Gestão financeira integrada: como qualificamos empresas

Na gestão financeira integrada à contabilidade se mantêm esses objetivos e as atribuições primárias de cada área, porém elas funcionam em conjunto, se complementando em rotinas e ações gerenciais, centralizadas em um único sistema. Dessa forma, o gestor da empresa e seu contador acessam exatamente as mesmas informações e acompanham sua saúde financeira e seu andamento em tempo real com riqueza de informações.O que se busca com a integração é fazer com que as áreas funcionem na mesma velocidade, com o mesmo volume de informações e entregando a todos os usuários de relatórios contábeis ou financeiros os mesmos dados, de maneira com que todos tenha a mesma percepção sobre a real situação do negócio.

Por exemplo, é comum que profissionais internos ou sócios de empresas clientes tenham acesso a muito mais informação que seus contadores, que concentram esforços apenas em escriturar unilateralmente os dados que recebem dos seus clientes. A consequência disso são documentos contábeis que não dizem a verdade sobre a empresa e até mesmo com erros. E tudo isso ocorre, entre outros motivos, pela falta da integração e comunicação.

Integração entre finanças e contabilidade na prática

Na ContabNET, a centralização das rotinas contábeis e financeira ocorre no Bkper, ferramenta utilizada diária e internamente por nós e nossos clientes. Assim, com a escrituração da contabilidade, os responsáveis pelas empresas recebem automaticamente a visão das suas finanças, com dados exibidos para eles em linguagem de fácil entendimento.

Para que isso funcione, preparamos o negócio e os usuários do sistema, em ações de onborading como:

• integração entre Bkper e demais tecnologias usadas pelo negócio: o intuito é estabelecer o compartilhamento de dados e a automatização de processos (exemplo: ferramenta de emissão de boletos);
• automatização de processos internos ainda manuais da empresa;
• instrução sobre geração de documentos de outras fontes que podem ser importadas como relatórios para gerar dados dentro do Bkper;
• instrução para uso de funcionalidades do sistema, emissão de relatórios e entendimento dos painéis de informações.

Com a inicialização da empresa na ferramenta, sua aplicação diária pode começar e o funcionamento integrado entre gestão financeira e contabilidade se inicia. A partir disso, a tecnologia utilizada para a escrituração contábil passa a concentrar também os registros do controle financeiro, elaborado pelas integrações e ajustes de documentos importados feitos anteriormente.

Por exemplo, integrando as ferramentas de emissão de boletos e de notas fiscais, o Bkper pode receber automaticamente os dados dessas emissões sempre que elas ocorrerem. E o extrato bancário, ou outro documento com lançamentos financeiros – principalmente se for do Google Sheets –, pode alocar os dados trazidos nele assim que for importado para o sistema ou para a conta do Google da empresa.

Toda essa informação de caráter financeiro é alocada na contabilidade diretamente, junto aos outros lançamentos feitos pelo contador. Então, todos os usuários contam com a visão mais completa possível sobre o negócio para suas tarefas e tomada de decisão na gestão empresarial.

Como o Bkper apresenta diferentes linguagens de demonstração dos números, o profissional contábil os utiliza no formato técnico contábil necessário à elaboração da escrituração. Enquanto isso, o gestor da empresa e demais profissionais internos podem filtrar relatórios para visualizar de maneira simplificada o que precisam e conforme determinada periodicidade.

Para você ter um panorama geral das possibilidades que o Bkper oferece, estes são os principais recursos:

• movimentação automática e sem interação humana de informações;
• ativação de outras ferramentas por integração;
• realização de registros financeiros e contábeis via integração, sem intervenção de profissionais;
• emissão de relatórios financeiros, com filtros e segmentação;
• emissão de documentos contábeis em layout exigido legalmente para atendimento às obrigações do Fisco;
• participação de profissionais internos da empresa na escrituração, mesmo sem conhecimento técnico contábil;
• ajuste dos documentos gerenciais e oficiais ao modelo de funcionamento das rotinas administrativas e financeiras;
• controle financeiro e contábil com dados em nuvem dentro da conta do Google ou GSuite do negócio;
• adaptação do modelo de livro diário de lançamentos contábeis ao mercado da empresa ou tipo de negócio.

Contabilidade consultiva

Tendo acesso aos mesmos dados que o seu negócio tem internamente, o contador pode fazer análises da saúde financeira dele e observar cenários que também estão à sua frente como gestor e cliente. Aproveitando essas possibilidades, o contador consultor atua com um assessor para os gerenciamentos empresarial e financeiro e pode influenciar em boas práticas e crescimento do empreendimento.

Por exemplo, ao analisar um período, o profissional contábil pode perceber alguma ameaça à saúde financeira ou uma oportunidade a ser aproveitada – considerando os dados inseridos nesse período, projeções e provisões, como contas a pagar e receber dos próximos meses. Com isso, ele irá de maneira proativa expor sua percepção e possíveis soluções ou estratégias para lidar com o fato constatado ou possível ocorrência futura.

Utilizando o mesmo sistema ao qual o gestor tem acesso, com os dados compartilhados pelas duas partes, o contador consultor pode mostrar como chegou à constatação e até mesmo em quais pontos suas ideias surtirão efeito para o negócio se proteger ou progredir.

Essa relação qualificada entre contador e cliente não é possível sem compartilhamento de dados e integração entre contabilidade e finanças. Isso porque as partes podem ter em mãos volumes muito diferentes de informação, com o contador não tendo amplo acesso à empresa e não entendendo a fundo sua realidade.

Assessoria proativa

Esse serviço é um braço da contabilidade consultiva, a parte responsável pela agilidade e pela maior dedicação constantes nesse modelo de atendimento.

Assessoramos os empreendedores, e de forma proativa porque as sugestões normalmente partem de nós mesmos, algumas vezes para resolução de problemas que as empresas não sabem que têm ou que, pelo menos, ainda não detectaram ou deram atenção. Dessa forma, auxiliamos as tomadas de decisões, as análises contábeis e financeiras, a realização do planejamento tributário e a aplicação da legislação em diferentes âmbitos.

Contabilidade colaborativa

A colaboração entre contador e cliente visa ajustar da melhor maneira possível a escrituração e os documentos contábeis e de controle financeiro resultantes da contabilidade. Para tanto, o gestor, ou qualquer profissional indicado por ele, tem acesso à escrituração e pode intervir nela.

Quando um sistema de notas fiscais ou cobrança é integrado ao Bkper, a empresa está inserindo diretamente dados em sua contabilidade. O mesmo ocorre quando alguém da empresa importa para o sistema uma planilha do Google com seus lançamentos de fluxo de caixa ou o extrato da conta bancária de pessoa jurídica.

Além disso, o responsável pode efetivamente autorizar lançamentos contábeis conforme critérios internos e suas preferências. Por exemplo, para determinados fatos o contador pode realizar os registros e deixá-los pendentes da validação interna do negócio para que eles sejam efetivados na contabilidade.

O principal ganho dessa colaboração para a empresa é a elaboração de demonstrações financeiras mais confiáveis e personalizadas, que reproduzem fielmente a saúde financeira e as operações.

Gestão financeira integrada ao backoffice

As rotinas administrativas estão diretamente ligadas às financeiras e à contabilidade da empresa. Logo, as áreas precisam andar juntas e devem colaborar para entregar ao gestor dados confiáveis de forma ágil, e também gerarem mais produtividade para os fluxos de trabalho de cada conjunto de rotinas.

Para proporcionar isso, ajudamos negócios a integrarem o Bkper a demais ferramentas de backoffice e gestão das finanças que já utilizam, além de organizar a melhor forma de importar arquivos com informações para o sistema.

A integração ao backoffice é baseada em tecnologia e parametrização, tirando proveito de hubs integradores e/ou API de integração para contabilidade e gestão financeira. Os hubs, como Zapier e Pluga, unem diferentes ferramentas para que elas compartilhem dados bilateralmente e automatizem tarefas, como a criação de um lançamento contábil (que também será usado no controle financeiro) logo após uma cobrança ou nota fiscal ser criada, independentemente de a compensação ocorrer via boleto, transferência bancária ou cartão de crédito.

Quanto ao uso da API, dá as mesmas possibilidades à empresa que exemplificamos acima na movimentação de informação e na automação de processos. Porém, ela pode ser alterada para que seja totalmente personalizada à empresa e sua organização interna por meio de programação e customização de códigos e de seus scripts de comandos. Por exemplo, junto aos lançamentos automáticos e importação e exportação de números, lançamentos automatizados via API podem atribuir históricos individualizados para detalhar cada ocorrência.

Em geral, o objetivo da integração das rotinas administrativas com a contabilidade e a gestão financeira é estabelecer a melhor estrutura organizacional possível para o andamento diário dessas áreas do negócio. Isso inclui intervenção também em pontos da organização que não dizem respeito exatamente à tecnologia, como melhores práticas de classificação de contas e definição de indicadores de desempenho financeiro.

Benefícios da gestão financeira integrada

Otimização de processos

Os recursos e possibilidades de comunicação do software que centraliza finanças e contabilidade, junto à assessoria proativa, tornam a empresa excelente em seus procedimentos gerenciais, financeiros e contábeis. Como exemplificamos, eles passam a ser muito mais produtivos e inteligentes.

Com isso, a gestão se torna mais profissional e todas as tarefas que envolvem principalmente as duas áreas são orientadas a bons resultados, exatidão e produtividade.

Melhor aproveitamento do tempo

Possuir uma ferramenta que coloque diversas rotinas no automático deixa tudo mais rápido, o que torna o negócio e seus funcionários mais produtivos. Então, todos têm mais tempo para dedicar a outras tarefas importantes e a tendência é que a empresa funcione cada vez melhor, sem atribulações e desperdícios.

Mais qualidade para a informação gerencial

Quando o backoffice e as rotinas financeiras são automatizados e acompanham em tempo real tudo o que pode fazer diferença para seus relatórios, inclusive dados futuros, não corre-se o risco de emissão de relatórios financeiros defasados.

Ou seja, tanto para documentos gerenciais consolidados quanto para projeções, a ferramenta garante a visualização de informações abrangentes e confiáveis.

Auxílio à tomada de decisões

Os benefícios colocados até agora, em conjunto, propiciam este último que estamos abordando.

Contar com procedimentos de gestão mais profissionais, sem atrasos e que resultam em relatórios confiáveis auxilia o responsável pela empresa na tomada de decisão – ainda mais quando à sua disposição está um contador consultor.

É preciso ter dados para embasar planejamento e ações, que é a melhor forma de gerenciar o negócio sem achismos e reduzir a margem de erro do que se planeja.

Redução de custos

Um pensamento comum aos empreendedores está relacionado à necessidade de contratar um profissional, ou mais um, pelo alto volume de tarefas administrativas. Porém, participando da nossa etapa de estruturação da integração entre financeiro, backoffice e contabilidade, isso pode ser esquecido – o que representa uma grande economia.

Com a capacidade da ferramenta de atender a demandas em escala, ela mantem as rotinas rodando e a contabilidade sendo escriturada não importando se o negócio faz 100 ou 1.000 movimentações mensais. Basta que a estrutura estabelecida (integrações, processos e outros aspectos) seja mantida e ocorram manutenções e adaptações quando necessário.

Maior retorno na contratação de serviços contábeis

Ter mais produtividade nas tarefas e contar com informações mais confiáveis para tomar decisões são alguns dos ganhos que a empresa tem aderindo ao atendimento que explicamos neste texto como realizamos. Aliado a esses ganhos, há ainda a possibilidade de ter menos despesas, como acabamos de exemplificar, e até elevar a lucratividade do negócio e reduzir riscos com ajuda da assessoria proativa.

Em comparação com somente ter ajuda de um profissional contábil para obter guias de impostos e atender a outras obrigações, optar pelo modelo que oferecemos significa ter muito mais retorno sobre o que se investe na contratação de serviços contábeis e financeiros.

Outra observação importante a ser feita é que essa estrutura de atendimento contábil se adéqua a qualquer tipo ou porte de empresa, já que em geral todas elas têm necessidades administrativas, financeiras e contábeis. E como os recursos podem ser customizados, as particularidades de cada empreendimento não impedem a customização do atendimento, de integrações e outros pontos.

E se a sua empresa ou startup é pequena, não significa que ela não precisa dessa estrutura, pois pode começar com antecedência a montar as rotinas de suporte da melhor forma e ter uma organização pronta para crescer e escalar as atividades sem preocupações com burocracia e processos não operacionais.

Eleve os procedimentos internos à excelência e conte com a gestão financeira integrada e apoio contábil diferenciado. Solicite um contato conosco para entendermos como podemos ajudá-lo.