Folha de pagamento: entenda os cálculos, impostos e contribuições

A folha de pagamento é uma despesa fixa e pode ser a que mais toma capital de giro da empresa. Por isso, o empresário deve entender como funcionam seus cálculos para manter o controle sobre esses valores e até prevê-los para quando pensar em contratar um novo funcionário.

Agora, você saberá como calcular os holerites, com vencimentos, impostos e contribuições. Continue lendo e saiba:

• Quais são os principais vencimentos e como chegar aos seus valores;
• Como calcular as contribuições de um empregado;
• Como funciona o FGTS;
• O cálculo do imposto de renda retido na fonte e suas faixas de incidência;
• Quais são os principais benefícios concedidos a empregados e de que forma impactam no cálculo da folha.

Vencimentos

Esses elementos são os que somam a remuneração bruta, valor que servirá de base para os descontos que veremos à frente.

Salários horista e mensalista

O salário base de um funcionário, colocado na carteira de trabalho, é registrado em valor por hora ou por mês. E é esse número que serve de base de cálculo para todos os demais fatores, além de ser o ponto de partida do contracheque.

Em algumas ocasiões, empregados e empregadores precisam fazer a conversão do valor para outro formato, o que é simples. Para passar um salário horista para mensalista, basta multiplicar o valor horário por 220. E para obter o resultado contrário, divide-se a remuneração mensal por 220.

Salário-família

Esse vencimento não é um direito de todo trabalhador. Para recebê-lo, a pessoa deve enquadrar-se nos seguintes critérios:

1. Possuir no mínimo um dependente legal, sendo que cada um deles dá direito a uma quota de recebimento;
2. E ter renda de até R$ 859,88, cujas quotas são de R$ 44,09;
3. Ou ter renda entre R$ 859,89 e R$ 1.292,43, cujas quotas são de R$ 31,07.

Descanso semanal remunerado (DSR)

A maioria dos trabalhadores possui domingos e feriados como dias oficiais de descanso. E, conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), esses dias são remunerados.

Para os mensalistas, o DSR já consta na remuneração total registrada em carteira. Quanto aos horistas, ele é definido por um cálculo separado, com os seguintes passos:

• Contar o número de domingos e feriados do mês;
• Multiplicar o número desses dias por 7,33 horas;
• E multiplicar o resultado acima pelo valor da hora do empregado.

Adicional noturno

Conforme a CLT, o espaço de tempo entre 22 e 5 horas é classificado como expediente noturno. Portanto, o funcionário com horário de trabalho nesse período recebe mais 20% de adicional noturno em cada hora trabalhada.

É importante esclarecer também que as horas noturnas de trabalho legalmente duram 52 minutos e 30 segundos. Por isso, o período conta com sete horas mas registra oito de atuação.

Horas extras

Geralmente, as horas extras dão ao trabalhador mais 50% sobre o valor de sua hora para cada uma feita adicionalmente. E em domingos e feriados, os dias de descanso remunerado, a adição é de 100%.

Calcular a hora extra de um funcionário horista é mais simples. Pois se, por exemplo, seu salário é de R$ 10 por hora, basta adicionar mais R$ 5 a cada hora extra.

Quando um mensalista trabalha fora de expediente padrão, é preciso reverter a remuneração em horas para fazer a conta. Por exemplo:

• O trabalhador recebe R$ 2.500 mensais: R$ 2.500 ÷ 220 = R$ 11,36 por hora;
• R$ 11,36 + 50% = R$ 17,04 por hora extra;
• R$ 11,36 + 100% = R$ 22,72 por hora adicional em dia de descanso remunerado.

Horas extras noturnas

O funcionário cujo expediente seja apenas noturno não tem direito a horas extras noturnas. Porém, o trabalhador com horário considerado diurno e que atua entre 22 horas e 5 horas as recebe.

Para essa conta, o adicional noturno e o valor extra têm como base a hora de trabalho comum, e são calculados separadamente. Por exemplo, quando o empregado recebe R$ 15 por hora e trabalha adicionalmente após as 22 horas, tem direito a mais R$ 3 pelo trabalho noturno e R$ 7,5 pelo expediente extra em cada hora feita.

Na folha de pagamento, os adicionais são apresentados separadamente com os seus totais.

Descanso semanal remunerado sobre as horas extras

O DSR, que incide sobre o salário, também reflete sobre as horas extras.

O cálculo para chegar a ele é relativamente simples. Os números utilizados são:

• O valor total das horas extras feitas no mês;
• O número de dias úteis do mês;
• E o número de domingos e feriados do mês.

E os passos para realizar a conta são:

1. Dividir o valor das horas extras pelo número de dias úteis;
2. E multiplicar o resultado obtido acima pelo total de domingos e feriados do mês.

Contribuições

Contribuições sindicais mensal e anual

Por livre decisão, o empregado pode filiar-se ao sindicato da área e contribuir com ele mensalmente. E quando isso ocorre, a mensalidade é descontada dele no cálculo da folha de pagamento e repassada ao sindicato pela empresa.

Por outro lado, a contribuição anual é uma obrigação. Então, na apuração dos salários do mês de março, todos os funcionários devem ter o valor de um dia de trabalho descontado dos holerites. E o empregador tem até 30 de abril para totalizar os descontos na guia de arrecadação anual ao sindicato e pagá-la.

Contribuição previdenciária

O INSS é descontado do trabalhador conforme a sua remuneração bruta. E nesse sistema, as alíquotas ficam entre 8% e 11%, até o limite de R$ 608,44. Veja as faixas da contribuição:

• Salário bruto até R$ 1.659,38: 8% de INSS;
• Salário bruto de R$ 1.659,39 a R$ 2.765,66: 9% de INSS;
• Salário bruto de R$ 2.765,67 a R$ 5.531,31: 11% de INSS;
• A partir de R$ 5.531,32: R$ 608,44 de INSS.

Fundo de Garantia

O FGTS também tem como base de cálculo o total de vencimentos do empregado. E sobre esse valor, apura-se 8% — depositado pelo empregador e não descontado em holerite.

Imposto retido na fonte

A base para o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é a mesma utilizada para a apuração do INSS menos o desconto da contribuição previdenciária. Por exemplo, se o funcionário tem remuneração bruta de R$ 3.200 — sobre a qual incide INSS de R$ 352 (11%) —, a base de cálculo do IRRF é R$ 2.848.

Ainda antes de fazer a conta para chegar ao tributo devido, deve-se descontar R$ 189,59 do resultado obtido por dependente legal que o empregado tenha. Por exemplo, se o funcionário tem a base de R$ 2.848, que calculamos acima, e possui um filho menor de 14 anos, ela passa a R$ 2.658,41.

Depois, tendo a base real do imposto conhecida, pode-se identificar em que faixa de percentual ela se encaixa. As faixas são as seguintes:

• 1ª faixa: 7,5% para bases de R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65;
• 2ª faixa: 15% para bases de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05;
• 3ª faixa: 22,5% para bases de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68;
• 4ª faixa: 27,5% para bases a partir de R$ 4.664,69.

Apurado o imposto de acordo com a alíquota da sua base de cálculo, um valor padrão é deduzido e reduz o imposto retido. Para cada percentual existe uma dedução definida, da seguinte forma:

• 1ª faixa: R$ 142,80;
• 2ª faixa: R$ 354,80;
• 3ª faixa: R$ 636,13;
• 4ª faixa: R$ 869,36.

Exemplificando a apuração com a base do nosso exemplo acima, teríamos a seguinte conta:

• R$ 2.658,41 x 7,5% =  R$ 199,38;
• R$ 199,38 – R$ 142,80 = R$ 56,58 de tributo retido.

Principais benefícios

Vale-transporte

O auxílio ao transporte do empregado é obrigatório quando este manifesta que tem tal necessidade, por meio de declaração feita no ato da contratação.

Em relação ao cálculo da folha, o contratante pode descontar até 6% da remuneração bruta em contracheque para conceder vales ou passagens.

Vale-refeição

Apesar de não ser um benefício obrigatório, é muito comum que as empresas o forneçam a seus empregados. E, se for o caso, o desconto em holerite máximo é de 20% em relação ao valor dado como benefício.

Tem mais alguma dúvida sobre folha de pagamento que você precisa esclarecer na sua empresa? Deixe nos comentários para respondermos.