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Prestadores de serviços contínuos, startups SaaS e empresas de assinaturas em geral têm o desafio constante de gerenciar cobranças recorrentes (emissões, reconhecimentos, identificação de inadimplências e comunicação de dados com outros setores). E o que tem de ser o principal motor de crescimento do negócio, o faturamento recorrente, não pode se tornar um problema e um gerador de custos adicionais.

Por isso, o gerenciamento precisa se apoiar em tecnologia que dispensa trabalhos manuais, aumenta a produtividade das tarefas, evita erros em relação a números e ainda auxilia a contabilidade e a gestão financeira e empresarial. E você pode implementar esse modelo da maneira que explicaremos a seguir.

Automatizar as emissões

Você não precisa mensalmente emitir cobranças individualmente para cada cliente, pois elas podem ser geradas a partir das notas fiscais ou programadas para a emissão automática periódica.

Na primeira opção, com a geração a partir das notas fiscais, a ferramenta de cobrança utilizada recebe a informação do documento emitido por meio de integração nativa ou integração via ferramenta externa, como hub de integração ou API. Com isso, as informações das notas são transferidas para o emissor de cobranças, que as coloca nos lançamentos a serem efetivados e enviados aos clientes.

No segundo modelo, com a programação dos recebíveis, a primeira cobrança é gerada manualmente e no sistema utilizado é deixada uma programação para que mensalmente aquele cliente receba uma cobrança no valor fixado no formato de pagamento escolhido. Quando isso é feito, a empresa pode realizar o caminho inverso do citado acima, automatizando a emissão das notas fiscais a partir das cobranças programadas via integração, direta ou intermediada, entre o meio de recebimento e o software emissor de notas.

Seja qual for a escolha do responsável pelos processos do financeiro, a melhor decisão é automatizar tanto os recebimentos quanto as notas fiscais correspondentes, independentemente do caminho que a integração faça.

Automatizar os reconhecimentos de pagamentos e inadimplências

Se é contraproducente fazer emissões manuais todo mês, e isso facilita esquecimentos, é ainda pior a parte de reconhecer recebimentos e possíveis inadimplências ao gerenciar cobranças recorrentes. Isso porque o profissional encarregado da tarefa tem de acompanhar datas de vencimentos, identificar recebíveis em aberto, realizar lançamentos financeiros e ainda buscar a comunicação com quem está inadimplente.

Simples notificações podem substituir todo esse trabalho, verificadas na própria ferramenta, caso tenha esse recurso, ou enviadas por e-mail ao profissional responsável pela área. Em relação aos recebíveis em aberto, pode-se planejar uma régua de cobrança automática via e-mail ou outro canal com duração de um determinado período, dispensando até mesmo o trabalho de uma pessoa realizar a cobrança em atraso.

Integrar as movimentações com gestão financeira e contábil

Os números gerados pelo meio de recebimento precisam chegar aos relatórios de controle e registro financeiro e também ao contador e à escrituração da empresa, duas integrações que podem ser feitas em um só movimento.

Caso o negócio e sua contabilidade utilizem uma plataforma de contabilidade colaborativa e financeira, como o Bkper, as duas integrações são feitas no mesmo ato de ligar o meio de recebimento utilizado à ferramenta.

Depois da integração direta ou intermediada, o software financeiro e contábil entrega os dados em linguagem financeira simplificada, com relatórios gerais e segmentados, para o gestor, enquanto registra na escrituração contábil, no formato exigido legalmente, as transações, já deixando os dados delas disponíveis para o contador utilizar em outras tarefas, como o cálculo dos impostos.

Toda a informação é movimentada em tempo real dessa forma, o que é bom para evitar a tomada de decisão baseada em dados defasados.

Extrair métricas das operações

Recebimentos e cancelamentos vão além da gestão das cobranças e geram números importantes para a gestão financeira e empresarial. Então, esses insights devem ser aproveitados fora da área de contas a receber.

Por exemplo, cancelamentos de cobranças futuras significam que clientes deixaram de ser clientes, o que dá a métrica do churn, número que tem de ser mantido o mais baixo possível. Também é importante identificar as causas de cada cancelamento, o que ajuda a reduzir constantemente o churn.

Já os recebimentos e as cobranças futuras agendadas geram números sobre métricas como Lifetime Value, custo de aquisição de clientes, receitas mensal e anual e fluxos de caixa presente e projetado. São indicadores essenciais para a análise do sucesso do negócio e para estudo de viabilidade de novos projetos, como investimentos no produto ou internacionalização da startup.

E já que abordamos o assunto de gestão financeira e sua relação com a gestão de cobranças recorrentes, aproveite para ler um conteúdo mais completo sobre o assunto: o guia para ter bons resultados em gestão financeira para startups.

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