E-social para startups: 7 multas que seu negócio pode evitar

A implementação do e-social para startups e demais negócios apresentou novidades no envio de informações do departamento pessoal ao Fisco. E também passou a exigir mais cuidados e agilidade das empresas para atender corretamente à obrigação e evitar multas.

Assim, organizações que têm departamentos contábeis internos precisam atentar a prazos e procedimentos específicos no intuito de obedecer às regras de processamento de dados e transmissão. Já empresas que terceirizam a contabilidade, que são a maioria, também precisam conhecer os prazos e multas para que saibam quando e como repassar as informações sobre funcionários para seus contadores.

Então, veja agora sete multas que o e-social pode aplicar e o que fazer para evitar o recebimento delas.

1. Falta de informação de admissão

Após cada contratação, o negócio deve informar o registro do novo contratado pelo e-social antes que ele inicie seu trabalho. Caso isso seja feito no mesmo dia do início da atuação, ou depois, ocorre a aplicação de multa.

O valor é de R$ 800 por ocorrência para micro e pequenas empresas. Já para empregadores de médio e grande porte o valor é de R$ 3 mil por ocorrência, sendo dobrado em caso de reincidência.

Para evitar a multa, dois procedimentos são necessários antes que um novo contratado inicie seu trabalho:

• preenchimento do evento S2190 — Registro Preliminar de Admissão;
• preenchimento do evento S2200 — Cadastro Inicial de Vínculo e Ingresso de Trabalhador no e-social.

2. Falta de comunicação de férias

Primeiramente, o empregador deve emitir o aviso de férias e entregá-lo ao empregado com 30 dias de antecedência em relação ao dia do início do período de gozo. Depois, até no máximo o dia 7 do mês seguinte ao período, as férias devem ser lançadas no e-social pelo evento S2230, cuja descrição é Afastamento Temporário.

Esse é um dos registros do e-social para startups que mais dá prazo para atendimento antes de aplicação de multa, pois tanto o início do período de gozo quanto o final podem ser transmitidos dentro de até 60 dias após cada um. Mesmo assim, há multa para a falta de comunicação, caso aconteça, que é de R$ 170 para cada infração cometida.

Demais afastamentos

A multa citada acima é válida também na omissão de informações relacionadas a outros motivos que causam afastamentos temporários, como:

• auxílio-doença;
• período de atestado médico;
• licença-maternidade;
• licença-paternidade;
• afastamento periódico por luto no falecimento de parentes;
• afastamento devido à aposentadoria por invalidez antes que a condição seja legalmente classificada como definitiva.

3. Erros na transmissão da folha de pagamentos

Isso acontece quando informações da folha de pagamentos são enviadas erradas ou com faltas, as inconsistências de declarações, ou fora dos padrões e das normas do e-social. Nesses casos, existem diferentes possibilidades de multas, cujos valores iniciam em R$ 1.812,87 e podem subir muito, dependendo da gravidade dos erros cometidos.

Em negócios dos portes micro e pequeno, nos quais o volume de dados não é muito grande, conferências antes da transmissão evitam o recebimento das possíveis penalidades. Em empresas maiores, pelo alto volume de informações envolvidas nos envios, auditorias das declarações, que podem ser informatizadas, tornam as transmissões mais seguras.

4. Falta de exames médicos ou de comunicação deles

Exames admissionais são exigidos antes de cada nova contratação, devendo ser feitas antes que os funcionários iniciem os trabalhos. Não realizá-los, ou não informar a realização deles antes do início do desempenho das funções de um trabalhador, gera multa que fica entre R$ 402,53 e mais de R$ 4 mil.

A tendência é que em uma primeira ocorrência o valor seja alto se o caso for grave, como falta de realização do exame para um funcionário que irá assumir um cargo que apresenta insalubridade ou periculosidade. Outra situação que eleva o valor da penalidade é a reincidência na omissão dos exames.

5. Falta de registro de mudanças cadastrais e contratuais

Essas mudanças são enviadas pelos eventos S2205 — Alteração de Dados do Trabalhador e S2206 — Alteração de Contrato de Trabalho, dependendo da situação e das alterações envolvidas, podendo ambos os registros serem utilizados simultaneamente.

Como no erro anterior, esse também apresenta possibilidade de multas maiores ou menores, na faixa dos R$ 200 aos R$ 400 por ocorrência. Existe ainda a previsão de aumento dos valores em caso de reincidência.

6. Atraso na informação de rescisão

Existem dois registros relacionados à demissão de funcionários:

• S2250, para registro do aviso prévio;
• S2299, para registro do desligamento.

O primeiro tem de ser enviado com no mínimo 10 dias de antecedência em relação à comunicação do aviso prévio, caso ele seja trabalhado. Sendo indenizado, o evento não precisa ser utilizado.

O segundo, em todos os casos, deve ser preenchido até no máximo 10 dias após o desligamento, sempre depois — ainda que no mesmo dia — do uso do evento S1200, que se refere ao pagamento da rescisão.

Aqui, não informar os eventos dentro dos prazos citados gera multa de R$ 170, 26 por ocorrência. E caso também ocorra atraso no pagamento rescisório, o empregador deve pagar diretamente ao demitido uma multa equivalente ao valor do seu salário na data do desligamento.

7. Não informar acidente de trabalho

Após um acidente de trabalho a empresa deve emitir o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT), no mesmo dia, e transmiti-lo ao Fisco pelo e-social no máximo um dia útil depois da ocorrência. Não fazer isso gera uma multa cujo valor fica entre o limite mínimo e o máximo do salário de contribuição do funcionário. E igualmente a outros casos, existe a duplicação do valor com a reincidência.

Em caso de morte no acidente a ser comunicado, a exigência é que o lançamento da informação aconteça imediatamente, no mesmo dia da ocorrência.

Atentando aos prazos e às práticas que citamos é sempre possível evitar receber as multas do e-social para startups e outros tipos de empresas. E se você quiser ler mais sobre assuntos importantes para a gestão e a conformidade fiscal do seu negócio, siga nossos perfis em Facebook, Twitter, Instagram ou LinkedIn para acompanhar as próximas postagens.