Tipos de orçamento: como controlar a estrutura de custos da startup

Controlar a estrutura de custos de uma startup é muito importante para mantê-la enxuta e fazer dela um negócio escalável, motivo pelo qual os empreendedores sempre contam com ferramentas de orçamento para gerenciarem seus negócios. Mas peças orçamentárias não se limitam a itens e valores, pois existem diferentes tipos de orçamento e nem todos são adequados a todas as empresas.

Obviamente, os principais fatores para a escolha de uma ferramenta de controle de orçamento são as necessidades gerenciais da startup, mas situações específicas, o porte e outros quesitos também precisam ser observados para a definição de como os orçamentos serão estabelecidos para os períodos e acompanhados.

Então, conheça cinco formas de criar e monitorar o orçamento e saiba como optar pelo modelo mais adequado à empresa.

5 tipos de orçamento para startups

1. Orçamento de investimentos

Esse tipo de orçamento tem profunda ligação com o planejamento estratégico do negócio, pois define em quais áreas as disponibilidades serão investidas para atingir os objetivos documentados e quanto será destinado a cada área.

Portanto, o orçamento para investimentos deve ser elaborado junto ao planejamento estratégico, levando em conta todos os critérios diretos e indiretos de processos, tarefas e recursos necessários para colocar os planos em ação. Alguns dos tópicos que podem fazer parte desse orçamento são:

  • investimento em marketing e vendas, áreas que ajudam a startup a aumentar a sua fatia de mercado;
  • aquisição de ferramentas para melhoria da qualidade dos produtos ou serviços, visando posicionar o negócio como player de alto padrão e destaque no segmento;
  • aquisição de ferramentas para expansão da fatia de mercado ou da área atendida.

Além do planejamento, os relatórios financeiros e contábeis da empresa também devem ser observados, e em conjunto com os demais tipos de orçamento que citaremos. Isso porque o orçamento de investimentos deve ser condizente com a realidade da startup e não ser montado com base em otimismo, principalmente demasiado, mas sim em estratégias e indicadores.

Um desses indicadores, que é próprio do modelo de orçamento que estamos abordando agora, é o payback — tempo para que o investimento se pague. A previsão do payback tem de ser feita observando os valores disponibilizados para as diferentes áreas, o retorno gerado e o período necessário para isso.

Por exemplo, se o negócio investirá em uma estratégia de marketing nova esperando aumentar as vendas em 20% no primeiro ano, considerando um faturamento de R$ 150 mil no ano anterior, o retorno é de R$ 30 mil em 12 meses. Depois disso, basta visualizar o quanto será disponibilizado para a estratégia e analisar se o payback é satisfatório e está dentro das possibilidades da startup em relação a investimento e capacidade de manutenção dos gastos pelo tempo necessário para o retorno da aplicação.

2. Orçamento estático

A definição do orçamento estático é feita considerando o volume de vendas ou prestações de serviços para o seu período. A partir disso são elencados os processos necessários para entregar esse volume e os valores exigidos para suportá-los, como verbas para folha de pagamentos, aquisições de mercadorias e materiais e gastos operacionais.

Depois de estabelecidos os itens e valores, nenhum número pode ser modificado no orçamento, justamente por ele ser estático. Por conta disso, se posteriormente houver desvios, eles deverão ser registrado com tais, pois os limites do orçamento têm de permanecer estáticos.

O formato estanque desse orçamento ajuda os gestores a controlarem a estrutura de custos pela facilidade de identificar desvios. Por outro lado, é preciso ter cuidado na análise porque é possível que os apontamentos causem divergências.

Por exemplo, se a empresa gasta mais do que o estabelecido para a compra de materiais pelo aumento da demanda de serviços não significa que houve um desvio, mas sim que mais atividades foram necessárias para atender a mais clientes, o que é positivo.

3. Orçamento dinâmico ou flexível

O orçamento dinâmico permite que as definições tenham mudanças para mais ou menos durante o período para o qual foi projetado. Por esse formato, não há um volume de vendas ou serviços que determina as atividades de cada área e os valores destinados aos itens do orçamento, mas sim faixas de valores. Então, essa variação de prestações ou vendas determina a variação admitida para o orçamento.

No orçamento flexível quase todos os gastos, mesmo aqueles que fazem parte das despesas fixas, são considerados variáveis e podem ser modificados com o tempo. Por exemplo, é natural que se o volume de vendas for maior seja necessário investir mais em estoque. Porém, o orçamento flexível permite também que a despesa com funcionários — um custo fixo — aumente neste caso, o que pode ocorrer pelo pagamento de horas extras ou por contratações para aumento da equipe.

O cuidado a ser tido quando com esse modelo é com as faixas e as mudanças nos limites orçamentários. Ao mesmo tempo em que faz sentido elevar os gastos quando necessário, é preciso que exista controle para que desperdícios não ocorram, pois flexibilidade não é sinônimo de análise leviana de custos.

4. Orçamento de base zero

A base zerada significa que o orçamento da empresa não tem base histórica, pois os orçamentos passados não são levados em conta para sua elaboração. Assim, para o novo período as receitas e despesas são zeradas e uma nova peça orçamentária é criada.

Ou seja, uma nova previsão de faturamento passa a ser a meta e também a baliza para a definição das atividades da startup ao longo do próximo período e das verbas necessárias para elas e outros investimentos. Por isso, toda uma nova análise geral é feita para validar os processos internos e a destinação do dinheiro para elas, o que ajuda o negócio a não desperdiçar capital de giro ou seguir cometendo erros do passado.

5. Orçamento matricial

O método do orçamento matricial divide a empresa em matrizes, grupos de gastos, para segregação das disponibilidades entre eles. Além disso, para cada grupo um gestor de orçamento deve ser indicado para controlar a aplicação do dinheiro e acompanhar sua diluição entre os itens da matriz.

Por exemplo, parte do todo pode ser direcionada a um grupo de rotinas administrativas. Portanto, cabe ao gestor dessa matriz analisar as necessidades e fazer os cálculos para obter conclusões. A partir disso ele toma decisões como ter uma equipe interna e contratar ferramentas ou terceirizar o setor financeiro junto à contabilidade.

Outro grupo pode ser o de marketing e vendas, para o qual o valor disponível pode ser empregado na criação de uma estrutura interna completa ou no outsourcing das operações com contratações internas apenas pontuais para acompanhamento de estratégias e finalização de vendas.

Qual o melhor tipo de orçamento para minha startup

Além das necessidades do negócio, o seu tamanho precisa ser considerado no momento de escolher um modelo de controle orçamentário. Isso porque ele deve se encaixar à startup para ser agente de auxílio à gestão e à tomada de decisões.

Os formatos mais utilizados, por serem muito adequados às pequenas empresas, são os orçamentos estático e dinâmico. Então, se o seu negócio ainda é pequeno ou apenas fará seu primeiro orçamento, pode começar com um desses modelos.

Como alternativa aos anteriores, ou sendo ferramenta utilizada simultaneamente a eles, o orçamento base zero também serve para empreendimentos de porte pequeno e pode inclusive agregar inteligência analítica para as avaliações.

Já se a startup chegou aos estágios de crescimento ou escala, tendo mais estrutura, caixa e número de pessoal, pode fazer uso também do orçamento matricial. Como ele divide a empresa em matrizes e agrupa os custos, dá uma vantagem estratégia para a gestão financeira e acompanha melhor os processos e as complexidades de um negócio maior.

Por fim, se os gestores estiverem preparando-se para buscar ou já receber um aporte, ou a startup estiver em um ciclo de vinda no qual há bastante disponibilidade em caixa para aplicar me melhorias e crescimento, o orçamento específico para investimentos — em conjunto com os demais — deve ser colocado em prática para acompanhar a alocação dessas disponibilidades da melhor forma possível.

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