Uma API de contabilidade é um mecanismo que permite integrar a tecnologia do escritório contábil da empresa às ferramentas que ela utiliza em suas rotinas administrativas e para cumprimento de obrigações.
Por essa forma de integração, o fluxo de dados entre sistemas e aplicativos, internos e externos, é automatizado e passa a ocorrer em tempo real, com compartilhamento entre as tecnologias e alocação das informações nos softwares de forma parametrizada. Também, tarefas podem efetivamente serem realizadas de maneira automática, sem que haja necessidade de participação humana.
Veja alguns benefícios na prática de adotar esse recurso.
Troca mais exata de dados
Pelo mecanismo, informações relacionadas a finanças, contabilidade e rotinas administrativas em geral transitam entre a empresa e o contador, e até mesmo internamente apenas entre ferramentas utilizadas pelo negócio, sem que os dados passem por seres humanos. E, como sabemos, as pessoas podem cometer erros quando lidam com grande quantidade de números frequentemente.
Dessa forma, as informações produzidas pelas tecnologias são enviadas de umas para outras automaticamente. Isso garante a exatidão desses números e reduz a quantidade de erros cometidos em tarefas operacionais e gerenciais que envolvem tais dados.
O trânsito e o compartilhamento de dados errados pode gerar retrabalho em grande volume e prejuízos financeiros para o negócio. Por exemplo, se o responsável pela apuração dos tributos receber informações inexatas, o cálculo também será equivocado e a empresa pode pagar impostos desnecessários ou deixar de pagar algo obrigatório, ficando sujeita ao prejuízo ou a uma multa fiscal. E desfazer todo esse problema gera retrabalho e consome tempo que poderia não ser desperdiçado.
Movimentação de dados em tempo real
Essa movimentação é automática e instantânea, não dependendo de ação ou mesmo alguma intermediação ou aprovação humana. Então, quando uma informação é criada ou inserida em um sistema/aplicativo, no mesmo momento também é alocada nas demais tecnologias que foram integradas via API de contabilidade, incluindo as utilizadas pelo contador para cumprimento das obrigações da empresa e prestação de outros serviços.
Esse recurso evita que ocorram esquecimentos e confusões em relação ao trânsito e ao compartilhamento de dados internamente e com o escritório de contabilidade. Além disso, elimina parte do trabalho que antigamente era necessário para tais tarefas e reduz a quantidade de papel utilizada no backoffice.
Também é um recurso que auxilia principalmente em tarefas gerenciais, pois toda informação que qualquer gestor consulta para análise ou tomada de decisão está sempre atualizada e é confiável como base para a avaliação ou estratégia que será desenvolvida.
Melhoria no fechamento mensal
Junto à apuração do faturamento, o fechamento mensal envolve cálculos relacionados a despesas, margem de lucro alcançada, valores da folha de pagamentos e impostos. Aproveitando uma integração entre as ferramentas utilizadas e o escritório contábil, o fechamento pode ser realizado mais rapidamente e com maior segurança em relação à exatidão dos dados.
Uma das vantagens é a possibilidade de eliminar os cálculos manuais e a segmentação de números. Por exemplo, tanto o faturamento do mês quanto as despesas podem ser buscadas nas ferramentas em relatórios gerais e também detalhados por critérios como tipo de despesa e receita por produto/serviço.
Errar o fechamento pode gerar problemas como pagamento incorreto de impostos, inclusive a mais do que o devido, cálculo errado da margem de lucro e inconsistência nas declarações entregues ao Fisco, ocorrência sujeita a multas.
Eliminação de papel
A prática de imprimir cópias de comprovantes, notas fiscais e outros documentos para entrega ao contador já está quase extinta das empresas, muito pela contabilidade online e pelo atendimento remoto. Mas ainda se utiliza muito papel internamente, como para compartilhar informações entre profissionais e setores, especialmente pelo fato de tecnologias distintas não terem acesso a determinados dados.
Associando a API de contabilidade a outras APIs, integrações nativas e hubs intermediadores de integrações, o negócio pode fazer com que qualquer número seja automaticamente e em tempo real compartilhado com outro sistema e entre membros das equipes.
Reduzir ou mesmo acabar com o uso de papel não é positivo apenas para economia de dinheiro, mas também de espaço físico utilizado. Junta-se a isso o fato de a redução ou eliminação ser prática ecologicamente correta e que melhora a imagem da marca perante os clientes.
Fim da junção de documentos para entrega à contabilidade
Como a principal função da API contábil é conectar as tecnologias usadas na empresa àquelas do escritório, o trabalho de buscar documentos, digitalizar papéis e calcular valores é totalmente dispensado, já que ferramentas como de vendas, ERP, gerenciador financeiro e até mesmo aplicativo de conta digital podem ser interligados à estrutura de tecnologia que o escritório aplica na elaboração de escriturações e demais obrigações legais.
Dependendo do volume de transações e do estágio de crescimento em que está o negócio, juntar documentos e fazer conferências manuais uma a uma pode tomar um dia inteiro de um profissional ou até mais tempo.
Automação de tarefas repetitivas
Como você pôde perceber ao longo do texto, é possível acabar com tarefas manuais e repetitivas, como procura de documentos, realização de cópias e cálculos. Logo, não são tarefas essenciais e obrigatórias, a menos que não sejam aplicados recursos para substituí-las. Além disso, são trabalhos que tomam muito tempo de funcionários e gestores, que ficam com menos expediente disponível para se dedicarem a funções mais valiosas para os resultados do negócio.
Ou seja, essa automação gera um ganho estratégico. Por exemplo, o profissional que trabalha com rotinas administrativas pode se empenhar mais em analisar e controlar a estrutura de custos, aproveitando horas que gastaria em conferências manuais de números e organização de documentos.
Isso porque, além das integrações que citamos, ocorre simultaneamente a automação financeira e fiscal da empresa, que nesse outro texto você pode entender mais como funciona e porque é importante.