Microempresas de profissionais e autônomos PJ lidam com menos burocracias que outros negócios, mas existem algumas rotinas fiscais e contábeis essenciais para o funcionamento — e para evitar transtornos junto aos órgãos de fiscalização.
Neste texto, explicaremos como essas rotinas funcionam, de que maneira mantê-las corretamente e como trabalhar junto ao contador para superá-las mais facilmente.
Escolha do regime tributário
Essa é a rimeira rotina fiscal da empresa, pois o enquadramento tem de ser definido antes de qualquer emissão de nota fiscal.
Para escolher o Simples Nacional, basta estar com CNPJ e inscrição municipal regulares e solicitar, no portal do Simples, o enquadramento dentro do mês de janeiro ou, em caso de empresa recém aberta, logo após a prefeitura liberar o alvará com o número da inscrição.
Já se a opção pelo Simples não for possível por algum critério, como as atividades que constam no CNPJ, o enquadramento no Lucro Real ou no Lucro Presumido é formalizado assim que o negócio faz o primeiro pagamento de imposto apurado com base nas regras de um dos regimes.
Emissão de notas fiscais
Com a obtenção da inscrição municipal e escolhido o regime tributário, o PJ já está apto a emitir as suas notas de serviços.
Os documentos têm de ser emitidos em exatamente todos os serviços faturados, tomando cuidado para evitar erros com códigos de atividades e destacamento de impostos, pontos nos quais o contador pode ajudar a evitar erros e até gastos adicionais.
Fechamento da folha de pagamentos
Como a emissão do pró-labore para o titular do CNPJ é obrigatória, tecnicamente toda empresa tem folha de pagamentos, incluindo as de autônomos e profissionais PJ.
Havendo somente o pró-labore a ser emitido, o responsável precisa apenas informar ao contador se há alguma alteração para o recibo seguinte, como o valor da remuneração, que no caso do pró-labore pode ser modificado para mais ou menos a critério do empresário quando desejar.
Já se o PJ contar com funcionários contratados deve controlar e enviar à contabilidade dados como:
- no caso de horistas, total de horas trabalhadas e, se houver, horas a serem descontados;
- no caso de mensalistas, possíveis dias ou horas de desconto;
- horas extras feitas;
- possíveis descontos específicos e pontuais, como adiantamento de salário;
- dias de atestado, quando apresentado;
- descontos relacionados à concessão de benefícios, como o vale-transorte.
A partir do fechamento da folha e do envio ao Fisco das suas informações, gera-se o holerite do pró-labore (e de funcionários, caso existam) e a guia de INSS sobre a folha do mês.
No caso de empresa com empregado, nesse momento também é gerada a guia de pagamento do Fundo de Garantia sobre os salários.
As guias vencem no dia 7 para o FGTS e no dia 20 para o INSS. Ocorrendo a incidência de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre salários e/ou pró-labore, o Documento de Arrecadação da Receita Federal (DARF) vence no dia 20.
Totalização do faturamento com notas fiscais
Aqui ocorre uma rotina fiscal e uma contábil ao mesmo tempo.
Com os documentos fiscais, o contador totaliza a receita sobre a qual os impostos devem ser aplicados e registra na escrituração fiscal as notas ativas e canceladas e todos os seus dados.
Portanto, o empresário pode dar acesso direto ao sistema de notas para o escritório contábil. Não sendo possível, deve enviar todas elas mensalmente sem exceção, incluindo as rcebidas em compras e serviços contratados.
Feita a escrituração contábil do mês e a apuração dos tributos, a guia de pagamento do Simples Nacional, se o PJ for optante, vence no dia 20 seguinte ao cálculo.
A parte contábil do fechamento está na escrituração contábil, na qual os documentos fiscais também precisam ser lançados. No próximo tópico, falaremos mais detalhadamente sobre essa obrigação.
Atualização da escrituração da contabilidade
Essa rotina contábil envolve todos os movimentos do CNPJ, sejam eles fiscais/operacionais ou não, com dados de valores, identificação dos documentos e descrição de cada lançamento.
Então, o responsável tem de manter o contador a par de qualquer movimentação, inclusive com informações que não geram entrada e saída de valores diretamente, como no caso de parcelamentos de compras, serviços, financiamentos ou negociações de impostos atrasados (provisão do saldo de parcelas a serem amortizadas).
Pagamento de impostos, incidências trabalhistas e contribuições
Manter em dia esses pagamentos não é importante apenas para cumprir com as obrigações da empresa, mas também para preservar válidas as Certidões Negativas de Débitos (CNDs) do CNPJ e não ter problemas com cadastros legais da empresa.
Por exemplo, o optante do Simples Nacional com guias tributárias em aberto pode acabar perdendo o enquadramento, ficando obrigado a, no ano seguinte, operar em regime cujas alíquotas dos impostos são mais altas.
Ao longo do texto, em alguns momentos citamos como o escritório contábil pode ajudar o responsável pela empresa, assessoria que também serve como aliada em outros momentos importantes, rotineiros ou específicos e pontuais. Então, conheça os serviços contábeis oferecidos para PJs e veja como eles podem facilitar a sua jornada empreendedora.