações acessórias e os impostos. O prestador também auxilia em finanças e gestão, podendo mesmo rodar rotinas que normalmente contadores ignoram, como as financeiras pela terceirização do financeiro.
Além disso, o contador dedicado a atender a empresa e acompanhá-la também age de forma proativa, dando ideias ao gestor e apontando erros contábeis antes de a empresa percebê-los por conta de problemas, sem que o empresário precise solicitar ajuda.
Contabilidade colaborativa é o modelo com o qual trabalhamos, entregando as formas adicionais de atuação que acabamos de citar.
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