Todo empreendimento, além das obrigações e burocracias comuns, conta com especificidades, o que não é diferente na contabilidade da empresa de tecnologia. Não atentar a esses pontos gera riscos como as conhecidas punições de órgãos de fiscalização e dificuldades para gestores, que precisam de informação para tomar decisões e desenhar rotinas.
Para ajudá-lo com isso, abordaremos no texto oito tópicos que exigem atenção especial, explicando o que motiva esse cuidado e quais são os possíveis problemas decorrentes de não tê-lo.
Contabilização de bens imateriais
Parte do patrimônio e das obrigações a pagar de negócios da área de tecnologia têm como fator softwares e outros bens imateriais, que são mais dificilmente contabilizados, mas não podem deixar de entrar na escrituração dada a relevância que eles têm. Aliás, em empresas modernas é possível que a maior parte do patrimônio da empresa seja composta por bens intangíveis.
Os principais lançamentos desses ativos dizem respeito ao registro de valor das ferramentas que a empresa criou e fazem parte de seu patrimônio e à amortização de licenças e sistemas adquiridos de terceiros, que serão integrados ao ativo não circulante, mais precisamente na subdivisão intangível.
Erros e falta de lançamentos na contabilidade da empresa de tecnologia, ao descrever e valorar ativos imateriais, causam discrepâncias e inconsistências nos documentos que exibem os resultados do empreendimento e até mesmo no momento de calcular o valuation do negócio, seu valor de mercado, tópico que abordaremos agora.
É importante que se atente, antes da contabilização, a o que a lei exige para que um intangível possa ser classificado como patrimônio no ativo:
- a mensuração de seu valor tem de ser possível e confiável;
- os benefícios de seu uso devem ser possíveis de comprovar;
- o bem deve ser passível de negociação, transferência, venda ou aluguel.
Os fatores mais utilizados para mensuração de patrimônio imaterial são custo de aquisição e capacidade de geração de caixa. Por exemplo, um software que a empresa criou e licencia para seus clientes utilizarem por assinatura será avaliado principalmente pelo fluxo de caixa descontado, que é o quanto de receita o sistema gera e tende a gerar por projeção com a dedução de suas despesas de manutenção.
Formação do valuation
O valor de mercado da empresa leva em conta todos os tipos de ativos, os passivos, a capacidade de geração de caixa e outras especificidades que ela pode ter. Além disso, existem diferentes métodos de realizar o cálculo, para situações distintas, como pré-investimento, pós-investimento e para fusão ou aquisição.
Na maioria das empresas, pequenas e médias, o processo é necessário para buscar uma parceria de mercado, conseguir aporte de investidor ou vender o negócio após se chegar a um patamar de crescimento de destaque.
Um equívoco no cálculo pode passar ao possível investidor, parceiro ou comprador a mensagem errada se for para mais, ou deixar os gestores em desvantagem nas negociações se o erro for para menos.
Para evitar um cálculo inadequado, a empresa pode analisar os métodos de forma de valuation e escolher o que mais se encaixa nas características da empresa, o que já dá uma linha de raciocínio confiável para se chegar ao resultado.
O modelo de fluxo de caixa descontado, que já citamos, é o que utiliza as projeções e os valores históricos de geração de caixa, considerando também os riscos do negócio e seus custos. O período de projeção utilizado vai de 5 a 10 anos.
No método de múltiplos de mercado são avaliados indicadores do ramo de atuação da empresa e, com base nesses indicadores, ela é comparada com os seus concorrentes e o valor de mercado deles. Como principal métrica interna do negócio utiliza-se o seu lucro antes da aplicação de impostos, depreciação de ativos e amortização de dívidas.
Outro que vamos citar, por ser um dos mais utilizados, é o método de valor patrimonial, no qual o principal número que baliza o resultado é o patrimônio apresentado no Balanço Patrimonial.
Definição legal das atividades
Quais atividades colocar no CNPJ ao abrir a empresa ou realizar uma alteração em produtos ou serviços é uma dúvida comum dos empreendedores da área de tecnologia, pois somente para o ramo existem centenas de tipos e subtipos.
Definir corretamente as atividades empresariais não é necessário somente para a documentação ser formalizada corretamente, mas também para a devida apuração de impostos, já que há atividades que são tributadas de maneiras distintas mesmo quando fazem parte do mesmo mercado. Aliás, no Simples Nacional pode ocorrer de uma atividade estar sujeita a dois anexos, duas diferentes tabelas de impostos, o que mais uma vez depende do enquadramento feito, além de números de receitas e da folha de pagamentos.
Se a empresa prestar serviços para fora do país, precisa ainda atentar ao que a legislação aceita como serviço exportado para fins de aproveitamento de isenção de impostos. Por exemplo, serviços cujos resultados são percebidos ou produzidos dentro do país, mesmo que pagos por empresa situada no exterior, são tributados normalmente como serviços nacionais.
Logo, se o serviço pago por cliente estrangeiro tiver essa característica, e a empresa não pagar ISS, Pis e Cofins, siglas isentas na exportação, estará sonegando tributos e no futuro pode ter eles cobrados com juros pelo Fisco, além de sofrer sanções ou ser multada.
Formatos de contratação
Já existia mais de uma forma de contratar funcionários, mas diversas outras foram adicionadas com novas leis sancionadas nos últimos anos. As principais possibilidades atualmente são:
- por tempo indeterminado, que é a modalidade mais comum;
- contrato temporário com prazo máximo de 270 dias;
- por regime de produtividade, com cuidado para que o contratado receba no mínimo um salário mínimo ou proporcionalmente;
- regime de estágio;
- regime de menor aprendiz;
- contrato intermitente, no qual o funcionário atua em momentos espaçados mediante as necessidades da empresa;
- jornada parcial: até 30 horas semanais;
- teletrabalho, o chamado home office.
Junto aos nomes técnicos e às classificações legais, esses modelos de contratação trazem diferenças em aspectos como:
- direitos trabalhistas obrigatórios;
- outros deveres do empregador com os contratados;
- tipos de vínculo possíveis entre as pessoas e a empresa;
- documentação a ser produzida;
- prazos máximos das relações de trabalho;
- participação de um terceiro negócio para intermediação das contratações.
Quando uma modalidade é escolhida, suas regras devem ser seguidas totalmente, sem que direitos e deveres de outros formatos se misturem com os previstos para a relação que foi formalizada na ocasião. O desrespeito ao regramento de um modelo de admissão pode ser punido pela Justiça do Trabalho e exigir pagamento de indenização ao ex-contratado.
Registro das faturas em serviços internacionais
Negócios da área de tecnologia que exportam serviços precisam emitir duas faturas para seus clientes de fora do Brasil: a invoice e a commercial. A primeira é o documento de cobrança desse tipo de operação, enquanto a segunda é como a nota fiscal de âmbito internacional.
Junto às notas fiscais nacionais, ambas as faturas devem ser lançadas na contabilidade, com históricos e os valores em reais, seguindo a taxa de câmbio correta de suas datas. Para facilidade de identificar a quais operações as faturas pertencem elas devem ser referenciadas entre elas e as notas fiscais.
O ideal é que as faturas sejam registradas como valores a receber, tendo seus saldos provisionados em contas a receber. Depois, com a efetivação dos depósitos internacionais recebidos, esses saldos são contemplados e os valores passam para a conta de faturamento.
Outro detalhe interessante é colocar nos históricos de faturas e notas os valores das taxas de câmbio aplicadas, evitando que elas precisem ser buscadas e recalculadas em consultas e avaliações posteriores.
Separação de receitas e despesas de serviços internos e externos
Contabilmente não é uma obrigação ter essa segmentação, mas para a gestão financeira e empresarial faz diferença para análises e tomada de decisões.
A separação ajuda a entender as margens de lucro de cada tipo de serviço, qual o impacto deles na estrutura de custos e em quais fontes fazer cortes ou investir.
Se os impostos, as despesas de atendimento e o faturamento são apenas totalizados para todas as operações, insights são perdidos pela perda de capacidade analítica dos relatórios produzidos.
Ajuste de valores modificados pelo câmbio
Imagine que você emitiu a commercial invoice e a nota fiscal no dia 10 e enviou ao seu cliente no exterior. Então, ele fez a transferência do pagamento no dia 12, o que fez com que o valor recebido em reais tenha sofrido alteração, por mais que o acordado na moeda estrangeira tenha se mantido.
Nesse caso, é preciso atentar ao fato de que o câmbio muda diariamente. E a contabilidade não pode ter a provisão de um valor a receber e o lançamento do mesmo recebível efetivado em valor diferente, pois configura-se inconsistência na escrituração contábil pela diferença positiva ou negativa entre saldos.
Portanto, deve-se ter atenção às datas nas quais os documentos serão emitidos e alinhar os pagamentos juntos aos clientes para conciliação. Ocorrendo o que exemplificamos acima, é necessário fazer os ajustes para eliminar inconsistências.
Automação e escala de contabilidade e backoffice
Aqui o ponto de atenção é a como a contabilidade da empresa de tecnologia pode ser melhor gerida e aproveitada pelos decisores, junto a rotinas administrativas mais produtivas e que rodam de forma mais inteligente. Tudo isso com as duas áreas, contabilidade e backoffice, sendo escaláveis: com processos replicáveis e que se adaptam a alto crescimento de demanda sem geração de custos maiores na mesma proporção.
As rotinas administrativas e a contabilidade podem ter todo o trabalho manual eliminado e serem integradas entre si e com outros processos, com os das rotinas financeiras. Essas integrações conseguem gerar dados de mais qualidade e mais abrangentes aos gestores, sempre atualizados em tempo real, com a necessidade de contratar menos pessoas e ferramentas para a realização dos trabalhos.
Por exemplo, com ajuda do contador, a empresa pode ter seu sistema de controle financeiro e contábil na mesma ferramenta, estando ela integrada a outras que o negócio utiliza no âmbito administrativo, como aplicativo bancário, emissor de notas fiscais e plataforma de cobrança de clientes via boleto ou cartões. Assim, o sistema concentra os dados de todas essas transações, recebendo informações das demais fontes, e as aloca na escrituração e nos relatórios gerenciais financeiros.
Com a montagem dessa estrutura e validação do seu funcionamento após alguns testes na implementação, o modelo de funcionamento pode ser mantido por muito tempo com a mesma equipe e as mesmas despesas, enquanto o negócio adquire mais clientes e a demanda de rotinas administrativas cresce, mas se mantém sendo bem absorvida.
Tendo atenção a esses pontos da contabilidade da empresa de tecnologia, e montando a estrutura escalável e automatizada que explicamos, diminuem as chances de o negócio cometer erros e como consequência ser punida pelo Fisco e atrapalhada no seu gerenciamento.
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