Fluxo de caixa: entenda tudo sobre ele e aprenda como fazer

Fazer o fluxo de caixa é um dos passos básicos de uma boa gestão financeira. Mesmo assim, algumas empresas não o fazem ou deixam pontos importantes dele de lado que são muito positivos para as análises do negócio.

Apesar de parecer tarefa simples, após o começo é quando as dúvidas surgem e os erros aparecem. No fim, o gestor pode acabar desistindo de manter o controle dessa forma ou não aproveitando os benefícios que a ferramenta oferece.

Por isso, criamos este guia completo para ajudá-lo a implementar a ferramenta gerencial e mantê-la de forma que seja uma aliada para os bons resultados. Você aprenderá:

  • O que é o fluxo;
  • Quais são seus componentes;
  • Como fazer;
  • O que é o fluxo projetado e como fazê-lo;
  • O que é o fluxo operacional;
  • O que é o fluxo de financiamentos;
  • E como utilizar essas ferramentas na gestão do negócio.

O que é fluxo de caixa

O fluxo das entradas e saídas de dinheiro da empresa demonstra a realidade financeira do negócio levando em conta todas as movimentações.

Quanto à periodicidade, normalmente é mensal. Porém, o responsável pode decidir pela consolidação dos saldos de acordo com as necessidades da empresa, podendo ser diária, quinzenal ou semanalmente.

Quais são os componentes do fluxo de caixa

Comumente, a ferramenta gerencial é composta por saldo inicial, entradas, saídas e saldo final. Mas também pode-se adicionar o fator saldo operacional — o resultado periódico das entradas menos as saídas.

A diferença entre o saldo operacional e o final é que o primeiro demonstra o resultado exato do período, enquanto o segundo revela o resultado histórico. Assim, o responsável pode visualizar ambos os saldos e analisar o período separadamente e em relação ao total.

Veja um exemplo de fluxo com ambos os saldos para o período de um mês:

  • Saldo inicial: R$ 45 mil;
  • Entradas: R$ 72 mil;
  • Saídas: R$ 48 mil;
  • Saldo operacional: R$ 24 mil;
  • Saldo final: R$ 93 mil.

Neste caso, percebe-se que o último mês sozinho representou mais de 25% do saldo positivo acumulado historicamente e quase 50% do caixa acumulado até anteriormente.

Em tese, é um excelente resultado, que indica que é necessário seguir com as ações do período mostrado para manter os bons resultados, caso não tenha sido apenas uma sazonalidade.

Como fazer o fluxo de caixa

Temos dois regimes de manutenção para registros financeiros: o de caixa e o de competência.

Para fazer o fluxo de caixa utiliza-se o regime de caixa, mas o de competência também é importante para manutenção de lançamentos e realização de análises complementares por outros documentos.

Agora, entenda como os regimes funcionam e como se diferenciam.

Regime de caixa

Neste formato todas as entradas e saídas são registradas nos exatos dias em que são efetivas. Por exemplo, a empresa vende hoje para receber no mês seguinte e apenas na data do recebimento registra o valor como entrada.

No regime de caixa, mantém-se fielmente o histórico de movimentação do negócio, pois nenhum número não efetivado é registrado. Por outro lado, ele deixa margem de erro na visualização dos resultados por período.

Por exemplo, em um mês de poucas vendas mas com vários prazos de recebimento nota-se que houve várias entradas e grande lucro. No entanto, na prática, não é uma verdade sobre as operações — ainda que seja sobre as movimentações financeiras.

Por esses motivos, é necessário complementar este controle com demonstrações contábeis, nas quais o regime de competência é aplicado.

Regime de competência

Aqui o que determina a realização dos registros são os fatos geradores. Ou seja, compras, vendas e despesas realizadas a prazo são lançadas na íntegra assim que ocorrem e têm suas notas fiscais emitidas.

Com as atualizações neste regime, o responsável sempre sabe corretamente o resultado das operações feitas no período. Entretanto, o mesmo não ocorre com os resultados financeiros, o que demanda também o acompanhamento via caixa.

Na hipótese de uma venda parcelada ser feita e registrada por competência, ao final do período o documento mostrará um valor de entrada que não existe na totalidade em caixa. Então, se visualiza o fluxo em regime de caixa para que não ocorra uma constatação errada das finanças.

Como utilizar ambos os regimes?

Veja duas maneiras de sempre ter resultados financeiros confiáveis à mão utilizando os dois formatos:

  • Acompanhar os lançamentos pelo regime de competência no Livro Diário da contabilidade e fazer o fluxo pelo regime de caixa;
  • Visualizar os resultados periódicos no Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE) pelo regime de competência e manter o fluxo normalmente.

É necessário ter os registros disponíveis em ambos regimes porque cada um deles é utilizado em uma ocasião. Ademais, em algumas situações é preciso que resultados lançados por caixa e competência sejam vistos simultaneamente.

No geral, ganha-se muito em qualidade analítica quando existe a possibilidade de conciliar documentos de ambos os regimes para uma visualização geral e ao mesmo tempo segmentada.

Após a escolha do documento complementar

Depois de o responsável definir como será feito o acompanhamento complementar pelo regime oposto ao do fluxo, basta iniciar.

O primeiro passo é estabelecer a periodicidade. E o segundo é encontrar o ponto de partida calculando as disponibilidades — dinheiro em caixa e contas bancárias — ou visualizando-as na escrituração contábil.

A partir disso, é preciso manter os lançamentos sempre em dia, apurar os saldos operacional e final e analisar os resultados.

O que é o fluxo projetado

A projeção do fluxo serve para que se tenha a previsão da situação futura da empresa em relação a capital de giro e receitas e despesas.

Como fazer as projeções

Teoricamente, é necessário apenas fazer lançamentos futuros e calcular os saldos. Mas, na prática, alguns cuidados têm de ser tomados.

Pelo regime de caixa, o faturamento projetado de vendas e serviços deve ser registrado pelas parcelas tidas como recebíveis. Já as despesas previstas ainda não conhecidas podem ter os custos pagos anteriormente como base para datas e valores das projeções, enquanto parcelas a pagar já contraídas também entram no controle.

Por outro lado, para o complemento pelo regime de competência, o negócio precisa utilizar a receita de períodos anteriores como baliza para as previsões — não podendo considerar recebíveis para isso. E o mesmo é feito com os custos totais, sem levar em conta dívidas já feitas a pagar em parcelas adiante.

Organizados os formatos de manutenção dos lançamentos projetados, os demais procedimentos são de registro e realização de cálculos. Por último, temos a comparação entre valores previstos e realizados, uma das principais funções do fluxo projetado.

O que é fluxo operacional

O fluxo operacional leva em conta apenas as movimentações relativas às operações da empresa, como:

  • Vendas ou prestações de serviços;
  • Folha de pagamentos;
  • Compras de materiais e produtos;
  • Pagamentos de impostos.

Por isso, a ferramenta não considera, por exemplo, gastos com telefone, manutenções imprevistas do ativo e pagamentos de aluguel. Sua função é demonstrar apenas os resultados gerados com negócios da empresa, como lucratividade operacional e capacidade de geração de capital de giro.

O que é o fluxo de caixa de financiamentos

Este fluxo é uma ferramenta específica para o controle de movimentações geradas por aportes de capital na empresa, seja de investidores ou por meio de tomada de crédito.

Os lançamentos da manutenção desse controle podem ser:

  • Crédito tomado;
  • Capital creditado à empresa por investidores;
  • Valores pagos para amortização de capital tomado;
  • Juros pagos na tomada de crédito;
  • Emissão de debêntures;
  • Pagamento de direitos aos compradores das debêntures.

Como utilizar os tipos de fluxo de caixa na gestão

Aplicar as ferramentas apenas no controle das finanças e movimentações é desperdiçar todo o potencial que elas têm, pois são muito úteis para a administração da empresa na prática.

Veja 9 formas de aplicar os tipos de fluxo e as projeções na gestão.

Prever a necessidade de capital de giro

A projeção do caixa permite que o gestor preveja a situação posterior de receitas, despesas e saldos, e saiba se o capital de giro disponível futuramente será suficiente.

Essa previsão possibilita que, no caso de saldo baixo, algo seja feito com antecedência, como uma tomada de crédito. Consequentemente, o negócio não acaba se deparando com contas a vencer e sem dinheiro para pagá-las.

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Identificação de despesas elimináveis

A atenção a entradas e saídas que a realização do fluxo de caixa exige, além da visualização delas, facilita que o responsável identifique gastos desnecessários ou que podem ser pelo menos reduzidos.

Avaliar prazos concedidos aos clientes

Analisando as movimentações o gestor pode perceber se os prazos concedidos aos clientes não colocam em risco o cumprimento das obrigações.

Por exemplo, a cada 30 dias é preciso pagar fornecedores, funcionários e demais despesas fixas e variáveis. Na hipótese de a concessão de prazos estar deixando o negócio sem capital para pagar tais obrigações quando elas chegam, é preciso revê-los.

Avaliar os descontos concedidos

Quando vendas com desconto são feitas o correto é lançá-las integralmente e também registrar os descontos, como se fossem saídas.

Dessa forma, fica mais fácil avaliar o impacto que eles geram no caixa e na lucratividade da empresa, evitando que sejam concedidos descontos que colocam em risco a saúde financeira sem que o responsável perceba.

Identificar a necessidade de negociar com fornecedores

É sempre preferível pagar os fornecedores à vista ou no menor número possível de parcelas. Porém, fazer isso pode não ser possível pelo fato de uma grande saída ter potencial de deixar o caixa muito baixo.

Independentemente do caso, fazer compras e negociar prazos não devem ser tarefas feitas sem dados em mãos. É necessário ter um histórico financeiro do negócio confiável à disposição para decidir quais valores se encaixam nele sem que o capital de giro seja colocado em risco, tanto em pagamentos parcelados quanto à vista.

Calcular o ponto de equilíbrio

O ponto de equilíbrio da empresa ocorre quando ela iguala receitas e despesas no período, chegando a zero de lucro. A partir disso tudo o que é faturado representa faturamento líquido.

Tendo todas as entradas e saídas, o fluxo é a ferramenta ideal para o negócio manter o cálculo do seu ponto de equilíbrio sempre atualizado. Assim, o controle de quanto tempo mensalmente as atividades demoram para cobrir os custos e gerar lucro é mantido.

Com essa medição, o responsável pode planejar ações para atingir o equilíbrio em menos dias e, consequentemente, gerar lucro maior.

Acompanhar indicadores financeiros

Estabelecer e acompanhar indicadores é fundamental para medir o sucesso da gestão financeira e das ações relacionadas a setores diversos. E com a ajuda do fluxo de caixa, os seguintes indicadores podem ser analisados, além do próprio ponto de equilíbrio:

  • Ticket médio: o valor médio de cada venda — revelado pela divisão do valor total de entradas pela quantidade delas — é importante, por exemplo, para calcular o custo médio de cada produto ou serviço vendido e avaliar a lucratividade das operações individualmente;
  • Recebíveis: ajudam o negócio a identificar clientes inadimplentes e analisar se a realização do faturamento planejado está em sintonia com os gastos, não comprometendo o saldo do caixa.

Manter controle sobre aportes e seus pagamentos

Ainda que todas as movimentações relacionadas estejam na escrituração contábil da empresa e no fluxo de caixa, é melhor contar com uma ferramenta própria para o controle das entradas e saídas dessa natureza.

Veja as vantagens que o fluxo de financiamentos apresenta:

  • Rápida visualização dos custos de amortização e pagamentos de juros;
  • Facilidade no cálculo do custo efetivo total do crédito, que engloba todos os pagamentos feitos pela tomada de um capital de terceiro.

Auxiliar na tomada de decisões

Além de medir sucesso de ações e resultados finais, gerenciar uma empresa é também tomar decisões acertadas por ela, responsabilidade constante de empresários.

Como pôde perceber, todas as ações acima, junto à mensuração de saldos, exigem a tomada de decisões para que melhores resultados sejam alcançados ou erros sejam corrigidos. E o fluxo, com suas projeções e seus tipos, permite a realização de diagnósticos e fornece dados para que essas decisões sejam tomadas com bases reais e confiáveis.

Depois de ler este guia, você sabe tudo o que precisa sobre o fluxo de caixa, como fazer e sua importância para a gestão do negócio. Porém, ele é apenas um dos passos para ter um departamento financeiro excelente. Então, baixe nosso e-book gratuito e saiba como estruturar o setor financeiro para uma gestão impecável e qualifique ao máximo sua empresa.

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