Um pacote de serviços contábeis para PJ autônomo ou profissional liberal não pode ser muito complexo e nem limitado demais. Ele deve conter as soluções que o empreendedor necessita com frequência e aquelas que atendem a situações específicas.
Para você entender quais são os serviços essenciais, vamos abaixo listá-los e explicá-los para ajudar na sua contratação de assessoria contábil.
Apuração dos impostos
Esse processo não se trata apenas de totalizar o faturamento do mês anterior e aplicar um percentual sobre ele, mas também de segregar receitas de diferentes fontes, aplicar isenções e deduções que a empresa possa aproveitar e apurar os valores para cada tipo de imposto, já que todo negócio paga mais de um tributo mensalmente.
Emissão do pró-labore e suas incidências
O pró-labore, o holerite em si, é gerado apenas depois de um processo no qual órgãos públicos, como Previdência Social e Receita Federal, recebem dados do titular do contracheque, do CNPJ, dos valores envolvidos e da classificação legal de cada valor. Na prática, mesmo que não haja funcionários contratados e somente o pró-labore seja emitido, é gerar a folha de pagamentos do negócio.
Somente após a geração dos relatórios legais e obrigatórios e do envio de dados aos órgãos é que o holerite e a guia de pagamento do INSS são gerados. Além disso, caso incida, é preciso emitir ainda a guia de pagamento do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), outro valor descontado do bruto do pró-labore e recolhido em guia de pagamento.
Folha de pagamentos com funcionário
Se o empresário tiver um funcionário ou mais, se faz necessário gerar uma folha de pagamentos mais completa (que inclui o pró-labore).
No processo, são feitos os cálculos de remuneração, INSS, IRRF e FGTS, que não é pago ao sócio mas é de depósito obrigatório para os contratados. Esses valores, identificados em eventos específicos, precisam ser enviados em relatórios ao Fisco e as guias de pagamento de INSS e IRRF devem somar as incidências dos funcionários às do pró-labore, além da guia de depósito do Fundo de Garantia.
Outras tarefas inclusas no serviço de folha de pagamentos com funcionários são admissões, demissões e geração de férias e 13° salário.
Emissão e atualização de certidões negativas
As Certidões Negativas de Débitos (CNDs) atestam que o CNPJ está com os pagamentos de contribuições e impostos em dia e também que as declarações foram entregues. Sim, uma CND pode não ser emitida no seu pedido por falta de entrega de um documento, ainda que todos os pagamentos tenham sido feitos.
Além de emitir as CNDs, é preciso atualizá-las, pois elas têm prazo de validade. E quando algum órgão ou uma empresa solicita ao profissional uma certidão para uma transação ou negócio, o documento deve estar dentro da validade.
Existem também as certidões positivas com efeito de negativas. Isso ocorre quando o negócio tem uma pendência na data da solicitação, mas o contador providencia a correção, apresenta a comprovação e solicita o documento temporário. Dessa forma, o empreendedor não precisa esperar até que os dados sejam atualizados nos sistemas públicos e finalmente a CND em questão seja liberada.
Entrega de declarações
Estando o CNPJ enquadrado no Simples Nacional, as seguintes declarações devem ser entregues:
Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis)
Em termos simplificados, essa é a declaração que a Receita Federal exige em relação ao Simples Nacional, com dados como faturamento, impostos apurados e pagos, valores do pró-labore e algumas despesas da empresa.
A entrega é anual, com preenchimento e transmissão dentro do Portal do Simples.
Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
Essa outra obrigação anual solicita informações sobre Imposto de Renda que foi retido em pagamentos e recebimentos da empresa. Logo, o IRRF incidente sobre pró-labore e possivelmente sobre o salário de um contratado tem de ser informado neste documento e enviado à Receita Federal.
e-Social
Todas as declarações de eventos trabalhistas e previdenciários estão concentradas no e-Social, que envia aos órgãos públicos as informações geradas mensalmente na folha de pagamentos (apenas com pró-labore ou também com contratados) e também informações de obrigações específicas, como do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) e a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
Declaração municipal de serviços
Empresas prestadoras de serviços pagam o Imposto Sobre Serviços (ISS), de responsabilidade das prefeituras. Por isso, elas são obrigadas a declararem anualmente aos seus municípios os valores faturados e pagos em impostos relacionados às atividades de prestação.
Declarações fora do Simples
Caso o profissional opte pelo Lucro Presumido, ou não entre no Simples por suas atividades não estarem autorizadas, a alternativa mais comum é pelo Presumido. Nele, junto às obrigações citadas acima, com exceção da Defis, são adicionadas outras declarações:
- Escrituração Fiscal Digital (EFD) mensal;
- Escrituração Contábil Digital (ECD) anual;
- Escrituração Fiscal Digital das Contribuições (EFD Contribuições) mensal;
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF) anual;
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) mensal.
Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF)
Ter empresa não isenta o profissional PJ das obrigações de pessoa física. Então, é preciso anualmente entregar o IRPF com os dados dos pró-labores e outros relacionados a fontes adicionais de renda, investimentos, bens adquiridos e despesas com saúde e educação.
Escrituração contábil
Mesmo pequenos negócios são obrigados a manter escrituração e contábil e submetê-la ao Fisco com Livro Diário, Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultados do Exercício (DRE).
Alteração empresarial e regularização
Mudanças como de endereço, de nome empresarial e nas atividades, entre outras, exigem que os documentos da empresa, principalmente contrato social e CNPJ, e seus cadastros em órgãos públicos sejam alterados e atualizados seguindo os processos formais definidos por cada instituição.
Havendo qualquer pendência cadastral ou relacionada a alguma obrigação não entregue ou não paga, o serviço contábil para PJ de identificação das irregularidades e aplicação das correções se soma ao de alteração e atualização empresarial.
Serviços específicos
Essas são soluções para necessidades que o empresário possa ter em determinadas situações. Por exemplo:
- recuperação de impostos: pedido de compensação ou restituição de valores pagos indevidamente ou a maior;
- mudança de regime tributário;
- produção de documentos assinados pelo contador para comprovação de renda da pessoa física ou de faturamento do CNPJ.
Com esses serviços contábeis para PJ que é autônomo ou profissional liberal, todas as necessidades do proprietário são sanadas, enquanto não ocorre desperdício de dinheiro no pagamento de soluções não utilizadas em um pacote muito complexo.
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