Key Performance Indicators (KPIs) são importantes para os processo de qualquer área de um negócio, se dividindo entre financeiros, de desempenho operacional e vários outros. Mas como avaliar indicadores de sucesso? E como ter bons indicadores em mãos para as análises?
Uma boa gestão baseada em números deve se preocupar com os indicadores desde a definição, para posteriormente manter medições coerentes e que realmente podem ajudar no progresso da startup.
Neste post, vamos abordar esse processo todo, da escolha dos fatores de análise ao uso deles na prática. Acompanhe-nos.
Como definir indicadores corretamente?
A avaliação dos indicadores apenas pode ajudar em gestão e tomada de decisões se os critérios corretos forem estabelecidos para as análises. Para isso, os indicadores definidos devem ter características como:
- capacidade de revelar um resultado sobre algo importante;
- influência sobre o planejamento;
- relação com outros números e fatos;
- poder de reduzir riscos ou auxiliar em melhorias de ações.
Em suma, cada KPI monitorado deve ser eficiente, motivo pelo qual somente um restrito grupo de indicadores tem de ser acompanhado. Aqueles que não se referem a algo direta ou indiretamente decisivo para o negócio, como as chamadas métricas de vaidade, podem ser dispensados.
O uso de indicadores errados pode desperdiçar tempo do gestor, induzi-lo ao erro e ainda ocultar ameaças e oportunidades que seriam reveladas pela leitura dos indicadores corretos e relevantes.
Como obter os dados de indicadores?
Em primeiro lugar, os responsáveis precisam saber claramente o que eles buscam observar em cada resultado. Depois, devem procurar as melhores fontes para a geração das informações e definirem a periodicidade das avaliações.
Por exemplo, para o marketing focado em anúncios nas redes sociais, os relatórios das plataformas são as melhores fontes e os números provavelmente focam em volume de visualizações, contatos gerados, vendas e taxas de conversão. E o monitoramento pode ser semanal, tendo como objetivo otimizar pontos positivos, fazer testes e corrigir ações com pouco ou nenhum resultado.
Já no caso da gestão financeira as melhores fontes são ERP, gerenciador financeiro, planilhas de controle ou uma ferramenta de contabilidade colaborativa que o escritório contábil da empresa forneça. Nessa área, os pontos observados geralmente são faturamento, estrutura de custos, lucratividade e ticket médio — com preocupações diferentes para cada um deles e periodicidades próprias.
Para todas as áreas do negócio, a automação tem de ser aplicada tanto para agilizar e dar abrangência à coleta de dados quanto para evitar erros com números e esquecimentos. Além disso, a tecnologia facilita a leitura relacional, que abordaremos a seguir, de KPIs que possuem ligação entre si e seus resultados.
Como avaliar indicadores de sucesso?
Contar com margens de erro
As margens funcionam como linhas de tolerância para as metas dos KPIs, variações de pontos percentuais para mais ou menos que não significam insucesso e ajudam a posteriormente alcançar os objetivos sem que se fique nas áreas de tolerância.
Por exemplo, se a meta para o volume de vendas era de 10% de crescimento em determinado período e se alcançou 9%, não quer dizer que houve um fracasso ou que é algo ruim. Basta que a estratégia executada seja revisada para que os pontos que poderiam ter entregue esse 1% recebam atenção e no próximo período se tenha até um número acima da meta.
Fazer a análise individual
A visualização focada em um indicador serve para entender o que ele demonstra sozinho. Um crescimento do ticket médio em relação ao mês anterior revela que os clientes recorrentes passaram a consumir mais ou que novos clientes foram adquiridos e esses compram ou contratam mais (ou preferem produtos/serviços de maior valor).
Fazer a análise relacional
Mais abrangente, essa avaliação relaciona dois ou mais indicadores para perceber a influência e a relação existente entre eles. E os fatores podem se complementar mesmo quando se referem a setores distintos da startup.
Por exemplo, o ticket médio e seus resultados de crescimento, como exemplificado acima, podem ser relacionados com as métricas de marketing. Levando em conta o exemplo anterior, as constatações poderiam ser as seguintes:
- mais engajamento com a carteira de clientes;
- novos contatos gerados a partir do direcionamento de ações a um novo perfil de público com maior poder aquisitivo;
- aumento do número de acessos ao site;
- foco maior nas ações de marketing voltadas à distribuição de produtos ou serviços de maior valor.
Com números e fatos se complementando, o negócio entende o que fazer para manter o resultado positivo alcançado e tem insights para inovações e testes que podem gerar outros progressos.
Compartilhar dados
Os resultados baseiam ações contínuas e pontuais, que podem demandar atividades de diferentes profissionais da empresa. Então, quando necessário, os números constatados precisam ser compartilhados com eles.
Ainda melhor, os profissionais têm de participar do monitoramento dos KPIs e, principalmente, de estratégias e processos voltados a bater as metas que eles acompanham.
Como o cenário acima requer comunicação integrada entre os profissionais e uma cultura organizacional bem estabelecida e fluida, pode ser que a startup não esteja preparada no momento para esse modelo de gestão. Porém, os responsáveis podem e devem seguir compartilhando os resultados para guiar o trabalho da equipe enquanto preparam essa estrutura de organização.
A participação ativa dos funcionários no monitoramento de KPIs os estimula e os faz sentir mais valiosos para a startup, fazendo com que se sintam mais motivados a crescerem individualmente, junto aos demais e com empresa. Assim, dão ideias estratégicas valiosas para as rotinas operacionais e não operacionais.
É comum que gestores definam uma série de indicadores a serem acompanhados e não deixem os mais importantes de lado. Porém, avaliar indicadores de sucesso é um pouco mais do que apenas visualizá-los e compará-los a números anteriores, como mostramos neste texto.
Na sua startup, como os números estão sendo utilizados para auxiliar a gestão? Deixe sua contribuição nos comentários abaixo.