A necessidade de certificado digital para PJ (e-CNPJ) é uma dúvida comum dos autônomos e profissionais liberais, pois toda oportunidade de redução de custos, burocracia e obrigatoriedades tem de ser aproveitada.
Não podemos dar uma resposta geral negativa ou positiva, pois o uso obrigatório da certificação depende de alguns fatores, como o sistema de emissão de notas da prefeitura da cidade onde o negócio está localizado.
Para que você consiga ter uma ideia melhor e compreender se no seu caso existe essa necessidade ou não, vamos abordar esses fatores e algumas especificidades empresariais.
Quando o certificado digital é utilizado?
A certificação é requerida em momentos nos quais se faz necessário atestar a veracidade dos dados processados, autenticar a identidade do negócio e registrar oficialmente a responsabilidade do CNPJ pela ação que está sendo praticada.
As situações mais comuns são:
- envio de declarações e escriturações a órgãos públicos, como as obrigações do eSocial e a escrituração contábil;
- acesso a ambientes oficiais que requerem sigilo e segurança, como o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) da Receita Federal, no qual é possível consultar documentos e parcelar impostos;
- emissão de notas fiscais eletrônicas;
- assinatura de documentos legais e comerciais;
- aprovação e finalização de transações bancárias.
Quando e como o certificado digital para PJ pode ser substituído/dispensado?
Existem microempresas prestadoras de serviços, caso de muitos autônomos e profissionais liberais, que conseguem operar sem necessidade de aquisição e posteriores renovações da certificação.
O envio de declarações ao Fisco e o cumprimento de agendas legais, como transmissão de dados via eSocial, podem ser feitas pelo contador. Basta que o empreendedor dê ao seu contabilista a procuração eletrônica da Receita Federal, na qual ele autoriza o profissional responsável a utilizar seu certificado em nome da empresa para tais tarefas.
Já a emissão de notas fiscais de serviço pode ou não exigir que o CNPJ tenha certificado. Isso porque existem cidades nas quais os prestadores podem acessar o ambiente virtual municipal com CNPJ e senha apenas e emitir notas sem a solicitação de assinatura com a certificação para a emissão ser finalizada. Mas ao mesmo tempo muitos outros locais exigem certificação para que as notas sejam concluídas.
Em relação a ambientes oficiais, a maioria deles permite acesso com login e senha, mas alguns têm entrada exclusiva por certificação. Também pode ocorrer de a empresa ter restrições ao acessar sem o e-CNPJ. O e-CAC da Receita Federal, por exemplo, entre dezenas de serviços oferecidos, tem funcionalidades que só podem ser utilizadas com certificado digital para PJ ou de pessoa física.
Quanto custa a certificação?
Sabemos que a questão financeira é o único critério que coloca as pessoas em dúvida entre fazer ou não a certificação, já que obtê-la não traz nenhum malefício — pelo contrário.
Primeiramente, precisamos dizer que existem diferentes Autoridades Certificadoras e muitas empresas, autorizadas por estas, que emitem e comercializam os certificados e as suas mídias. Além disso, há dois tipos de certificados para empresas. E é por todos esses motivos que os preços variam. Vejas as estimativas:
- certificado em token (mídia física conectada via USB) e válido por 12 meses: em média R$ 400;
- certificado por meio de cartão magnético com chip válido por 12 meses: na faixa de R$ 300 (mais cerca de R$ 130 para adquirir o leitor de cartão em conjunto);
- certificado somente em arquivo a ser instalado no computador do usuário válido por 12 meses: aproximadamente R$ 180.
As certificações podem ser feitas com validade de 12, 24 ou 36 meses, sendo que a prorrogação custa por volta de R$ 60 para cada período de 12 meses adicionado.
Normalmente, o mais caro é o tipo A3, pois ele necessita de uma mídia física para funcionar e o titular precisa comprar juntamente um token ou cartão e leitora. Já o tipo A1 pode ser comprado e renovado apenas em arquivo para instalação e uso no computador.
Para adquirir o certificado digital para PJ basta acessar o site de uma empresa que emite a certificação, escolher o tipo e a validade, efetuar o pagamento e agendar o atendimento online. Nesse atendimento são validadas as informações do negócio e do empreendedor responsável por ele e apenas depois dessa etapa ocorre a emissão.
Se for do tipo A1, a entrega ocorre via internet mesmo por se tratar de um arquivo para instalação somente. Sendo do tipo A3, a mídia escolhida com o certificado já instalado nela é enviada pelo correio.
Para seguir se informando sobre temas como o deste conteúdo, importantes para PJs e empresários, siga as nossas páginas nas redes sociais e acompanhe por lá as atualizações do blog. Estamos no Twitter, no LinkedIn, no Instagram e no Facebook.