Planejamento tributário para startups: o guia completo

Dentro do que a legislação permite, toda empresa pode desenvolver estratégias e ações para lidar melhor com as obrigações impostas pelos órgãos de fiscalização. Por isso, o planejamento tributário nas startups deve ser levado tão a sério quanto outros quesitos, inclusive os operacionais, que normalmente recebem mais atenção no dia a dia.

Esse planejamento deve começar logo na abertura da empresa. Porém, caso isso não seja feito, o momento de aplicá-lo é sempre o mais rápido possível. Depois, deve ser mantido e revisto frequentemente, até porque não beneficia o negócio apenas com a redução de custos em tributos. Ele também melhora o funcionamento da empresa em procedimentos fiscais e tributários e até na gestão.

Quer entender como? Saiba quais são os objetivos da estratégia, como aplicá-la e conheça 7 benefícios de colocá-la em prática.

Quais são os objetivos do planejamento tributário

A estratégia tem como meta geral ser benéfica à empresa em todos os sentidos, direta e indiretamente.

Para isso, são envolvidas informações diversas e abrangentes sobre a empresa e tomada de decisões para efetivar as vantagens constatadas no planejamento. Os principais objetivos que podem ser atingidos são:

  • Economia em impostos;
  • Redução da burocracia em relação às obrigações acessórias do Fisco;
  • Melhoria da organização contábil, financeira e gerencial do negócio;
  • Prevenção contra riscos de multas vindas dos órgãos de fiscalização.

São desejos que qualquer empreendedor tem para sua startup. Porém, nem sempre é fácil torná-los realidade planejando tributos e outras obrigações pela necessidade que existe na estratégia de dominar regras específicas, leis e formas possíveis de interpretá-las para a prática.

Daí a importância de contar com assessoria especializada para planejar as ações que vamos abordar a seguir — e conseguir os resultados esperados.

Como fazer um planejamento tributário para startup

Fazer simulações de carga tributária

Simular quais impostos seriam pagos pela startup em outro regime tributário é a melhor forma de avaliar se financeiramente o enquadramento atual é o melhor para ela ou se outro regime é mais adequado.

No intuito de obter respostas úteis na análise, é importante dividir a tarefas em duas partes. Na primeira calcula-se os tributos de acordo com os últimos meses de faturamento. Na segunda, baseando as projeções em receitas passadas e novos negócios recentes, o cálculo serve para comparar o que será pago aproximadamente com a possível despesa por um regime diferente.

Como apenas em janeiro o regime tributário pode ser modificado, não é possível recuperar dinheiro do caixa em outra época com a mudança, mas a decisão pode ser agendada para a primeira oportunidade de efetivá-la.

Nesse processo é necessário também buscar informação sobre os demais regimes tributários e seus detalhes, pois cálculos errados podem basear uma decisão equivocada e não vantajosa.

Revisar impostos pagos anteriormente

Qualquer imposto pago até cinco anos atrás pode ser recuperado ou compensado se o pagamento foi indevido ou devido mas incorreto em seu valor.

Saber se há dinheiro para recuperar exige que as apurações anteriores sejam revisadas, bem como as regras de apuração válidas nas épocas e como foi a formação das bases de cálculo utilizadas.

Na percepção de qualquer erro, com constatação de que existe uma recuperação assegurada, o procedimento específico, o que depende do tributo em questão, tem de ser feito.

Planejar a mudança de regime devida ao crescimento

Escalando e crescendo constantemente a startup fica cada vez mais próxima do momento em que terá de mudar de enquadramento tributário se for optante pelo Simples Nacional, pois existe um limite de faturamento no regime. Quando o limite é atingido e ultrapassado, não é mais possível continuar optando por ele.

Sendo assim, desde antes da necessidade de mudança é preciso simular cenários e estudar leis e regimes para escolher previamente o mais adequado. Ademais, planejar com antecedência as mudanças em processos, como internos relativos à emissão de notas e os contábeis, também é benéfico.

O preparo garante que no momento da troca não haverá turbulência, desorganização, pagamentos errados de impostos e cometimento de erros que geram multas.

Acompanhar a legislação tributária

Mudanças na legislação ocorrem com frequência e impactam diretamente as startups dos mais diversos portes. Quando uma alteração é sancionada, mesmo que não seja possível planejar-se para obter alguma vantagem, é obrigatório adequar-se a ela e às novidades impostas em obrigações tributárias, fiscais e contábeis.

Esse acompanhamento previne o negócio contra o recebimento de multas, erros em cálculos de impostos e retrabalho nas apurações e nas declarações. E ajuda a manter o correto planejamento de uma mudança de enquadramento prevista pelo crescimento do negócio.

Aumentar ou reduzir o pró-labore

Sobre o pró-labore dos sócios incidem o INSS, na alíquota de 11%, e o imposto de renda, cujo percentual fica entre 7,5% e 27,5%. Quanto maior é o valor do pró-labore, maiores são essas despesas vinculadas a ele.

Por isso, uma estratégia de redução de custos tributários pode ser a redução desse valor e aumento da retirada de lucro, que é totalmente isenta. Por exemplo, se a remuneração dos sócios da startup é de R$ 5 mil ao mês pode-se dividi-la em R$ 1 mil via pró-labore e R$ 4 mil via distribuição de lucros. No caso, a redução de custos ficaria em torno de 80%.

Por outro lado, elevar o valor do pró-labore também pode ser uma opção, pois dependendo do enquadramento tributário da empresa o valor dessa retirada pode influenciar na alíquota dos impostos sobre o faturamento.

Priorizar fornecedores de produtos de dentro do estado

Quando se compra mercadoria de um fornecedor de outro estado, seja para estoque de revenda ou para uso próprio da empresa, é preciso pagar a diferença de alíquota de ICMS, pois os estados brasileiros possuem regras internas para esse imposto e, portanto, alíquotas distintas.

Priorizando compras dentro do estado, se possível, o negócio livra-se de mais essa despesa tributária.

Não misturar contas pessoais e empresariais

Movimentar dinheiro de pessoas física e jurídica de maneira única desorganiza toda a contabilidade da startup.

Por exemplo, se impostos da empresa são pagos com dinheiro do empreendedor faz-se o registro contábil da quitação, mas não há como fazer o lançamento de saída de valor do caixa empresarial para o pagamento. Da mesma forma, quando uma conta pessoal é paga com dinheiro do negócio ocorre uma saída de pessoa jurídica sem o devido destino para o dinheiro.

Assim, a escrituração contábil acaba ficando cheia de falhas, falta de dados e fechamentos de saldos que não ocorrem. Consequentemente, os relatórios contábeis e financeiros deixam de ser confiáveis e exatos para análise e uso de informações para a tomada de decisões.

7 benefícios do planejamento tributário para as startups

1. Evita problemas com a fiscalização

A empresa que tem os tributos bem planejados não deixa de apurar corretamente os impostos e pagá-los dentro dos prazos. Então, não arca com multas e juros e assegura a manutenção de suas Certidões Negativas de Débitos (CNDs), emitidas pelos órgãos públicos.

Além disso, o planejamento tributário, como abrange totalmente o regime da empresa, garante o cumprimento das obrigações acessórias — declarações e transmissões — em dia e corretamente. E vale lembrar que descumprir tais obrigações rendem penalizações mais caras do que aquelas geradas quando se ignora ou atrasa pagamento de impostos.

2. Aumenta lucratividade e competitividade

Sejam tributos apurados sobre o lucro ou sobre o faturamento bruto, eles são despesas e entram na precificação dos serviços ou produtos. Porém, se a empresa encontrar uma forma de legalmente pagar menos impostos pode ao mesmo tempo elevar a lucratividade e reduzir seus preços.

Basta calcular a economia tributária possível e aplicar somente uma parte dela como redução de preço. Assim, o negócio aumenta seu lucro ao mesmo tempo em que torna-se mais competitivo cobrando valores mais baixos.

3. Permite à empresa ter mais recursos para investir e escalar

Caso o negócio já tenha preços competitivos ou seus valores não gerem número significativo de objeções nas vendas, pode-se mantê-los mesmo após a geração de economia em impostos. Então, neste caso, o que ocorre é uma elevação da lucratividade ainda maior do que a explicada acima.

Por fim, o negócio pode direcionar todo o lucro adicional às reservas de capital para investir em melhorias nos serviços, produtos e procedimentos ou na expansão da empresa, fazendo-a escalar mais rapidamente.

4. Qualifica a gestão financeira

A previsibilidade do planejamento tributário para as startups em suas apurações de impostos auxilia no controle de suas contas.

Por exemplo, o plano orçamentário e a projeção do fluxo de caixa, que consideram os tributos, tornam-se ferramentas mais exatas. Consequentemente, passam a ser mais confiáveis para o responsável utilizá-las nas tarefas de avaliar as finanças e tomar decisões.

5. Possibilita recuperar pagamentos indevidos

A legislação assegura o direito da recuperação de impostos às empresas que no passado pagaram tributos que não precisavam ou em valor maior do que seria devido. Portanto, caso o planejamento não seja prática mantida desde o início do empreendimento, o primeiro passo pode ser rever o que ocorreu anteriormente no momento em que ele for iniciado.

Assim, se qualquer pagamento for constatado como indevido, é possível solicitar sua recuperação. Em geral, o que ocorre é o recebimento de crédito tributário para compensação de imposto que será apurado à frente, e não a devolução do dinheiro. Mas o resultado é o mesmo, pois deixa-se de gastar ou economiza-se para cumprir as obrigações do presente ou do futuro próximo.

6. Permite reduzir a burocracia das obrigações

Como dissemos anteriormente, as empresas podem mudar de regime tributário. Os requisitos para isso são que a alteração seja feita no mês de janeiro e que o negócio não esteja impedido de realizar a troca por alguma característica sua, como faturamento anual ou atividades desenvolvidas.

Quando — observando os critérios — existe a possibilidade, a startup pode diminuir a quantidade de declarações a entregar e controles legais a fazer.

É o que ocorre quando um empreendimento sai do Lucro Presumido para o Simples Nacional. Neste caso, reduz-se a entrega de declarações ligadas a impostos e contribuições pela metade. Além disso, a apuração dos impostos fica simplificada, sendo feita apenas uma vez por mês e em cálculo unificado.

7. Reduz custos nas compras de materiais ou mercadoria

Seja para aplicar em prestação de serviços ou para vender, a maioria das empresas tem de adquirir produtos. Porém, as aquisições compreendem mais do que os valores cobrados pelos fornecedores.

Uma compra de fornecedor de outro estado pode exigir o pagamento da diferença de alíquota de ICMS entre regiões, o que citamos acima. Mas há outros custos nesse tipo de operação, como o frete. E se a empresa não for do Simples e tiver possibilidade de aproveitar créditos de ICMS, o frete da mercadoria pode gerar vantagem.

Apesar de o custo de transporte não poder ser eliminado, o responsável pode escolher receber a carga pela modalidade de frete CIF, quando o destinatário se responsabiliza pelo transporte. Neste caso, o negócio escritura a despesa do frete na escrita fiscal e, portanto, consegue usar créditos de ICMS por esse pagamento para reduzir seu ICMS a pagar posteriormente.

Percebeu as oportunidades que uma empresa tem para se beneficiar, até mesmo em situações que não envolvem a geração de faturamento? Elas são muitas, mas só podem ser aproveitadas quando o negócio investe tempo para fazer um plano e segui-lo.

Junto ao empenho, é importante ainda contar com a expertise de um escritório de contabilidade para startups que ajude os empreendedores a fazerem análises corretas e terem respostas confiáveis.

Outros fatores muito importantes no acerto do planejamento tributário para startups são documentos e informações que espelham a realidade da empresa e esclarecem fatos em números. Então, conheça os 5 principais relatórios contábeis e financeiros do seu negócio que você deve acompanhar.

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