Como fazer a gestão de equipes remotas?

Gerenciar equipes próximas já é uma tarefa que impõe dificuldades, mesmo a proximidade facilitando a comunicação e o engajamento entre profissionais. Então, a gestão de equipes remotas pode ser ainda mais complicada, pois exlcui o fator proximidade e coloca à frente do gestor mais um desafio para manter o funcionamento e a qualidade dos processos movidos por braços remotos.

Porém, não é algo impossível e a gestão remota pode funcionar tão bem quanto a presencial. Como case de sucesso no assunto podemos citar a Automattic, desenvolvedora do mundialmente conhecido WordPress, que tem toda a sua equipe trabalhando remotamente em mais de 40 países do globo e foi avaliada recentemente em cerca de US$ 1 bilhão.

Neste post, vamos abordar algumas ações para gerenciar com sucesso equipes que podem estar espalhadas por todo o país, mas trabalhando em prol de um negócio apenas.

Usar aplicativos para fluxos de trabalho

A automação de fluxos de trabalho e gestão de projetos melhora o controle sobre prazos, entregas, qualidade e andamento de etapas dos processos. Dessa forma, gestores delegam tarefas e se comunicam com os profissionais de forma centralizada e, em geral, com registros de ações e linha do tempo de tarefas concluídas. Além disso, quando o cliente precisa ter acesso ao fluxo em algum momento para aprovar o que lhe é entregue, conta com uma espécie de central de atendimento pela qual se comunica com a empresa e pode dar feedbacks, ou fazer solicitações, diretamente aos envolvidos em seu projeto.

Existem diversas ferramentas no mercado direcionadas ao gerenciamento de fluxos e de projetos. Dependendo do ramo no qual o negócio opera, é possível ainda contratar uma tecnologia voltada especificamente às necessidades de empreendimentos de sua área. Por exemplo, algumas delas são:

  • plataformas de produção de conteúdo para agências de comunicação;
  • sistemas de gestão de projetos de tecnologia;
  • gestores de processos de vendas;
  • automações para entregas de documentos.

Há também os programas que envolvem processos não operacionais, mas de setores específicos, como aplicativos de força de vendas. E esses recursos são imprescindíveis para obter os resultados esperados de equipes remotas tanto quanto tecnologias aplicadas no âmbito operacional.

Centralizar a comunicação

Ruídos na comunicação já ocorrem quando as pessoas estão no mesmo lugar. Logo, esse problema pode ser potencializado em estruturas nas quais os profissionais não têm acesso direto e permanente uns aos outros.

Diante disso, a centralização da comunicação evita não somente ruídos, mas a perda de mensagens em meio a diferentes canais utilizados. Por exemplo, se um responsável por um setor delega tarefas por e-mail, grupo de WhatsApp e Skype, a não visualização de alguma dessas mensagens por um dos profissionais pode gerar problemas nos fluxos de trabalho, como não entendimento de alguma regra ou falta de interação de algum envolvido para conclusão de tarefas.

Outra ação importante é regrar a comunicação, pois nem tudo precisa estar na plataforma central para inchar o número de mensagens a serem verificadas por todos. Caso um profissional precise de um documento que está com outro, basta que ele peça diretamente por e-mail o item e evite checagens desnecessárias dos demais na central de interação.

Criar uma base de conhecimento

É natural que ocorram situações nas quais funcionários remotos tenham dúvidas e, no momento, não haja outro disponível para ajudar. Ou uma resposta que é necessária rapidamente pode demorar a chegar.

Para evitar isso, a base de conhecimento possibilita às pessoas tirarem suas próprias dúvidas sem ocupar o tempo de outros trabalhadores e sem atrasar suas tarefas esperando por ajuda. Ademais, essa prática dá à gestão de equipes remotas a capacidade de aumentar o nível de conhecimento dos empregados, que podem aprender com suas incertezas ao invés de somente solicitarem soluções e respostas sem buscá-las.

Focar mais nos resultados do que nas tarefas

As pessoas produzem mais e melhor em horários diferentes e nem todo mundo precisa do mesmo tempo para executar uma atividade. Outra diferença que pode haver entre os funcionários está em como se comportam dentro de uma estrutura de trabalho flexível.

Portanto, ao dar mais importância aos resultados entregues, e deixar isso claro aos envolvidos, os profissionais focam na qualidade que precisam atingir e em quando devem entregá-la. Assim, adéquam seus horários e preferências de atuação ao que o negócio exige e se alinham melhor ao que os clientes e gestores esperam de seus trabalhos.

Obviamente, nem toda empresa pode ser tão desapegada do controle de tarefas para focar quase totalmente nos resultados, pois algumas devem, por exemplo, ter pessoas atuando obrigatoriamente em horário comercial para atendimento ao público ou realização de contato com outros empreendimentos fornecedores po parceiros. Porém, sempre que for possível dar foco quase total aos resultados, fazer isso pode facilitar a gestão e elevar os resultados.

Atentar à segurança jurídica das relações de trabalho

A equipe pode ser composta tanto por funcionários home office quanto por freelancers. Seja qual for o caso, é ideal que a relação entre as partes seja oficializada e limitada à sua documentação.

Empregados fixos que trabalham remotamente precisam ter suas carteiras de trabalho assinadas, assim como contratos de trabalho e termos de responsabilidades. Tudo isso já pode ser feito remotamente, com o advento recente da carteira de trabalho digital e de ferramentas para assinatura remota de contratos entre pessoas e empresas.

No caso de freelancers, ou contratados PJ, é preciso celebrar contratos de prestação de serviços que deixam claro que não existe vínculo empregatício, mas sim uma parceria comercial entre as partes e limitada por cláusulas próprias da relação.

Em qualquer um dis tipos de contratação, os profissionais podem ser requeridos de forma presencial periodicamente ou em situações específicas, pro exemplo. Então, se existir a necessidade, tem de ser documentada na oficialização da relação. Esses e outros cuidados evitam que o negócio cometa erros, quebre contratos e tenha de posteriormente pagar valores referentes a indenizações e equiparações de prestadores de serviços a funcionários.

Compartilhar indicadores e resultados

Aplicativos de produtividade e de gestão de fluxos de trabalho fornecem aos usuários números que podem ser utilizados como indicadores de sucesso, além dos previamente definidos e acompanhados pela empresa referentes a finanças, marketing e vendas e qualidade.

Todos esses números utilizados para medir o sucesso de processos, e a comparação deles com as metas estabelecidas pela gestão, devem ser compartilhados com os profissionais que lidam com eles no dia a dia, principalmente quando se trata de equipe de empregados fixos.

A prática assegura transparência na comunicação e deixa os envolvidos mais cientes do que estão entregando para a empresa, de como estão atuando e de qual é o status da busca pelas metas. Também corrobora os discursos de gestores quando comunicam necessidades de mudanças e melhorias.

A conclusão, após explicadas as práticas, é que a gestão de equipes remotas pode ser um desafio de igual dificuldade que o gerenciamento de funcionários locais se os responsáveis tiverem bom planejamento dos fluxos de trabalho e abordagem correta de alguns detalhes desse formato de estrutura.

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