A primeira forma de uma empresa gerenciar as finanças quase sempre é com uso de planilhas, sendo a evolução da prática a adoção de plataforma de controle financeiro. Mas há negócios que resistem por um tempo, ou muito, a adotar a tecnologia e informatizar totalmente a gestão financeira.
É necessário realizar algum investimento para essa modernização, mas ela qualifica em muito a gestão e auxilia na tomada de decisão, além de aumentar a produtividade das rotinas de backoffice e deixar a empresa melhor preparada para as demandas internas de seu crescimento no mercado.
Se você ainda utiliza planilhas e precisa avaliar a implementação de um sistema, veja quais são as diferenças entre essas soluções de controle.
Número de ferramentas na mesma solução
A plataforma de controle financeiro da empresa pode ser ao mesmo tempo seu software de contabilidade, no qual o escritório contábil realiza a escrituração. Assim, os documentos e livros contábeis ficam sempre à disposição da empresa, diferente de quando o contador utiliza um sistema interno do escritório, sem que o negócio tenha total acesso a ele.
Com isso, o gestor pode acompanhar mais de perto o desenvolvimento de suas informações contábeis e dos resultados, podendo também utilizar para a gestão documentos como Balanço Patrimonial e Demonstrativo de Resultado.
Escalabilidade
Em finanças e backoffice, o crescimento da empresa se reflete em mais contas a pagar e receber para serem acompanhadas, mais notas fiscais a serem emitidas e maior número de dados gerados, que têm de ser organizados, armazenados, exibidos e utilizados em tomada de decisões.
Com a implementação de uma tecnologia que automatiza todas essas tarefas e aplica segmentações previamente configuradas em relatórios e tráfego de dados, inclusive com outros softwares, a empresa fica pronta para escalar suas atividades sem ter problemas e gargalos com rotinas administrativas.
Lembrando, a estrutura escalável, de setor ou de toda a empresa, é aquela que conta com processos que podem ser replicados em grande volume, são facilmente entendidos e não geram aumento de despesas na mesma proporção do crescimento de demanda a ser absorvida.
Integração com outras tecnologias
É muito mais fácil e produtivo integrar uma ferramenta financeira a outros sistemas, como emissor de notas fiscais e de cobranças, permitindo que os dados gerados por essas tecnologias sejam automaticamente, em tempo real, atribuídas a lançamentos de controle de contas a pagar e receber e do fluxo de caixa.
Isso elimina uma série de digitações e previne contra esquecimentos e erros de trabalhos manuais, além de agilizar a produção de informações e relatórios financeiros.
As integrações não exigem investimentos e muito trabalho, sendo feitas a partir de alguns cliques ou com a implementação de API ou sistema intermediador programada para a execução esperada.
Compartilhamento de dados
Ao usar planilhas, informações importantes podem ficar centralizadas em apenas uma pessoa, que está em posse das planilhas ou mesmo que criou uma própria para determinado controle por falta de uma solução integrada e disponível a toda a empresa simultaneamente. E isso dificulta o compartilhamento dos dados.
A automação financeira permite que todos os usuários das informações tenham acesso a elas permanentemente e facilita o compartilhamento, mesmo com pessoas externas à empresa, a partir de poucos cliques e com rápida segmentação dos documentos.
Controle de acessos e segurança
Contando com infraestrutura de segurança robusta, uma plataforma de controle financeiro apresenta como parte desses recursos a configuração dos usuários: quem pode ter acesso ao software e qual nível de acesso cada pessoa pode ter.
Trata-se de evitar tanto os acessos indevidos ao sistema quanto a funções e informações específicas às quais nem todo mundo deve ter permissão.
Além do controle personalizado dos usuários, os dados em um software são criptografados e armazenados em bancos de dados robustos e que contam até mesmo com recursos que bancos utilizam para proteger suas informações.
Uma planilha esquecida em uma pasta, enviada por e-mail ou duplicada pode facilmente ficar à disposição quem não deveria ter acesso aos dados contidos nela.
Funções e recursos
Sistemas contam com uma série de funcionalidades voltadas a dar produtividade às rotinas, inteligência à gestão e facilidade em geral na interação com funções e dados. Ainda há o fato de o desenvolvedor investir em melhorias constantes e adição de novas funcionalidades, visando qualificar e facilitar cada vez mais o trabalho dos usuários.
Parte dos recursos se encontra ainda no suporte, no atendimento ou no serviço de customer success incluso, cujos profissionais podem auxiliar no uso da ferramenta e em formas melhores de aplicar parâmetros, configurações e funcionalidades.
Atualizações
Planilhas dependem diretamente da disponibilidade e da organização das pessoas encarregadas de atualizá-las, condição que abre espaço para erros, esquecimentos e desorganização. Além disso, exigem emprego de tempo e até mesmo alguns conhecimentos técnicos para desenvolvimento de tabelas dinâmicas, fórmulas específicas, linhas, colunas, cruzamento de dados e outros itens.
Com a implementação correta e as devidas integrações feitas, um sistema se atualiza automaticamente e em tempo real.
Confiabilidade
Por exemplo, uma despesa ou receita digitada equivocadamente, ou não registrada, no segundo dia do mês irá gerar erros nos saldos de todo o período restante até seu fechamento. Se os dados são atribuídos aos controles de forma automática, as informações visualizadas são mais confiáveis pela eliminação dos possíveis erros humanos.
Então, se você quer qualificar a gestão financeira do seu negócio, conheça a nossa solução em serviços contábeis e de gestão para finanças com uso de plataforma de controle financeiro integrada à contabilidade e demais ferramentas da sua empresa.