A escalabilidade, sempre tão almejada para as atividades fim de uma empresa, também deve ser objetivo para os setores de suporte, como o backoffice. Ter um financeiro escalável ajuda o negócio a reduzir custos com rotinas administrativas, ter mais produtividade na realização delas e contar com uma estrutura que não precisa de frequentes adequações para absorção de demanda em crescimento.
Além disso, a escalabilidade do setor ainda ajuda na gestão financeira e empresarial, pois pode entregar aos gestores dados mais abrangentes sobre a empresa, gerados com maior qualidade e atualizados em tempo real.
Primeiro, vamos demonstrar os pilares do conceito e, depois, como aplicá-lo. Acompanhe.
O que é o financeiro escalável
Uma empresa com setor financeiro escalável se apoia nos seguintes pilares:
- todos os processos de rotina são automatizados, replicáveis e facilmente ensináveis;
- quase 100% das rotinas são padronizadas;
- a estrutura atual absorve aumento de demanda, inclusive multiplicada, sem que seja necessário investir em mais capacidade para a estrutura na mesma proporção;
- ferramentas diferentes trabalham de forma integrada e mantendo um fluxo único de trabalho;
- os processos geram dados, automaticamente unidos em dashboards e relatórios personalizados e centralizados para auxiliar gestores em tomada de decisões;
- os profissionais envolvidos nos processos ocupam a maior parte do tempo em atividades mais valiosas, de preferência estratégicas, do que em trabalhos operacionais.
É verdade que o termo sugere um ambiente capaz de absorver muitos processos e um crescimento em escala da demanda. Mas o conceito vai além disso, como visto nos pilares listados, e entrega também um setor mais inteligente e produtivo, menos dispendioso e que auxilia em responsabilidades gerenciais do financeiro e da direção empresarial.
Como criar um financeiro escalável
Automações
Como dissemos acima, os processos na grande maioria são padronizados e automatizados, eliminando trabalho manual, custos, tempo e riscos de inexatidão. Então, é preciso mapear todas as rotinas e perceber se alguma delas ainda é feita de forma manual ou se alguma tarefa relacionada às principais rotinas não foi automatizada.
Por exemplo, as cobranças e os pagamentos já foram automatizados, mas a manutenção do fluxo de caixa com recebíveis e obrigações ainda não, sendo preenchido e consolidado em fechamentos manuais. Nesse caso, seria preciso automatizar essa rotina relacionada às anteriores já modernizadas.
Integrações
Dificilmente uma empresa consegue trabalhar com somente uma ferramenta para todo o seu backoffice, que abrange não apenas rotinas administrativas e financeiras, mas também contábeis e fiscais. E isso não é um problema, mas as tecnologias devem ser integradas para trabalharem em cooperação, sem gargalos, em fluxo único de trabalho.
Não só as tarefas precisam ser integradas, mas também a movimentação de dados que elas realizam. No fim, as integrações têm de centralizar as informações de todos os processos nos relatórios utilizados pelos gestores, não importando a partir de quantas ferramentas os dados sejam gerados. Isso evita que reportes variados, com informações dispersas e até incoerentes, precisem ser analisados e insights sejam perdidos ou não percebidos pela falta de cruzamento entre os números.
Ligação backoffice e frontoffice
O administrativo e financeiro pode ser pensado como setor isolado, pois em certos momentos ele se relaciona com as atividades fim, o frontoffice. E essa relação também deve se basear em automação e integração.
Por exemplo, notificação automática para profissionais do frontoffice, instruindo-os a iniciar um onboarding, uma entrega ou outro processo de atividade fim, a partir de confirmações de pagamentos e/ou assinaturas de contratos.
Testagem e padronização de processos
Depois de mapear os processos, excluir as tarefas manuais e aplicar as automações, o trabalho pode ser programado para funcionar sempre da mesma forma. Em hipótese, se for definido que a partir das emissões de notas fiscais serão geradas as cobranças por boleto, automaticamente, no sistema de cobranças utilizado, isso deve ser feito sempre dessa maneira.
Gradativamente, para todo o backoffice, os processos vão sendo desenhados, decididos e começam a operar. E por algum tempo devem ser acompanhados para validação, observados para identificação de qualquer gargalo ou erro que possa ocorrer. Depois de algum período de observação, sem erros ou com correções aplicadas e validadas, a estrutura pode ser considerada padronizada e automatizada, funcionando de forma escalável.
Extração de dados
Com as três etapas anteriores já é possível ter um financeiro escalável operacionalmente. Agora, é momento de escalar a gestão de dados, fazendo a centralização das informações em relatórios personalizados e garantindo que a atualização ocorra em tempo real.
Portanto, é necessário observar para onde os dados transitados nas tarefas automatizadas e integradas anteriormente são direcionados. Caso eles trafeguem de maneira dispersa, cabe mudar esse fluxo para tê-los conjuntamente. Depois que isso for feito, as personalizações são realizadas conforme os indicadores que a empresa julga importante acompanhar, no sentido de extrair respostas para eles nos dashboards criados.
Se no seu negócio ainda não há um financeiro escalável da forma que mostramos aqui, você pode contar conosco para essa formulação. Veja como planejamos e executamos o projeto.